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Entradas Etiquetadas ‘exchange online’

European Office365 Connect Sessions

jueves, 10 de abril de 2014 Sin comentarios

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Hi all, I’ve recently had the chance (as many of you know) of giving two sessions at the first edition of the European Office365 Connect event (Haarlem, Netherlands) which I really enjoyed a lot, not just for the great speakers that it had (Seb Mathews, Dan Holme, Marc Reguera, Jasper Oosterveld, Albert-Jan Schot, Bram de Jager, Danny Burlage, Dejan Foro, Patrick Lamber, Rolly Perreaux, etc…) but also for the great attention received by the organizers and how everything was mounted (a 5 star event).

Below you can find a brief description of the sessions I gave and the slides/resources used on each one of them. Enjoy them:

Managing Office 365 with PowerShell

Office 365, like many Microsoft products, can be managed via PowerShell and in this session we will take a look at some of the common commands you can use to become a well-rounded Office 365 Administrator. If you are new to PowerShell this session will cover some of the basics as well as covering the more “advanced” commands you can use.

Slides:

slides_ps

Resources:

Folder Icon

Building a hybrid configuration with Exchange 2013

Everybody talks about Office 365, not every organization is ready to go «full in». Enter the cloud at your own term by going hybrid, is a quote often used. But is it really that easy or are you getting in for a rollercoaster without knowing it. In this session we’ll cover how to prepare for a Exchange Online hybrid, we’ll lead you through all the requirements and actions for a working Hybrid scenario. After this session you’ll be able to make a well founded decision about hybrid and how to make it a success story.

Slides:

slides_exhybrid

Dissallow sending mails outside the org

sábado, 8 de febrero de 2014 Sin comentarios

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ExchangeOnline

Hi, today I´ll explain a very quick and simple process to avoid users from sending messages outside the org using Exchange Online.

First of all, we need to enter our Office365 subscription portal (http://portal.microsoftonline.com) and then access our Exchange Admin Center (EAC) from the upper right side where it says «Admin» and then clicking on «Exchange» (check this out if you have a small business subscription).

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Once we´re inside, click on the «Mail flow» section and then on the «rules» tab  to create a new transport rule, click on the «+» sign and then on «create a new rule…«.

  • Type a name to identify the rule and be able to associate with like «outgoing messages restrictions».
  • Click on the bottom part where it says «More options«
  • On «Apply this rule if…» select «The sender is this person» and select all users that will apply the restriction.
  • Click on «Add condition«
  • Select «The recipient is, external/internal«, and «Outside the organization«
  • On «Do the following…» select the «Block the message» and «Reject the message and include an explanation» option.
  • Specify a message to be delivered as a reason for the blocked users that try to send messages outside the org like «Sending messages outside the org is not permitted» and accept..
  • Click on «Save» and we´re done.

 

Best of all is that we don´t need to create another rule for each user that we want to apply the same behaviour, we just simply have to edit the rule and add the users we want or create a group and add it as a recipient.

 

Limitando el envio de mails al exterior

sábado, 8 de febrero de 2014 Sin comentarios

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ExchangeOnline

Buenas, hoy les explicare un proceso rápido y sencillo para evitar que un usuario envíe correos electrónicos a personas ajenas a nuestra organización bajo Exchange Online.

Lo primero que tenemos debemos hacer es acceder a nuestro portal de suscripción de Office365 (http://portal.microsoftonline.com) y a continuación acceder a nuestro Exchange Admin Center (EAC) desde la parte superior derecha donde pone «Administrador» y luego pinchando en «Exchange» (si tenemos una suscripción de Office365 pequeña empresa, mira este post).

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Una vez dentro, nos vamos a la sección «Flujo de correo» para acceder a la pestaña «reglas» y creamos una regla de transporte nueva pinchando en el símbolo «+» y luego en «crear una nueva regla…«.

  • Asignamos un nombre identificativo que podamos asociar con esta regla, por ejemplo «Restricción de envíos para usuarios».
  • Pinchamos en la parte inferior de la ventana donde pone «Más opciones«
  • En «Aplicar esta regla si…» seleccionamos «El remitente es» y a continuación indicamos el/los usuarios a los que queramos aplicar la restricción.
  • Hacemos clic sobre «Agregar condición«
  • y seleccionamos «El destinatario, es externo/interno«, y «fuera de la organización«
  • En «Hacer lo siguiente…» seleccionamos la opción «Bloquear el mensaje» y «Rechazar el mensaje e incluir una explicación«
  • Especificamos un motivo para que les llegue a los usuarios como por ejemplo «No esta permitido el envío de mensajes fuera de la organización» y aceptamos.
  • Le damos a «Guardar» y listo.

