The GuruXP Blog

Buenas a todos, en este post pretendo abordar lo que hasta ahora para muchos ha sido un problema a la hora de migrar organizaciones de un Exchange on-premises a Exchange Online, las carpetas publicas.

Cuando Microsoft saco su versión online de Microsoft Exchange como SaaS (Software as a Service) denominado BPOS, este no soportaba las carpetas publicas a no ser que estuviese en un entorno hibrido y estas se alojaran en el servidor local y que probablemente en la siguiente versión de plataforma (Wave 14) la implementarían. Bien pues salió la siguiente plataforma y tampoco se introdujo como servicio, es mas, se dijo que era una funcionalidad que estaba en desuso y que por esa razón no habían planes de introducción. Para bordear este asunto, te utilizaron soluciones alternativas como buzones compartidos o incluso bibliotecas de sharepoint, pero no era suficiente.

Finalmente Microsoft terminó haciendo un sobreesfuerzo después de escuchar a la comunidad técnica y a quienes nos encargamos de realizar este tipo de migraciones e introdujo dos funcionalidades nuevas a la nueva plataforma de Exchange Online (Wave 15): Carpetas Publicas y Buzones de Sitio.

En el post de hoy me centrare únicamente en las carpetas publicas y puede que resulte un poco largo, pero merece la pena.

Lo primero es lo primero, las limitaciones:

• No se recomienda utilizar esta funcionalidad para archivar elementos, para este propósito esta la funcionalidad de archivado contextual presente en Exchange Online Plan 2 y Office365 Plan E3 o en su defecto las bibliotecas de documentos presentes en Sharepoint Online.
• Es muy importante no albergar mas de 5000 elementos en las carpetas principales. Esto es mas una limitación de Outlook que de Exchange Online ya que teóricamente a partir de este numero Outlook empezara a disminuir su rendimiento y por tanto se producirán paradas del tipo «Outlook no responde» (aunque luego lo haga).
• Las carpetas publicas son compatibles con OWA, sin embargo no será posible crear o eliminar carpetas publicas.
• El contenido de esas carpetas no es indexado por Exchange Search, por lo que se podrán realizar búsquedas de una carpeta determinada pero no buscara dentro de las subcarpetas.
• Las directivas de retención no son compatibles por lo que no podremos indicar que autoarchive los elementos después de tantos días…
• Es necesario utilizar Outlook 2007 o superior (obviamente).

Puntos a tener en cuenta:

• Se pueden alojar documentos, correos, formularios y mensajes.
• Podemos habilitar las carpetas publicas para la recepción de correo electrónico o incluso habilitarlas para que formen parte de un grupo de distribución.
• Al habilitar una carpeta publica para correo electrónico, podremos entre otras cosas, configurar los limites, asignar permisos de enviar como o enviar en nombre de a los usuarios.
• La sincronización de cambios con respecto a los buzones ocurre cada 15 minutos si hay usuarios conectados y si no los hay, cada 24 horas. Sin embargo si la modificación ocurre en la estructura principal, el cambio será inmediato y realizara una sincronización síncrona.

Configuración de Carpetas Publicas en Exchange Online

Una vez repasadas las limitaciones y los puntos a tener en cuenta, procedemos a configurar esta nueva funcionalidad:

1. Lo primero será acceder a nuestro portal de administración de Office365 con nuestras credenciales de Administrador y pinchamos en Administrador – Exchange para acceder a la consola de administración de Exchange Online.
   
2. A continuación pinchamos en Carpetas Publicas en la parte lateral izquierda.
   
3. Luego pinchamos en Buzones de carpetas publicas de la parte superior.
   
4. Le damos al símbolo «+» para dar de alta un nuevo buzón, indicamos el nombre (p.ej. IT) y le damos a guardar.
   
5. Una vez creado el buzón de carpetas publicas, procedemos a crear nuestra estructura de carpetas publicas, para ello pinchamos en la parte superior donde pone Carpetas publicas.
   
6. Pinchamos en «+» para dar de alta una carpeta nueva, indicamos un nombre y le damos a guardar.
   
7. A continuación pinchamos en el símbolo del lápiz para poder editar la recién creada carpeta y así poder configurar ciertas características como los limites, políticas de retención (que no es lo mismo que etiquetas de retención) y el estado de lectura (basado por usuario o general).
   
