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Definition and Functionality

Distribution Groups are a functionality that allows to receive E-Mails under a virtual address and distribute them between their members.

An example of this would be a department like sales with one or more employees that have the need of forwarding all the E-mails sent to an address like sales@contoso.com.

With this functionality we will not only avoid configuring a POP account PC by PC, but also be able to assign permissions to users who want to send E-mails as the department address or on behalf of in difference to the Distribution Groups of other platforms.

Configuration through the Office365 Portal

– The first thing we have to do is access our Office365 portal (http://portal.microsoftonline.com).
– Then we need to access the Exchange Control Panel or ECP clicking on the upper side of the screen where it says «Admin» and then on «Exchange». (Click here to access the ECP if you have a Small Business Plan).

– Once inside, click on «Groups».

– Click on the «+» Symbol and then where it says «Distribution Group» – Set the properties of the group we want to create:

Display Name: this is the name it will appear on the Global Address List and also on the recipients as the Department.

Alias: this field is the identifier that the system will use to localize and identify this group.

Description: we can assign a short description of the use we’ll use the group for.

Owners: indicates who will have the permissions to make modifications over this group.

Members: here we will define who will form part of this group, allowing to receive all the messages sent to the virtual address.

Joining approval permissions: we can define if the employees can join this group without any approval (open), they can be manually added by any owner without having the option to send a request (closed), or if the employees can send requests to join the group in order to be accepted or rejected by any owner of the group (Owner Approval).

Leave permissions: we can define if the members can leave the group without any permission or approval (open), or if it needs to be approved by any owner (closed).

– Once you’ve created the group, we can define additional properties doing a double click on it.

The screens we will find are:

General, where we can define or edit options like Display Name, the SMTP address it will use, Description and something very important, the ability to hide the group from the Global Address List (GAL).

Ownership, where we can set the owners that can make modifications to the group, including the new member approvals.

Membership, here we can set the members or recipients of the mails sent to the virtual address.

Membership Approval, to set the permissions config to join or leave the group.

Delivery Management, where we can set the senders that can send messages to this group. By default the selected option is set to «Only senders inside the organization», so if we want to receive messages from outside the organization we must select the other option where it says «Senders inside and outside of my organization». Also we can set specific members that can send to this group.

Message Approval, here we can set the message flow to moderate the messages in case we want to approve the received messages before distributing it to its members. We can also define the moderators we want and if we want to exclude from this rule certain senders in who we trust. Also have the possibility to notify the sender in case his message has been rejected.

E-mail Options, from this section we can define one or various SMTP addresses to be used to receive using this group.

Mailtip, we can also define the message that will appear to users inside our organization using Microsoft Outlook when selecting the group as recipient. For example a message indicating it can be a delay of two days for answering the message.

Group Delegation, here we can assign permissions to «Send As» or «Send on Behalf Of» to users so they can send messages using the group as the sender.

Configuration through PowerShell

– First of all we need to prepare our environment to connect with our Office365 subscription via PowerShell.

– Then we only need to run the following:

New-DistributionGroup -Name «Group Name» -DisplayName «Display Name» -Alias «Group Alias» -PrimarySmtpAddress dept@company.com

– Add the members:

Add-DistributionGroupMember  «Group Name» -Member user@company.com -BypassSecurityGroupManagerCheck

– Set the group to allow messages to be received from outside and inside the org:

Set-DistributionGroup «Group Name» -RequireSenderAuthenticationEnabled $False

– Assign other owners of the group:

Set-DistributionGroup -Identity «Group Name» –ManagedBy user@company.com -BypassSecurityGroupManagerCheck

– Add additional SMTP addresses to the group:

Set-DistributionGroup «Group Name» -EmailAddresses SMTP: dept@company.com, alias@company.com

– Hide the group from the Global Address List (GAL):

Set-DistributionGroup «Group Name» -HiddenFromAddressListsEnabled $True

I hope you find this useful.

Definición y finalidad

Los grupos de distribución es una funcionalidad que permite recibir correos electrónicos bajo una dirección asignada y distribuirlos entre los miembros que pertenezcan a el.