 

Lo mejor del proceso es que no tendremos que crear una regla para cada usuario, simplemente podemos editar la regla e indicar los usuarios a los que afecta esta regla o crear un grupo y especificar el grupo como afectado para que se aplique la regla.

Hasta otra!

PS: Segmentando la global address list (GAL)

sábado, 8 de febrero de 2014 Sin comentarios

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ExchangeOnline

Buenas!, hoy os traigo algo que normalmente suelen pedir en entornos de educación y/o grupos de empresas, no es otra cosa mas que la segmentación de la GAL o lista global de direcciones de un entorno basado en Exchange Online.

Para que sirve esto? un ejemplo muy practico puede ser una universidad con 300.000 usuarios y el rectorado prefiere que los alumnos no puedan recorrer el directorio del profesorado o viceversa.

Otro ejemplo puede ser una empresa que ha adquirido recientemente a otra y quiere que esta nueva empresa este integrada en el sistema de correo, pero no quiere que las dos empresas puedan verse entre si. (aquí teneis una explicación sobre como funcionan las ABP: http://technet.microsoft.com/es-es/library/hh529948(v=exchg.150).aspx#How)

Bien pues, esto es posible y no es nada complicado. Cabe destacar que para que esto funcione, tendremos que basarnos en los campos de los detalles de los usuarios. Para esta guía, me basare en el campo «Compañía» para asi adaptarme al segundo ejemplo que acabo de mencionar.

Lo primero que tendremos que hacer es asignar el rol de «Address Lists» al rol de administrador «Organization Management» y poder trabajar con los CmdLets necesarios:

  •  Accedemos a nuestro portal de suscripción de Office365.
  • Pinchamos en «Administrar» y luego en «Exchange» para entrar a la EAC
  • Hacemos clic en «Permisos» y luego en «Roles de Administrador«
  • Hacemos doble clic en el rol «Organization Management» y a continuación agregamos «Address Lists» del listado.
  • Guardamos

Luego tendremos que preparar nuestro entorno de PowerShell para poder usarlo con Exchange Online y nos conectamos al servicio.

Una vez conectados, haremos un recorrido de los usuarios que tengan el UserPrincipalName con el @contoso.com y le asignaremos el valor «Contoso Ltd.» al campo Compañía de los detalles de los usuarios con el siguiente CmdLet:

  Get-User -Filter {userprincipalname -like «*@contoso.com«} | Set-User -company «Contoso Ltd.»

A continuación procederemos a crear las cuatro listas de direcciones que utiliza una política de libreta de direcciones (ABP).

Creación de la GAL o Lista Global de Direcciones:

New-GlobalAddressList -name ContosoGAL -RecipientFilter {(recipienttype -eq «usermailbox») -and (Company -eq «Contoso Ltd.»)}

Creación de la Address List o Lista de Direcciones:

New-AddressList -name ContosoAddressList -RecipientFilter {(recipienttype -eq «usermailbox») -and (Company -eq «Contoso Ltd.»)}

Creación de la OAB o Lista de Direcciones sin Conexión:

New-OfflineAddressBook -name ContosoOAB -AddressList ContosoAddressList

Creación de la Resource List o Lista de Recursos:

New-AddressList -name ContosoResourceAddressList -RecipientFilter {(recipientdisplaytype -eq «conferenceroommailbox») -and (Company -eq «Contoso Ltd.»)}

Una vez creadas las cuatro listas, procederemos a crear la Politica de Lista de Direcciones o ABP:

New-AddressBookPolicy -Name ContosoABP -AddressLists ContosoAddressList -GlobalAddressList ContosoGAL -OfflineAddressBook ContosoOAB -RoomList ContosoResourceAddressList

Y lo ultimo que nos queda es asignar la ABP recién creada a los usuarios que queramos:

Get-User -Filter {userprincipalname -like *@contoso.com} | Set-Mailbox -AddressBookPolicy ContosoABP

Si lo que queremos es asignarla a un usuario en concreto, deberemos ejecutar este comando:

Set-Mailbox usuario@contoso.com -AddressBookPolicy ContosoABP

Fuentes:

Blog del equipo de Exchange de Microsoft España (gracias Pablo García Merlo): http://blogs.technet.com/b/esexblog/

Microsoft TechNet: http://technet.microsoft.com/es-es/library/hh529948(v=exchg.150).aspx#How

GAL Segregation

sábado, 8 de febrero de 2014 Sin comentarios

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Hi!, todays post will be covering something that the education and enterprises normaly ask for, it´s the GAL segregation on a Exchange Online environment.

