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Hace ya algún tiempo que quería escribir un post como este para ayudar a la gente a entender y elegir el buzón destinado a información compartida en organizaciones dentro de Office365.

Dado que la finalidad es el poder implantar la opción mas adecuada para manejar información compartida, he decidido titularlo «Buzones de Información Compartida en Office365».

Empecemos por enumerar las opciones que tocaremos y a continuación sus correspondientes descripciones:

• Grupos de Distribución: Aunque no es un tipo de buzón como tal, es una opción totalmente valida y recomendable a tener en cuenta. Son direcciones habilitadas para el envío y recepción de correos departamentales, pero permitiendo que todo correo enviado a el departamento sea entregado a sus respectivos miembros y que estos puedan responder como una unidad departamental y no como un usuario personal. No tiene coste alguno y prácticamente se pueden crear tantos como queramos.
• Buzones compartidos: este tipo de buzones nos permite enviar y recibir correos departamentales (p.ej: administración@contoso.com) trabajando sobre un espacio aparte al del buzón personal, sin necesidad de invertir en una licencia adicional (siempre y cuando no exceda los 5gb de almacenamiento, a partir de ahí se tendrá que asignar una licencia, permitiendo así almacenar hasta los 25Gb). Por supuesto el usuario que quiera acceder a este buzón tendrá que disponer de licencia de Exchange Online.
•  Buzones de sitio: es un buzón muy parecido al buzón compartido, pero la diferencia esta en el entorno donde se aloja y apoya, este concretamente utiliza Sharepoint Online para que pueda visualizarse incluso como una Biblioteca mas dentro del portal de Sharepoint para alojar los documentos de adjuntos y Exchange Online para alojar la parte del cuerpo de los correos electrónicos. Permite la recepción de correos departamentales pero no el envío como una unidad departamental. Su limite son 5gb y no ocupa licencia alguna, pero para que un usuario pueda acceder a este buzón deberá disponer de licencia tanto para Sharepoint Online como para Exchange Online.
•  Carpetas Publicas Modernas: si, así es, «Modernas». Dado que Microsoft en su momento quito la funcionalidad de sus productos online y ahora la ha implementado, han decidido hacerlo con la versión de Exchange 2013 que incorpora algunas mejoras en el rendimiento. Este tipo de buzón es quizás lo mas cómodo de cara a organizaciones grandes, ya que no implementa «hard limits» o restricciones fuertes en cuanto a numero de conexiones simultáneas al mismo. Al igual que el resto de opciones, tampoco ocupa licencia, pero por supuesto es necesario que el usuario que quiera acceder a las carpetas publicas, tiene que tener una licencia de Exchange Online asignada. Su limite es brutal con respecto a las otras opciones, unos 25Gb por buzón de carpetas publicas y hasta 50 buzones de carpetas publicas, lo que suman 1,25TB de almacenamiento totalmente gratuito.

Para no tener tanto texto en bloque, he decidido hacer una tabla resumen de lo que para mi es importante a la hora de tomar una decisión sobre que es lo mas adecuado en cada situación:

No es gran cosa pero seguro que a muchos os sirve de ayuda. No obstante dedicaré un articulo a cada uno de los tipos de buzones de forma que se muestre como configurarlos y los pros y contras específicos.

Hasta la próxima.

Buenas a todos, en este post pretendo abordar lo que hasta ahora para muchos ha sido un problema a la hora de migrar organizaciones de un Exchange on-premises a Exchange Online, las carpetas publicas.

Cuando Microsoft saco su versión online de Microsoft Exchange como SaaS (Software as a Service) denominado BPOS, este no soportaba las carpetas publicas a no ser que estuviese en un entorno hibrido y estas se alojaran en el servidor local y que probablemente en la siguiente versión de plataforma (Wave 14) la implementarían. Bien pues salió la siguiente plataforma y tampoco se introdujo como servicio, es mas, se dijo que era una funcionalidad que estaba en desuso y que por esa razón no habían planes de introducción. Para bordear este asunto, te utilizaron soluciones alternativas como buzones compartidos o incluso bibliotecas de sharepoint, pero no era suficiente.

Finalmente Microsoft terminó haciendo un sobreesfuerzo después de escuchar a la comunidad técnica y a quienes nos encargamos de realizar este tipo de migraciones e introdujo dos funcionalidades nuevas a la nueva plataforma de Exchange Online (Wave 15): Carpetas Publicas y Buzones de Sitio.

En el post de hoy me centrare únicamente en las carpetas publicas y puede que resulte un poco largo, pero merece la pena.