Un ejemplo de esto podría ser un departamento como compras con 1 o mas empleados que tengan la necesidad de recepcionar los correos enviados a una dirección como compras@contoso.com.

Con esta funcionalidad no solo conseguimos evitar configurar una cuenta POP equipo por equipo sino que a diferencia de los grupos de distribución de otras plataformas aquí podemos asignar permisos para que los usuarios envíen como el departamento o en nombre del departamento.

Configuración utilizando el Portal de Office365

– Lo primero que tenemos que hacer es acceder al portal de Office365 (http://portal.microsoftonline.com).
– A continuación accederemos al panel de control de Exchange o ECP pinchando en la parte superior derecha donde pone «Admin» y luego en «Exchange». (si tienes un plan P1 de pequeña empresa accede al ECP siguiendo esta guía).

– Una vez dentro hacemos click en «Grupos»

– Hacemos click en el símbolo «+» y a continuación donde pone «Grupo de Distribución»
– Establecemos las propiedades del grupo que queremos crear:

Nombre para mostrar: este es el nombre que aparecerá en la lista global de direcciones y que le aparecerá también a los destinatarios que reciban correos enviados a través de este grupo.

Alias: este campo es el identificador que usara el sistema para localizar e identificar a este grupo.

Descripción: podemos asignar una descripción corta de la finalidad del grupo.

Propietarios: indica quien tendrá los permisos necesarios para realizar modificaciones sobre el grupo.

Miembros: aquí definimos quienes serán los integrantes del grupo que recibirán los correos enviados a la dirección principal.

Permisos de unión al grupo: aquí podemos definir si los empleados pueden unirse al grupo sin necesidad de aprobación ninguna (abierto), si los empleados no pueden unirse al grupo sin excepción salvo que el propietario lo agregue de forma manual (cerrado), o si los empleados pueden enviar peticiones de unión al grupo para que el propietario lo rechace o lo apruebe (Aprobación del propietario).

Permisos de salida del grupo: en este apartado podemos definir si los empleados pueden abandonar el grupo sin necesidad de que ningún propietario lo apruebe (abierto), o si por el contrario el propietario debe aprobar la salida del miembro del grupo (cerrado).

– Una vez creado el grupo, podremos definir propiedades adicionales del mismo haciendo doble click sobre el grupo. Las pantallas con las que nos encontraremos son:

General, donde podremos definir el nombre para mostrar, el alias, la dirección de correo, descripción y algo muy importante, la posibilidad de esconder el grupo de la lista global de direcciones para que sea un grupo «invisible» para los usuarios

Propiedad, donde indicamos quienes pueden realizar modificaciones al grupo, incluido la aprobación de miembros nuevos.

Pertenencia, donde podemos indicar los destinatarios o recipientes de los correos enviados a la dirección del grupo.

Aprobación de pertenencia, para establecer el grado de permisos para unirse al grupo o para abandonarlo.

Administracion de entregas, donde podemos establecer quien puede enviar correos a la dirección de correo. Por defecto viene establecido para que únicamente acepte correos de las personas dentro de la organización, por lo que si queremos aceptar correos de otros dominios ajenos a nuestra organización tendremos que marcar la opción de «Remitentes dentro y fuera de la organización». Incluso podemos especificar remitentes específicos permitidos para enviar correo al grupo.

Aprobación de Mensajes, aquí podemos establecer el flujo de correo recibido para poder moderarlo en caso que queramos aprobar los mensajes recibidos en el grupo antes de enviarlos a los miembros. Podemos definir los moderadores que queramos y si queremos excluir de esta regla a ciertos remitentes en los que confiemos. También tenemos la posibilidad de notificar al remitente de cuando un mensaje suyo no ha sido aprobado.

Opciones de correo electrónico, desde este apartado podemos definir una o varias direcciones de correo electrónico a las que podremos enviar correos a este grupo.

Sugerencia de correo electrónico, desde aquí podemos definir el mensaje que le sale a los usuarios internos de la organización dentro de Microsoft Outlook a la hora de seleccionar el grupo como destinatario. Por ejemplo un mensaje que indique que pueden pasar hasta 3 días hábiles para responder el mensaje.