So, what is the GAL segregation for? well, a very good example would be a university with 300.000 users and the teachers don’t want to be visible from the student side or viceversa.

Another example would be a recently adquired company and the source wants to integrate the email system but don’t want the recently bought to be able to see each other on the Global Address List. (here you can see an explanation on how Address Book Policies work: http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh529948(v=exchg.150).aspx#How)

Well, this was posible before on an on-premises environment but what about Exchange Online?, now is is!. One of the things we need to keep in mind is that in order for this to work fine, we will have to base on the details fields of eah user. On this guide I will be using the «Company» field so I can use the second example I proposed before.

First of all we will have to assign the «Address Lists» role to the «Organization Management» Administrator role and be able to work with the CmdLets we need:

  •  Access our Office365 portal.
  • Click on «Admin» and then on «Exchange» to enter the EAC
  • Click on «Permissions» and then on «admin Roles«
  • Double-click «Organization Management» and add «Address Lists» using the «+» button from the list.
  • SAVE

Then we’ll need to prepare our powershell environement in order to connect to Exchange Online.

Once we’re connected, we will search for users that have the @contoso.com UPN suffix inside their UserPrincipalName and assign the «Contoso Ltd.» value on the Company field of the user detailes with the following CmdLet:

  Get-User -Filter {userprincipalname -like «*@contoso.com«} | Set-User -company «Contoso Ltd.»

Now we have to create the four address lists that the ABP uses.

Creating the GAL:

New-GlobalAddressList -name ContosoGAL -RecipientFilter {(recipienttype -eq «usermailbox») -and (Company -eq «Contoso Ltd.»)}

Creating the Address List:

New-AddressList -name ContosoAddressList -RecipientFilter {(recipienttype -eq «usermailbox») -and (Company -eq «Contoso Ltd.»)}

Creating the OAB:

New-OfflineAddressBook -name ContosoOAB -AddressList ContosoAddressList

Creating the Resource List:

New-AddressList -name ContosoResourceAddressList -RecipientFilter {(recipientdisplaytype -eq «conferenceroommailbox») -and (Company -eq «Contoso Ltd.»)}

Once we have created the four required lists, we will proceed to create the ABP:

New-AddressBookPolicy -Name ContosoABP -AddressLists ContosoAddressList -GlobalAddressList ContosoGAL -OfflineAddressBook ContosoOAB -RoomList ContosoResourceAddressList

And last of all, assign the recently created ABP to the desired users:

Get-User -Filter {userprincipalname -like *@contoso.com} | Set-Mailbox -AddressBookPolicy ContosoABP

If what we want is to assign the ABP to a specific user, simply run this CmdLet:

Set-Mailbox usuario@contoso.com -AddressBookPolicy ContosoABP

Sources:

Microsoft Spain Exchange support team blog (Thanks to Pablo García Merlo): http://blogs.technet.com/b/esexblog/

Microsoft TechNet: http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh529948(v=exchg.150).aspx#How

PS: Configuring read receipts in Exchange Online

viernes, 3 de enero de 2014 Sin comentarios

 

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o365

Hi, today I’ll be bringing you a short but useful article for large orgs. Often we encounter with read receipts confirmations when we receive e-mails and many of the users reject them, what are the meaning of those then?, well if we can’t control external users from doing that, we can for our org users.

Of course we can do it via GUI either by OWA or by Outlook, but we have two inconvenients, one is that those settings will be applied only with client depending, and the other one is that is not operative to do it one by one on large orgs. So what happens when we have 300+ users? POWERSHELL!

To do so, we need to get our environment configured and once this is done, run the following CMDLET:

Set-MailboxMessageConfiguration -Identity user@yourdomain.com -ReadReceiptResponse NeverSend

In this case we will be configuring the user user@yourdomain.com to never send read receipt confirmations, but we can customize it replacing the «NeverSend» with the following options:

  • «DoNotAutomaticallySend»  To always ask for confirmations
  • «AlwaysSend» To always send confirmations
  • «NeverSend» To never send confirmations

But how do we apply this to all users? very simple, making use of the «|» to the command we want to preceed, i.e:

Get-User | Set-MailboxMessageConfiguration -ReadReceiptResponse AlwaysSend

To confirm that the value has been correctly applied, we can run the following:

Get-MailboxMessageConfiguration -Identity user@yourdomain.com | fl ReadReceiptResponse

Greetings.