Lo primero es lo primero, las limitaciones:

• No se recomienda utilizar esta funcionalidad para archivar elementos, para este propósito esta la funcionalidad de archivado contextual presente en Exchange Online Plan 2 y Office365 Plan E3 o en su defecto las bibliotecas de documentos presentes en Sharepoint Online.
• Es muy importante no albergar mas de 5000 elementos en las carpetas principales. Esto es mas una limitación de Outlook que de Exchange Online ya que teóricamente a partir de este numero Outlook empezara a disminuir su rendimiento y por tanto se producirán paradas del tipo «Outlook no responde» (aunque luego lo haga).
• Las carpetas publicas son compatibles con OWA, sin embargo no será posible crear o eliminar carpetas publicas.
• El contenido de esas carpetas no es indexado por Exchange Search, por lo que se podrán realizar búsquedas de una carpeta determinada pero no buscara dentro de las subcarpetas.
• Las directivas de retención no son compatibles por lo que no podremos indicar que autoarchive los elementos después de tantos días…
• Es necesario utilizar Outlook 2007 o superior (obviamente).

Puntos a tener en cuenta:

• Se pueden alojar documentos, correos, formularios y mensajes.
• Podemos habilitar las carpetas publicas para la recepción de correo electrónico o incluso habilitarlas para que formen parte de un grupo de distribución.
• Al habilitar una carpeta publica para correo electrónico, podremos entre otras cosas, configurar los limites, asignar permisos de enviar como o enviar en nombre de a los usuarios.
• La sincronización de cambios con respecto a los buzones ocurre cada 15 minutos si hay usuarios conectados y si no los hay, cada 24 horas. Sin embargo si la modificación ocurre en la estructura principal, el cambio será inmediato y realizara una sincronización síncrona.

Configuración de Carpetas Publicas en Exchange Online

Una vez repasadas las limitaciones y los puntos a tener en cuenta, procedemos a configurar esta nueva funcionalidad:

1. Lo primero será acceder a nuestro portal de administración de Office365 con nuestras credenciales de Administrador y pinchamos en Administrador – Exchange para acceder a la consola de administración de Exchange Online.
   
2. A continuación pinchamos en Carpetas Publicas en la parte lateral izquierda.
   
3. Luego pinchamos en Buzones de carpetas publicas de la parte superior.
   
4. Le damos al símbolo «+» para dar de alta un nuevo buzón, indicamos el nombre (p.ej. IT) y le damos a guardar.
   
5. Una vez creado el buzón de carpetas publicas, procedemos a crear nuestra estructura de carpetas publicas, para ello pinchamos en la parte superior donde pone Carpetas publicas.
   
6. Pinchamos en «+» para dar de alta una carpeta nueva, indicamos un nombre y le damos a guardar.
   
7. A continuación pinchamos en el símbolo del lápiz para poder editar la recién creada carpeta y así poder configurar ciertas características como los limites, políticas de retención (que no es lo mismo que etiquetas de retención) y el estado de lectura (basado por usuario o general).
   
8. Una vez hecho esto, podemos proceder a la asignación de permisos, para ello nos vamos a la parte lateral derecha y donde pone permisos de carpeta le damos a Administrar.
   
9. Dentro podremos dar de alta usuarios que tendrán acceso a esta carpeta y a su vez asignar los permisos necesarios (incluso indicar que usuario no tendrá visible la carpeta).
   
10. Repetimos el procedimiento con todas las carpetas que queramos y así damos forma a la estructura deseada.

Ahora toca la parte de comprobación:

1. Accedemos a nuestro Outlook y habilitamos la vista por carpetas (es la única forma de ver las carpetas publicas en Outlook).
   
2. Observemos que las carpetas publicas están presentes en la parte inferior. En mi caso he creado dos perfiles, Josh Smith (Usuario) y Alberto Pascual (Admin) con la finalidad de demostrar las diferencias aplicadas sobre los permisos. He creado una estructura que incluye tres carpetas, una principal (Cloud Support) y dos secundarias (E Plans y P Plans). A Josh le he otorgado permisos para ver únicamente la carpeta de P Plans y queda demostrado en las siguientes imágenes, la primera es la que ve Josh Smith y la segunda la que ve Alberto Pascual:
   

Bien, hemos creado un buzón de carpetas publicas, hemos creado una estructura de carpetas publicas, asignado permisos y comprobado mediante dos perfiles en Outlook, pero como lo hacemos con OWA?

1. Accedemos a nuestro OWA
2. Pinchamos con el botón derecho en Favoritos y le damos a Add Public Folder
   
   
3. Seleccionamos una carpeta a mostrar y le damos a Aceptar. una vez mas vemos como se han aplicado los permisos de visibilidad entre Josh Smith (primera imagen) y Alberto Pascual (segunda imagen).
   
4. Veremos nuestra carpeta publica en la parte superior dentro de Favoritos.
   

Hasta aquí este articulo, espero que les sea útil.