 Delegación de Grupo, aquí podemos asignar permisos de «enviar como» o enviar «en nombre de» a los usuarios de manera que puedan enviar correos electrónicos utilizando al grupo como remitente.

Configuración utilizando PowerShell

– Lo primero que tenemos que hacer es preparar nuestro entorno para conectarnos a nuestra suscripción de Office365 mediante PowerShell.

– Lo segundo será ejecutar lo siguiente:

New-DistributionGroup -Name «Nombre del Grupo» -DisplayName «Nombre para Mostrar»
-Alias «Alias del Grupo» -PrimarySmtpAddress «Direccion de correo asignada«

– A continuación deberemos agregar los Miembros:

Add-DistributionGroupMember  «Nombre del Grupo» -Member
Usuario@dominio.com -BypassSecurityGroupManagerCheck

– Muy importante, establecer que los remitentes de fuera de la organización puedan enviar correos al grupo:

Set-DistributionGroup «Nombre del Grupo» -RequireSenderAuthenticationEnabled $False

– Podemos también agregar los propietarios del grupo de distribucion:

Set-DistributionGroup -Identity «Nombre del Grupo» –ManagedBy Usario@dominio.com
-BypassSecurityGroupManagerCheck

– Para agregar direcciones adicionales de correo al grupo:

Set-DistributionGroup «Nombre del Grupo» -EmailAddresses SMTP: grupo@dominio.com, alias@dominio.com

-Esconder el grupo de distribucion de la lista global de direcciones:

Set-DistributionGroup «Nombre del Grupo» -HiddenFromAddressListsEnabled $True

Hasta aquí esta guía de Grupos de Distribución en Exchange Online Office365.

One of Exchange Online functionalities as part of the Office365 suite is the ability to forward mails to another mailbox or smtp address quick and easy using the users Office365 portal. Besides, what happens when you have to do it as an admin on 500 users at a time? it results tedious right?.

well, we can do this quickly with the help of PowerShell with the following commands:

Forward mails to another mailbox:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress dest_mailbox@domain.com

Forward mailbox without saving a local copy:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress dest_mailbox@domain.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Forwarding mails to another external mailbox:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress ext_mailbox@domain.com

Forwarding mails to another external mailbox without saving a local copy:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress ext_mailbox@domain.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Apply the forwarding to users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress dest_mailbox@domain.com

Apply the forwarding to users to be sent to external users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress ext_mailbox@domain.com

Get forwarding Info of a user:

Get-Mailbox -Identity user@domain.com | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingAddress, ForwardingSmtpAddress

Remove mail forwarding:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress $null

Remove mail forwarding sent to an external user:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress $null

Remove mail forwarding to users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress $null

Remove mail forwarding sent to external users to users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress $null

To disable the mail forwaring option to users:

Read this post

Hope it´s useful.

Una de las ventajas que permite Exchange Online como parte de Office365, es la de poder reenviar los correos a otra dirección mediante el portal de cada usuario de una forma sencilla y rápida. Sin embargo, que ocurre cuando queremos hacer esto desde el punto de vista de administrador? tendríamos que hacerlo usuario por usuario. tedioso para 500 usuarios verdad?.

Bien pues podemos agilizar todo este proceso mediante PowerShell con los siguientes comandos:

Reenviar correos a otro buzon:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com

Reenviar correos a otro buzon sin que queden los mensajes en el usuario:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Reenviar correos a otro buzon ajeno a nuestra organización:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com

Reenviar correos a otro buzon ajeno a nuestra organización sin que queden los mensajes en el usuario:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Aplicar reenvio de correo a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com

Aplicar reenvio de correo a usuarios de forma masiva con entrega en usuarios externos:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com

Obtener información de reenvio aplicado a un usuario:

Get-Mailbox -Identity usuario@dominio.com | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingAddress, ForwardingSmtpAddress

Quitar reenvio de correo:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress $null

Quitar reenvio de correo enviado a un usuario ajeno a nuestra organizacion:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress $null

Quitar reenvio de correo a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress $null

Quitar reenvio de correo enviados a usuarios externos a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress $null

Para deshabilitar la opción de reenvio de correos visible a los usuarios:

Leer este articulo

Espero que os sirva de algo.

