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Crear un buzon compartido en Office 365

lunes, 10 de diciembre de 2012 Dejar un comentario Ir a comentarios

Seguimos con la serie de Office 365…

Empecemos indicando que es un buzon compartido, sus ventajas y desventajas…

Un buzon compartido (Shared Mailbox) es un buzon cuya finalidad es la de compartir elementos en la organización o departamento. Elementos como correo, contactos, tareas o citas de calendario.

Este tipo de buzon, es especialmente útil para los siguientes escenarios:

  • Tenemos un departamento desde el que queremos hacer seguimiento de los mensajes que se envíen y reciban a dicho departamento.
  • Tenemos la necesidad de disponer de un pool de contactos, tareas o calendarios compartidos.
  • Toda la información del departamento debe salir de dicho buzon y las cuentas personales solo se utilizan para mensajes internos.
  • Queremos gestionar quien tiene acceso a dicho departamento desde fuera, incluso desde OWA.

Los beneficios de un buzon compartido son entre otras:

  • No ocupa licencia hasta los 5Gb de almacenamiento por lo que no hay que pagar por ello, a partir de 5Gb deberemos asignar una licencia de Exchange Online Plan 1 (minimo).
  • No existen Hardlimits como en un buzon normal, como limite de conexiones y elementos en una carpeta.
  • El acceso al buzon se gestiona por grupos de seguridad, por lo que podemos gestionar los usuarios que tienen acceso a dicho buzon solo con incluirlos o excluirlos del grupo de seguridad.
  • El buzon dispone de una dirección de correo electrónico por lo que podremos recibir correos electrónicos directamente en el, y podemos gestionar si queremos recibir correos de dentro de la organización o de dentro y fuera de la misma como en un buzon normal.
  • Podemos anexar el buzon compartido en el entorno de OWA sin necesidad de cerrar sesión y abrir otra.

Los inconvenientes del mismo (que yo caiga) son:

  • No permite la característica de archivado de correo sin asignarle una licencia. De igual forma pasa con la característica de retención por juicio.
  • Es obligatorio que los usuarios que accedan al buzon compartido, tengan una licencia asignada.
  • Solo permite 5Gb de almacenamiento por lo que no se recomienda su uso para archivado de correo.

 

Para poder crear un buzon compartido en nuestra suscripción actual de Office 365 (esto cambiara con la nueva versión que esta por venir) tendremos que hacer uso de powershell, aunque disponemos de una versión GUI desarrollada por Microsoft, pero aun asi necesitaremos de powershell para lanzar la herramienta.

Expliquemos primero lo que necesitamos y como hacerlo para el modo powershell:

Creación de un grupo de seguridad:

  • Pinchamos en «Grupos de Distribución» y le damos a «Nuevo«. Rellenamos los campos, marcamos la opción de «Convertir este grupo en un grupo de seguridad«, y configuramos el grupo con las opciones de seguridad que queramos, incluimos los usuarios del departamento y le damos a guardar.

Creación del buzon compartido:

  • Accedemos a nuestra suscripción via powershell.
  • Creamos el buzon compartido:

New-Mailbox -Name «Shared Mailbox Name» -Alias SharedMailboxAlias -Shared

  • Establecemos la quota y los limites de envio del buzon compartido:

Set-Mailbox corpprint -ProhibitSendReceiveQuota 5GB -ProhibitSendQuota 4.75GB -IssueWarningQuota 4.5GB

  • Ejecutamos el siguiente comando para otorgar al grupo de seguridad acceso total al buzon compartido (es necesario para que los usuarios del grupo de seguridad puedan acceder al buzon compartido):

Add-MailboxPermission «Shared Mailbox Name» -User SharedMailboxSecGroup -AccessRights FullAccess

  •  Ejecutamos el siguiente comando para que los usarios del grupo de seguridad puedan enviar en nombre del buzon compartido:

Add-RecipientPermission «Shared Mailbox Name» -Trustee SharedMailboxSecGroup -AccessRights SendAs

Ahora expliquemos lo que necesitamos y como hacerlo para el modo GUI:

Ya que hemos explicado lo como crear un grupo de seguridad y como tener preparado el entorno de powershell para Online Services, y descargar y extraer el contenido no presenta una mayor complicación… procedemos a explicar el entorno grafico:

 

En realidad poco hay que explicar de este entorno, rellenamos los campos y le damos a crear ;) .Con esta herramienta conseguimos lo mismo que el código arriba descrito en powershell.

En resumen, hemos creado un buzon compartido de ambas formas posibles (por los momentos) y sin complicaciones. Hasta otra!

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