8. Una vez hecho esto, podemos proceder a la asignación de permisos, para ello nos vamos a la parte lateral derecha y donde pone permisos de carpeta le damos a Administrar.
   
9. Dentro podremos dar de alta usuarios que tendrán acceso a esta carpeta y a su vez asignar los permisos necesarios (incluso indicar que usuario no tendrá visible la carpeta).
   
10. Repetimos el procedimiento con todas las carpetas que queramos y así damos forma a la estructura deseada.

Ahora toca la parte de comprobación:

1. Accedemos a nuestro Outlook y habilitamos la vista por carpetas (es la única forma de ver las carpetas publicas en Outlook).
   
2. Observemos que las carpetas publicas están presentes en la parte inferior. En mi caso he creado dos perfiles, Josh Smith (Usuario) y Alberto Pascual (Admin) con la finalidad de demostrar las diferencias aplicadas sobre los permisos. He creado una estructura que incluye tres carpetas, una principal (Cloud Support) y dos secundarias (E Plans y P Plans). A Josh le he otorgado permisos para ver únicamente la carpeta de P Plans y queda demostrado en las siguientes imágenes, la primera es la que ve Josh Smith y la segunda la que ve Alberto Pascual:
   

Bien, hemos creado un buzón de carpetas publicas, hemos creado una estructura de carpetas publicas, asignado permisos y comprobado mediante dos perfiles en Outlook, pero como lo hacemos con OWA?

1. Accedemos a nuestro OWA
2. Pinchamos con el botón derecho en Favoritos y le damos a Add Public Folder
   
   
3. Seleccionamos una carpeta a mostrar y le damos a Aceptar. una vez mas vemos como se han aplicado los permisos de visibilidad entre Josh Smith (primera imagen) y Alberto Pascual (segunda imagen).
   
4. Veremos nuestra carpeta publica en la parte superior dentro de Favoritos.
   

Hasta aquí este articulo, espero que les sea útil.

Aquí os dejo la lista de posts del mes de Abril de 2013 por si os habéis perdido alguno:

• Agregar cuentas conectadas en OWA – Office365
• Acceder a ECP en Office365 Pequeña Empresa
• Enviar Como y Enviar en Nombre De con el nuevo Office365
• Quieres asistir al Teched Europa 2013?
• Obtener suscripciones asociadas al partner en Office365 via PowerShell
• Habilitar OWA sin conexión
• Creación de buzones compartidos en Office365 – Wave15
• Informacion de Actualizacion de Office365

Espero que sirva de mucho.

One of the functionality that Outlook Web App brings us is the ability to connect external mail accounts like a gmail.com one to our interface, so we can send and receive mails from it using our Outlook Web App interface, wich is specially usefull for those who think like me that some webmail interfaces are not the way wich should be, or are not functional or intuitive like the one that Office365 offers us.

So what do we need? very simple:

• An active Office365 subscription with Exchange Online included.
• Username and Password of the account to be connected (generally the username is the email address)

If the mail server of the account to be connected has the capacity to provide  the autodiscover values for mail programs, then we shouldn´t have any problems and have the need of anything else.

So lets get it working:

1. First of all Acces our OWA inside Office365.
2. Click on where it says «Outlook«:
   
3. Click on the little gear located on the upper right side and then click on «options«:

   

4. Then click on «Connected Accounts» and then on the «+» button:

   

5. Type in the username and password of the account to connect and then click on «Next«, This will validate the credentials and add the account to the pannel:

   

6. Once the account has been validated double click on the account to configure the name we want to show up on outgoing mails sent using this account:

   

7. If we take a look, just after the list of the connected accounts, we will have a little droplist where we can select the address to reply from by default, but we can also select the default value to let the system to use the account to reply to wich received the mail:
   
8. Once the connected account has been configured, go to «Outlook» and observe when typing a new mail we´ll have a new field available called «From:» where we can select the Office365 account or the recently connected account we´ve added to send the new mail:
   

Enjoy it.

Una de las funcionalidades que nos trae Outlook Web App es la de poder conectar cuentas de correo ajenas a Office365 como una de gmail.com a nuestra interfaz, de forma que podamos enviar y recibir correos desde ella utilizando nuestra interfaz de Outlook Web App, especialmente util para aquellas que piensan como yo, que la interfaz de webmail de otros servicios se queda corta o no es funcional o intutitiva como la que nos ofrece Office365.