On this post i´ll explain something that´s been a problem for most of us at the time of migration from on-premises Exchange to Exchange Online… Public Folders.

When Microsoft published his first versión of Microsoft Exchange as SaaS (Software as a Service) named BPOS, it didn´t Support public folders otherwise it was an hybrid environment in this would have been stored on-premises and probably implement this feature on the next versión of the platform (Wave 14). Well the next version came and the feature wasn´t supported, even more, Online services Support told it was never going to be introduced because it was an obsolete feature also to be removed from on-premises future products. To workarround this area we have some alternatives like shared mailboxes or sharepoint libraries, but they´re not enough.

Finally Microsoft made a great effort afert listening the IT Community and who are in charge of such migrations, introducing two new features  onto Exchange Onlines new platform (Wave 15): Public Folders and Site Mailboxes.

On todays post i´ll be centered only on public folders, maybe it can result a Little bit long but it´s worth it.

First of all, the limitations:

• It´s not recommended to use this feature for archiving, for this purpose there´s the archiving feature available on Exchange Online Plan 2 and Office365 Plan E3 or even document libraries available on Sharepoint Online.
• It´s very important not to store more than 5000 elements on the main folders. This is more an Outlook limitation than Exchange Online because in theory storing beyond that number Outlook will begin to reduce its performance and so on we´ll get errors and pauses like «Outlook is not responding» (even if it does in a while).
• Public Folders are compatible with OWA, besides it will not be posible to create or delete them.
• The content of those folders are not indexed by Exchange Search, so we could search of a single folder but not in recursive mode.
• Retention policy tags are not compatible.
• It´s mandatory to use Outlook 2007 or newer (obviously).

Things to keep in mind:

• We can store documents, mails and messages.
• We can mail-enable public folders to receive automatically mails or even make them form part of a Distribution Group.
• When mail-enabling a public folder, we can configure limits and assign permissions to SendOnBehalfOf and SendAs.
• The changes will be synced every 15 minutes if there are users connected, if there aren´t any, it will do every 24 hours. Besides if the modification occurs on a root structure, the changes will be synced inmediately using an asynchronous sync.

Public Folders set-up on Exchange Online

Once we know the limitations and the things to keep in mind, lets proceed to configure this new feature:

1. First of all, Access the Office365 Portal with our Admin credentials and click on Admin – Exchange to enter the Exchange Online admin console.
   
2. Then click on Public Folders located on the left side.
   
3. Click on the Public Folders Mailboxes located on the upper side.
   
4. Hit the «+» button to create a new mailbox and indicate a name (i.e. IT) and hit on Save.
5. Once it´s been created the public folder mailbox, lets create a new public folder structure, to do so, click on the upper side where it says Public Folders.
   
6. Hit the «+» button to create a new folder, indicate a name and hit on save.
   
7. Then hit on the Pencil button to edit the recently created folder and configure features like retention policies (do not confuse with retention tags), limits and read mark status (user based or general)
   
8. Once done, assign permissions, simply click on the right side link where it says Folder Permissions and click on Manage.
   
9. Once inside we can give users access to this folder and wich permissions will it have (including the visible folder permission).
   
10. Repeat the process with all the folders we want and give a shape to the structure we want.

Now the checking part:

1. Enter our Outlook and Enable the folders view (it´s the only way to view public folders in Outlook).
   
2. Observe the public folders located on the bottom side. In my case, i´ve created two profiles, Josh Smith (User) and Alberto Pascual (Admin) in order to demonstrate the differences on the applied permissions. I´ve created a folder structure wich has three folders, one root folder (Cloud Support) and two child (E Plans y P Plans). Josh has view only permissions on the P Plans folders and the first image shows it, and on the second one shows Alberto structure:
   

Well, we´ve created a public folder mailbox, a public folder structure, assgined permissions and checked through two profiles on Outlook, but How do we do it on OWA?