PS: configurar confirmaciones de lectura en Exchange Online

viernes, 3 de enero de 2014 Sin comentarios

 

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o365

Buenas, hoy os traigo un articulo corto pero útil para organizaciones grandes. A menudo nos encontramos con peticiones de confirmaciones de lectura cuando recibimos un mensaje y muchos de los usuarios lo rechazan, para que nos sirve enviar una confirmación de lectura si luego va el destinatario y lo rechaza?, bien pues ya que no podemos controlar al destinatario fuera de nuestra organización, controlemos la parte interna.

Por supuesto que podemos irnos por la parte grafica bien por OWA o bien por Outlook, pero tenemos dos inconvenientes, uno que esos ajustes son dependientes del cliente de correo, y dos que no es operativo hacerlo uno por uno. Que pasa cuando tenemos 300 o mas usuarios? POWERSHELL!

Para ello necesitamos tener nuestro entorno correctamente configurado, y una vez hecho ejecutar el siguiente comando:

Set-MailboxMessageConfiguration -Identity user@yourdomain.com -ReadReceiptResponse NeverSend

En este caso estaremos configurando para que el usuario user@yourdomain.com nunca envíe confirmaciones de lectura, pero podemos personalizarlo sustituyendo el «NeverSend» con las siguientes opciones:

  • «DoNotAutomaticallySend»  Para que pregunte antes de enviar confirmación
  • «AlwaysSend» Para que siempre envíe confirmación
  • «NeverSend» Para que nunca envíe confirmación

 

Pero como aplicamos esto a todos los usuarios? muy sencillo aplicando el pipe «|» al comando que queramos preceder, por ejemplo:

Get-User | Set-MailboxMessageConfiguration -ReadReceiptResponse AlwaysSend

 

Para confirmar que el valor se ha aplicado podemos ejecutar el siguiente comando:

Get-MailboxMessageConfiguration -Identity user@yourdomain.com | fl ReadReceiptResponse

 

Saludos.

Webcast grabado: ventajas y desventajas de Exchange online…

lunes, 23 de diciembre de 2013 Sin comentarios

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Hola a todos, el Jueves 12 de diciembre de 2013 a las 18:00 horas (GMT+1 – Madrid) estuve impartiendo un webcast de la mano de Microsoft y la recién nacida Comunidad Office365 de la que formo parte, que trataba sobre las ventajas y desventajas de Exchange Online con respecto a otros productos/plataformas.

En esta ocasión no tuve ninguna demo preparada, sin embargo estuve explicando ciertos datos de interés que permitirán a todo técnico de sistemas, obtener un poco de conocimiento a nivel de consultoría para poder debatir frente a un cliente potencial o existente las distintas ventajas y desventajas que presenta Exchange Online.

Podéis acceder a la grabación del mismo a través de la siguiente pagina:

https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032562831&Culture=es-ES&community=0

No obstante podéis descargaros las diapositivas utilizadas en el mismo en formato PDF por si queréis conservarlas a titulo de consulta aunque recomiendo que descarguéis la grabación y así tendrán mas sentido :):

exol-webcast-front

Aunque hubieron preguntas, algunas no dieron tiempo a contestarlas, pero es libre de lanzar la pregunta por aquí y procuraré responderla con brevedad.

Iberian Sharepoint Conference Session: Informacion compartida en Exchange Online

martes, 5 de noviembre de 2013 Sin comentarios

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El 10 de Octubre de 2013, tuve el gran honor de asistir como speaker a la Iberian Sharepoint Conference y compartir un rato con unos cuantos asistentes impartiendo una charla sobre la información compartida en Exchange Online.

Exchange Online es una de las plataformas que mejor se adapta en la empresa a la hora de trabajar en equipo y/o compartir información con nuestro equipo de trabajo, pero cual es la mejor funcionalidad que mejor nos conviene para lo que nosotros queremos compartir?. Bien pues de eso trataba esta charla, sobre cuales son las ventajas y desventajas que nos brinda cada funcionalidad y que debemos tener en cuenta para cada una de ellas.

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Para todos aquellos que estuvisteis y quisisteis disponer de las diapositivas, aquí las tenéis:

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Para todos aquellos que no tuvisteis la oportunidad de asistir, en cuanto este la grabación disponible la colgare aquí.

Repositorio de GuruXP – Octubre 2013

lunes, 4 de noviembre de 2013 Sin comentarios