Que requisitos tenemos que tener para conseguir esto? muy sencillo:

• Suscripcion activa de Office365 con Exchange Online incluido.
• Nombre de usuario y contraseña de nuestra cuenta a conectar (por lo general el usuario suele ser la direccion de correo)

Si el servicio de correo de esa cuenta tiene la capacidad de proporcionar los valores de autodiscover para programas de correo, entonces no tendremos la necesidad de saber nada mas.

Asi que basta de chachara y pongamonos manos a la obra:

1. Acceder a nuestro OWA en Office365.
2. Pinchar en donde pone «Outlook«:
   
3. Pinchar en el engranaje situado en la parte superior derecha y a continuacion en «opciones«:
   
4. A continuacion, pinchar en donde poner «Cuentas conectadas» y luego en el simbolo «+«:
   
5. Introducimos el usuario y la contraseña de nuestra cuenta a conectar y le damos al boton de «Siguiente«, esto nos validara la cuenta y la agregara al panel:
   
6. Una vez validada, le damos doble click a la cuenta para poder configurar el nombre que queremos que salga al enviar correos desde esa direccion:
   
7. Si nos fijamos justo despues del listado de cuentas, nos aparece una nueva opcion en la que podemos predifinir que todos los correos nuevos que redactemos salgan por una cuenta u otra, aunque tambien podemos dejarlo en Automatico para que el correo que respondamos salga por la misma cuenta que ha recibido el correo:
   
8. Ya terminada de configurar la cuenta externa, nos vamos a la interfaz de «Outlook» y observamos que al redactar un nuevo correo, nos sale un campo nuevo denominado «desde:» donde podemos seleccionar la cuenta de Office365 o la recien agregada para enviar el correo:
   

Hasta aqui el post de hoy, espero que os sirva de utilidad.

Since the plattform upgrade of Office365 P1 plan (Office365 for Small Business), the Exchange Control Panel (ECP) link to administer it has become invisible, so many of you can´t find out how to access it, so here´s how to do it:

First of all, access your subscription with your admin credentials.

Once inside, this is the only administration links we´ll see:

Now type on your Internet Explorer address bar the following url: http://outlook.com/ecp as shown on the following image:

And we will get our credentials validated automatically, so we´ll get our Exchange Control Panel  as shown on the following image:

Ihope many of you find this post usefull.

Hoy os traigo un post rápido pero útil, he observado que tras la actualización de plataforma de Office365 en los planes P1 (pequeña empresa) o incluso en las nuevas suscripciones P1, el vinculo para administrar el modulo de Exchange Online asociado a nuestra suscripción, ya no esta visible y mucha gente pregunta como acceder a ello, asi que os explico como hacerlo:

Lo primero que tenemos que hacer es acceder a nuestra suscripción con nuestras credenciales de Administrador.

Una vez dentro, esto es lo que vemos cuando accedemos en cuanto a la administración de nuestra suscripción P1:

A continuación escribimos en la barra de direcciones de nuestro Internet Explorer la dirección http://outlook.com/ecp como muestra la imagen:

Y nos validara con las credenciales ya suministradas, por lo que tendremos nuestro entorno de administración de Exchange Online tal y como muestra la siguiente imagen:

Espero que este post ayude a muchos.

Once i wrote a post about configuring SendAs and SendOnBehalfOf on the previous version of Office365 (wave14) with the use of PowerShell, even though this procedure is totally valid for multiple users and migration processes, i´ll explain one of the new features of the new version of Office365 (Wave15), and this is how to achieve this using the graphical interface.

1. To start, we must enter the Office365 Administration portal with out admin credentials.
2. Once we´re in, click on Admin and then on Exchange to Access the ECP.
3. Then click on Groups, and double click the distribution group we want to apply the changes on.

   

4. Then simply click on Group Delegation and add the users on the desired box (SendAs or SendOnBehalfOf).
   

En su día escribí un post sobre como configurar las funcionalidades de Enviar Como (SendAs) y Enviar en Nombre De (SendOnBehalfOf) con la versión anterior de Office365 (Wave14) mediante el uso de PowerShell, y a pesar de que aun es totalmente valido ese procedimiento y útil para múltiples usuarios y migraciones, os explicare una de las nuevas características que trae la nueva versión de Office365 (Wave15) y es el poder hacer esto mismo mediante la interfaz grafica.