1. Access our OWA
2. Right Click on the Favorites and click on Add Public Folder
   
3. Select a folder to show and click on Accept. you´ll see the differences of the permissions applied to both users, Josh (first image) and Alberto Pascual (second image).
   
4. We´ll have the public folders listed on the upper side on the favorites area.
   

Hope many of you find it useful.

On todays post. i´ll explain how to attach Office365 mailboxes inside Microsoft Outlook, either if they´re shared or personal.

For most, the easiest way to do so is using Microsoft Outlook interface, perhaps this results tedious when doing it on many users and is also unefficient because it gives the user the right to remove it without any permission.

To do so, it´s necessary to have our environment ready for Office365 administration with PowerShell and log in with admin credentials with the following code:

$LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session

Once inside, run the following command (note the Automapping parameter):

Add-MailboxPermission -Identity shared_mailbox@domain.com -User user@domain.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true

And we´ll get the following results:

This way, when we Access Microsoft Outlook, we´ll get the attached mailbox below our personal :

Also, note that when accesing the Microsoft Exchange account properties inside Outlook, we will not see any additional mailboxes listed we could remove:

To remove an attached mailbox, simply run the following command:

Remove-MailboxPermission -Identity shared_mailbox@domain.com -User user@domain.com -AccessRights FullAccess

Until next post.

Buenas, en el post de hoy, os explico como mapear buzones de Office365 dentro de Microsoft Outlook, ya sean compartidos o personales.

Para muchos, la forma mas sencilla de hacerlo es mediante la propia interfaz de Microsoft Outlook, sin embargo a pesar de ser tedioso a la hora de hacerlo en un gran numero de usuarios, resulta ineficaz ya que se da al usuario la posibilidad de que pueda quitarlo sin consentimiento.

Para poder llevarlo a cabo, será necesario tener nuestro entorno preparado para la administración de Office365 con PowerShell y acceder a nuestra suscripción con credenciales de administración mediante el siguiente código:

$LiveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez dentro, ejecutamos el siguiente comando (nótese el parámetro Automapping):

Add-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true

y obtendremos unos resultados parecidos a los siguientes:

De esta forma cuando accedamos a Microsoft Outlook, veremos el nuevo buzón mapeado justo debajo del nuestro:

A diferencia del método GUI de Outlook, si el usuario intenta acceder a la pantalla de las propiedades avanzadas de su cuenta de Exchange, no vera ningún buzón adicional que quitar:

Para eliminar un buzón mapeado, simplemente ejecutamos el siguiente comando:

Remove-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess

Hasta la próxima.

Buenas a todos, en este post pretendo abordar lo que hasta ahora para muchos ha sido un problema a la hora de migrar organizaciones de un Exchange on-premises a Exchange Online, las carpetas publicas.

Cuando Microsoft saco su versión online de Microsoft Exchange como SaaS (Software as a Service) denominado BPOS, este no soportaba las carpetas publicas a no ser que estuviese en un entorno hibrido y estas se alojaran en el servidor local y que probablemente en la siguiente versión de plataforma (Wave 14) la implementarían. Bien pues salió la siguiente plataforma y tampoco se introdujo como servicio, es mas, se dijo que era una funcionalidad que estaba en desuso y que por esa razón no habían planes de introducción. Para bordear este asunto, te utilizaron soluciones alternativas como buzones compartidos o incluso bibliotecas de sharepoint, pero no era suficiente.

Finalmente Microsoft terminó haciendo un sobreesfuerzo después de escuchar a la comunidad técnica y a quienes nos encargamos de realizar este tipo de migraciones e introdujo dos funcionalidades nuevas a la nueva plataforma de Exchange Online (Wave 15): Carpetas Publicas y Buzones de Sitio.

En el post de hoy me centrare únicamente en las carpetas publicas y puede que resulte un poco largo, pero merece la pena.

