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Hace ya algún tiempo que quería escribir un post como este para ayudar a la gente a entender y elegir el buzón destinado a información compartida en organizaciones dentro de Office365.

Dado que la finalidad es el poder implantar la opción mas adecuada para manejar información compartida, he decidido titularlo «Buzones de Información Compartida en Office365».

Empecemos por enumerar las opciones que tocaremos y a continuación sus correspondientes descripciones:

• Grupos de Distribución: Aunque no es un tipo de buzón como tal, es una opción totalmente valida y recomendable a tener en cuenta. Son direcciones habilitadas para el envío y recepción de correos departamentales, pero permitiendo que todo correo enviado a el departamento sea entregado a sus respectivos miembros y que estos puedan responder como una unidad departamental y no como un usuario personal. No tiene coste alguno y prácticamente se pueden crear tantos como queramos.
• Buzones compartidos: este tipo de buzones nos permite enviar y recibir correos departamentales (p.ej: administración@contoso.com) trabajando sobre un espacio aparte al del buzón personal, sin necesidad de invertir en una licencia adicional (siempre y cuando no exceda los 5gb de almacenamiento, a partir de ahí se tendrá que asignar una licencia, permitiendo así almacenar hasta los 25Gb). Por supuesto el usuario que quiera acceder a este buzón tendrá que disponer de licencia de Exchange Online.
•  Buzones de sitio: es un buzón muy parecido al buzón compartido, pero la diferencia esta en el entorno donde se aloja y apoya, este concretamente utiliza Sharepoint Online para que pueda visualizarse incluso como una Biblioteca mas dentro del portal de Sharepoint para alojar los documentos de adjuntos y Exchange Online para alojar la parte del cuerpo de los correos electrónicos. Permite la recepción de correos departamentales pero no el envío como una unidad departamental. Su limite son 5gb y no ocupa licencia alguna, pero para que un usuario pueda acceder a este buzón deberá disponer de licencia tanto para Sharepoint Online como para Exchange Online.
•  Carpetas Publicas Modernas: si, así es, «Modernas». Dado que Microsoft en su momento quito la funcionalidad de sus productos online y ahora la ha implementado, han decidido hacerlo con la versión de Exchange 2013 que incorpora algunas mejoras en el rendimiento. Este tipo de buzón es quizás lo mas cómodo de cara a organizaciones grandes, ya que no implementa «hard limits» o restricciones fuertes en cuanto a numero de conexiones simultáneas al mismo. Al igual que el resto de opciones, tampoco ocupa licencia, pero por supuesto es necesario que el usuario que quiera acceder a las carpetas publicas, tiene que tener una licencia de Exchange Online asignada. Su limite es brutal con respecto a las otras opciones, unos 25Gb por buzón de carpetas publicas y hasta 50 buzones de carpetas publicas, lo que suman 1,25TB de almacenamiento totalmente gratuito.

Para no tener tanto texto en bloque, he decidido hacer una tabla resumen de lo que para mi es importante a la hora de tomar una decisión sobre que es lo mas adecuado en cada situación:

No es gran cosa pero seguro que a muchos os sirve de ayuda. No obstante dedicaré un articulo a cada uno de los tipos de buzones de forma que se muestre como configurarlos y los pros y contras específicos.

Hasta la próxima.

Anteriormente explique en otro post, lo que era un buzón compartido, las ventajas y desventajas que brindan este tipo de buzones y como crearlos, sin embargo en esta nueva plataforma, la forma de crearlos ha cambiado para mejor (esto no quiere decir que no pueda crear via PowerShell) y procedo a explicarlo:

• Lo primero será acceder al portal de Office365 con nuestras credenciales de Administrador.
• A continuación pinchamos en la parte superior derecha donde poner «Administrador» y seleccionamos «Exchange«.

• Luego pinchamos en la sección que pone «compartido«.

• Pinchamos en el «+» para dar de alta un nuevo buzón.
• Le damos un nombre para mostrar, le asignamos una dirección de correo y otorgamos permisos de Acceso Completo y de Enviar como a los usuarios que queramos y finalmente le damos a Guardar.

Si hacemos doble click sobre el buzón recién creado, podemos asignar algunos permisos como restringir el acceso via OWA, IMAP, asignación de directivas o incluso ocultarlo de la lista global de direcciones (GAL), algunas de las opciones que hay son (pinchar en las imágenes para agrandar):

Hasta el siguiente post :)