1. Para empezar deberemos acceder a nuestro portal de Office365 con nuestras credenciales de Administrador.
2. Seguidamente, deberemos pinchar en Administrador y a continuación en Exchange para acceder al ECP.
3. Luego pincharemos en Grupos y haremos doble click sobre el que queramos hacer los cambios.
   
4. A continuación pinchamos en Delegación de Grupo y agregamos los usuarios que queramos que envíen como o envíen en nombre de.
   

Una de las funcionalidades que nos trae la nueva plataforma de Office365 (Wave 15) de la mano de Exchange 2013, es la de poder trabajar en OWA en modo «sin conexión» y os explicare paso a paso (a pesar de lo sencillo que es), como habilitar la opción.

Cabe destacar que no es del todo lo que su nombre indica, ya que en realidad no pretende ni mucho menos sustituir a Microsoft Outlook como cliente de correo electrónico, entre otras cosas porque Microsoft Outlook sigue ofreciendo muchas mas mejoras que al combinarlas con Exchange lo hace un cliente de correo incomparable, y tampoco nos permitirá trabajar de pleno en el tren por ejemplo con nuestro correo electrónico porque el verdadero motivo para habilitar esta funcionalidad es la de contrarrestar cortes de conexión cuando trabajamos con OWA evitando así errores 404 entre otros…

Cuando trabajamos con esta característica, no tendremos acceso a todo nuestro buzón como algunos pueden pensar… existen algunas limitaciones como las siguientes:

• Solo se muestra el contenido de las carpetas Bandeja de Entrada, Borradores y las ultimas carpetas que se hayan visualizado en los últimos 7 días.
• Solo se mostraran los primeros 100 elementos de cada carpeta.
• No se almacenan los adjuntos por lo que cuando no tengamos conexión, veremos el mensaje pero no podremos abrir los adjuntos…
• Podremos responder y reenviar correos, así como redactar nuevos mensajes, pero no saldrán hasta que haya conexión y estos no estarán almacenados en una bandeja de salida sino que estarán en la parte inferior como una notificación.

Dicho todo esto, procedo a explicar como habilitar la funcionalidad:

• Accedemos a nuestro correo a través del portal de Office365.
• Pinchamos en la parte superior derecha en el engranaje (configuración) – y seleccionamos la opción de «Configuración sin conexión«:

• Marcamos la opción de «Activar el acceso sin conexión» y pinchamos en «Siguiente«:

• Seleccionamos la opción de «Si» y pinchamos en «Siguiente«:

• Leemos el siguiente mensaje que indica que si el navegador nos pide aumentar el espacio pinchemos en si para así poder aumentar la cache dedicada al OWA y pinchamos en «Siguiente«:

• Tomamos nota de la recomendación de agregar el sitio a Favoritos y pinchamos en «Siguiente«:

• Y por ultimo pinchamos en «Aceptar«:

A continuación pongo un par de pantallazos de interés:

En este vemos el mensaje que nos sale cuando intentamos ver una carpeta sin tener conexión, como «Elementos enviados» a la que no he accedido en los últimos 7 días.

Y en este podemos ver el área de notificación indicando que hay un mensaje pendiente de enviar porque he respondido a un mensaje de la bandeja de entrada sin tener conexión, pero cuando vuelva la conexión lo enviara sin problemas.

Espero que sea de utilidad :)

Anteriormente explique en otro post, lo que era un buzón compartido, las ventajas y desventajas que brindan este tipo de buzones y como crearlos, sin embargo en esta nueva plataforma, la forma de crearlos ha cambiado para mejor (esto no quiere decir que no pueda crear via PowerShell) y procedo a explicarlo:

• Lo primero será acceder al portal de Office365 con nuestras credenciales de Administrador.
• A continuación pinchamos en la parte superior derecha donde poner «Administrador» y seleccionamos «Exchange«.

• Luego pinchamos en la sección que pone «compartido«.

• Pinchamos en el «+» para dar de alta un nuevo buzón.
• Le damos un nombre para mostrar, le asignamos una dirección de correo y otorgamos permisos de Acceso Completo y de Enviar como a los usuarios que queramos y finalmente le damos a Guardar.

Si hacemos doble click sobre el buzón recién creado, podemos asignar algunos permisos como restringir el acceso via OWA, IMAP, asignación de directivas o incluso ocultarlo de la lista global de direcciones (GAL), algunas de las opciones que hay son (pinchar en las imágenes para agrandar):

Hasta el siguiente post :)