Lo primero es lo primero, las limitaciones:

• No se recomienda utilizar esta funcionalidad para archivar elementos, para este propósito esta la funcionalidad de archivado contextual presente en Exchange Online Plan 2 y Office365 Plan E3 o en su defecto las bibliotecas de documentos presentes en Sharepoint Online.
• Es muy importante no albergar mas de 5000 elementos en las carpetas principales. Esto es mas una limitación de Outlook que de Exchange Online ya que teóricamente a partir de este numero Outlook empezara a disminuir su rendimiento y por tanto se producirán paradas del tipo «Outlook no responde» (aunque luego lo haga).
• Las carpetas publicas son compatibles con OWA, sin embargo no será posible crear o eliminar carpetas publicas.
• El contenido de esas carpetas no es indexado por Exchange Search, por lo que se podrán realizar búsquedas de una carpeta determinada pero no buscara dentro de las subcarpetas.
• Las directivas de retención no son compatibles por lo que no podremos indicar que autoarchive los elementos después de tantos días…
• Es necesario utilizar Outlook 2007 o superior (obviamente).

Puntos a tener en cuenta:

• Se pueden alojar documentos, correos, formularios y mensajes.
• Podemos habilitar las carpetas publicas para la recepción de correo electrónico o incluso habilitarlas para que formen parte de un grupo de distribución.
• Al habilitar una carpeta publica para correo electrónico, podremos entre otras cosas, configurar los limites, asignar permisos de enviar como o enviar en nombre de a los usuarios.
• La sincronización de cambios con respecto a los buzones ocurre cada 15 minutos si hay usuarios conectados y si no los hay, cada 24 horas. Sin embargo si la modificación ocurre en la estructura principal, el cambio será inmediato y realizara una sincronización síncrona.

Configuración de Carpetas Publicas en Exchange Online

Una vez repasadas las limitaciones y los puntos a tener en cuenta, procedemos a configurar esta nueva funcionalidad:

1. Lo primero será acceder a nuestro portal de administración de Office365 con nuestras credenciales de Administrador y pinchamos en Administrador – Exchange para acceder a la consola de administración de Exchange Online.
   
2. A continuación pinchamos en Carpetas Publicas en la parte lateral izquierda.
   
3. Luego pinchamos en Buzones de carpetas publicas de la parte superior.
   
4. Le damos al símbolo «+» para dar de alta un nuevo buzón, indicamos el nombre (p.ej. IT) y le damos a guardar.
   
5. Una vez creado el buzón de carpetas publicas, procedemos a crear nuestra estructura de carpetas publicas, para ello pinchamos en la parte superior donde pone Carpetas publicas.
   
6. Pinchamos en «+» para dar de alta una carpeta nueva, indicamos un nombre y le damos a guardar.
   
7. A continuación pinchamos en el símbolo del lápiz para poder editar la recién creada carpeta y así poder configurar ciertas características como los limites, políticas de retención (que no es lo mismo que etiquetas de retención) y el estado de lectura (basado por usuario o general).
   
8. Una vez hecho esto, podemos proceder a la asignación de permisos, para ello nos vamos a la parte lateral derecha y donde pone permisos de carpeta le damos a Administrar.
   
9. Dentro podremos dar de alta usuarios que tendrán acceso a esta carpeta y a su vez asignar los permisos necesarios (incluso indicar que usuario no tendrá visible la carpeta).
   
10. Repetimos el procedimiento con todas las carpetas que queramos y así damos forma a la estructura deseada.

Ahora toca la parte de comprobación:

1. Accedemos a nuestro Outlook y habilitamos la vista por carpetas (es la única forma de ver las carpetas publicas en Outlook).
   
2. Observemos que las carpetas publicas están presentes en la parte inferior. En mi caso he creado dos perfiles, Josh Smith (Usuario) y Alberto Pascual (Admin) con la finalidad de demostrar las diferencias aplicadas sobre los permisos. He creado una estructura que incluye tres carpetas, una principal (Cloud Support) y dos secundarias (E Plans y P Plans). A Josh le he otorgado permisos para ver únicamente la carpeta de P Plans y queda demostrado en las siguientes imágenes, la primera es la que ve Josh Smith y la segunda la que ve Alberto Pascual:
   

Bien, hemos creado un buzón de carpetas publicas, hemos creado una estructura de carpetas publicas, asignado permisos y comprobado mediante dos perfiles en Outlook, pero como lo hacemos con OWA?

1. Accedemos a nuestro OWA
2. Pinchamos con el botón derecho en Favoritos y le damos a Add Public Folder
   
   
3. Seleccionamos una carpeta a mostrar y le damos a Aceptar. una vez mas vemos como se han aplicado los permisos de visibilidad entre Josh Smith (primera imagen) y Alberto Pascual (segunda imagen).
   
4. Veremos nuestra carpeta publica en la parte superior dentro de Favoritos.
   

Hasta aquí este articulo, espero que les sea útil.

One of the new features that Office365 Exchange Online Plan 2 brings us is the Data Loss Prevention (DLP) feature. This helps us keep our organizations important information like credit cards numbers, social security ids, banking accounts, etc out of any leaks, either they´re going out intentionally or even accidentally.

DLP is done with the help of Exchange Online Transport Rules, with the use of conditions and actions based on policies we configure through the Office365 portal and be able to classify both incoming and outgoing messages. In order to help us, DLP includes a list of predefined templates we can use fast and easy to configure DLP succesfully

So let´s stop talking and get hands on configuring this great feature:

1. First of all, access our Office365 Portal with our Admin credentials.
2. Click on the upper right side where it says «Admin» and then click on «Exchange«.
3. On the left side where it says «Compliance Management» and then on the upper side «Data Loss Prevention«.
4. Click on the «+» symbol to add a new policy and select any of the three available options: New DLP Policy from template, Import DLP Policy, or New custom Policy. In our case we´ll select the first option.
5. Give it a name, a description and select a predefined template from the list (i.e. U.K. Financial Data).
6. Click on «More options» and select the Enforce option. Then click on Save.
7. You should be able to see the recently created policy. Click on the Little pencil icon in order to edit.
8. Here we can create and customize with rules the policy to treat the data and take actions like forwarding the message for the sending approval to the person on charge of the Data Treatment.

It´s very important to highlight that the Policy tips appeared when a user accomplishes a DLP policy when writing a new E-mail, will only appear if the message is being written using Microsoft Outlook 2013, because OWA and the lower versions of Microsoft Outlook are not compatible with Policy Tips as they cannot proccess them. But this doesn´t mean that DLP cannot be implemmented nor even work, DLP policys will still be working on the background thanks to the transport rules.

The advantage of Policy tips that Outlook 2013 uses, is that enables the user to specify the designated moderator a motive why he needs to send that Info to the recipient as shown on the following image:

I hope you find this usefull.

One of the functionality that Outlook Web App brings us is the ability to connect external mail accounts like a gmail.com one to our interface, so we can send and receive mails from it using our Outlook Web App interface, wich is specially usefull for those who think like me that some webmail interfaces are not the way wich should be, or are not functional or intuitive like the one that Office365 offers us.

So what do we need? very simple:

• An active Office365 subscription with Exchange Online included.
• Username and Password of the account to be connected (generally the username is the email address)

If the mail server of the account to be connected has the capacity to provide  the autodiscover values for mail programs, then we shouldn´t have any problems and have the need of anything else.

So lets get it working:

1. First of all Acces our OWA inside Office365.
2. Click on where it says «Outlook«:
   
3. Click on the little gear located on the upper right side and then click on «options«:

   

4. Then click on «Connected Accounts» and then on the «+» button:

   

5. Type in the username and password of the account to connect and then click on «Next«, This will validate the credentials and add the account to the pannel:

   

6. Once the account has been validated double click on the account to configure the name we want to show up on outgoing mails sent using this account:

   

7. If we take a look, just after the list of the connected accounts, we will have a little droplist where we can select the address to reply from by default, but we can also select the default value to let the system to use the account to reply to wich received the mail:
   
8. Once the connected account has been configured, go to «Outlook» and observe when typing a new mail we´ll have a new field available called «From:» where we can select the Office365 account or the recently connected account we´ve added to send the new mail:
   

Enjoy it.