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Directorio Activo O365 OneDrive Powershell

Desplegar OneDrive for Business por membresia de grupos de Azure Active Directory para el caso de usuarios ya existentes. Parte II.

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Buenos dias,

Hace unas semanas veiamos cómo Desplegar OneDrive for Business por membresia de grupos de Azure Active Directory, donde descubrimos cómo desplegar OneDrive for Business a los usuarios que perteneciesen a un grupo de  Azure AD, teniendo la peculiaridad de no haberse creado todavia los perfiles de usuarios en Sharepoint Online, detalle importante.

Hoy me gustaría tratar el caso contrario, para cubrir todas las casuisticas, …. Y si el usuario ya ha estado utilizando OneDrive o ya tiene creado el perfil de usuario …. ¿que opciones tenemos?

Os planteo estas dos opciones, que dependerá de vuestras necesidades , elegancia del resultado y ganas que tengais de implantarlas:

1 Cambiar el administrador de la Colección de sitios

Inicialmente no parece una solución elegante, pero …. se trata de poner una cuenta como Administrador de todos los Onedrives que ya se han utilizado,

Cambiar el administrador de la colección de sitios para el sitio personal de un usuario específico . En SharePoint Admin Center > User Profiles > Manage User Profiles, buscamos el usuario y en el menú desplegable elegimos la opción Manage Site Collection owners

  • Cambiamos la cuenta, en este caso mi cuenta, Roberto Tejero, tanto de Administrador de la colección de sitios primaria como de Administradores de la colección de sitios, por la cuenta del nuevo administrador del sitio personal (por ejemplo Rick Admin)

  • En el caso de tener muchos usuarios, podríamos hacer este cambio de administrador utilizando un script que nos permita hacerlo de modo masivo, obviamente.

Esta opción tiene la peculiaridad de que se mantienen los OneDrive de los usuarios pero a nombre de otra persona, un Administrador Global. Los ficheros ni se eliminan ni se destruyen.

2 Eliminar todos los sitios personales.

Esta segunda opción consiste en eliminar todos los sitios personales utilizando el comando Remove-SPOSite por lo que una vez borrados estarias en disposición de aplicar el post del articulo comentado al principio. Es una solución mas elegante, obviamente.

Seria algo tan sencillo como:

Os dejo esta captura con los cmdlets get-sposite, remove-sposite y nuevamente el get-sposite donde no nos muestra nada ya que …. acabamos de borrar el site personal.

Pero como no todo podría ser tan sencillo, os cuento un par de incidencias:

Tener un listado de los nombres de los sites personales.-

Dependiendo de si son usuarios internos, externos, sincronizados o no, pues el nombre que tenemos que definir para borrar el Sitio personal es distinto. Aqui os dejo un link de cómo sacar un listado de todas las colecciones de Onedrive for Business:

https://support.office.com/en-us/article/How-to-display-a-list-of-OneDrive-for-Business-site-collections-8e200cb2-c768-49cb-88ec-53493e8ad80a

Políticas de retención.-

¿Que ocurre en el caso de que tengais configurada una política de retención o de suspensión de eDiscovery? Pues lo que os imaginais:

Obviamente, en este ejemplo bastaria con deshabilitar la política de retención o suspensión. ¿cómo? Nos vamos

Accedemos a nuestra política de retención, cambiamos el Status de On (Success) a Off (Success).

 

¡Ojo! que este proceso tarde unos minutos y si realizas el borrado del Site no te va a funcionar y borramos todos nuestros Sites personales.

Poco mas que aportar por esta semana llena de enfermedades, urgencias, hospitales, fiebres, mocos, ibuprofenos, azitromicinas y …… alguna sorpresa que da la vida.

Buen fin de semana.

Directorio Activo O365 OneDrive Powershell

Desplegar OneDrive for Business por membresia de grupos de Azure Active Directory.

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Buenas tardes, por fin es … Viernes!!!

Si la semana pasada veíamos cómo distribuir las licencias de Office 365 por membresia de Azure AD, esta semana os cuento una consulta que me hizo un cliente sobre si era posible desplegar OneDrive a los usuarios siguiendo el mismo criterio, por membresia a un grupo de Directorio Activo.

Se que es algo paradójico ya que Onedrive depende de Sharepoint Online pero ….. cuando accedemos a la asignación de licencias de Office 365 puedo activar/Desactivar las de Flow, Planner, Office ProPlus, etc., Sharepoint, pero ¿donde está la de OneDrive?

Suponia que si se actuaba directamente contra Sharepoint Online, seguro que encontrabamos la solución a esta situación que no se me habia dado antes, pero ????

Efectivamente, consultando al equipo de Soporte para Partners de Microsoft, me plantearon la manera de hacerlo a través de la administración de SharePoint Online, donde podemos controlar el acceso a OneDrive for Business.

En SharePoint Online, el Sitio Personal está habilitado por defecto para todos los usuarios a través del grupo “ Todos excepto usuarios externos” (Everyone except external users), pues vamos a cambiar los permisos en esta ubicación:

  • SharePoint Admin Center > User Profiles > Manage User Permissions

  • Si quitamos el checkbox al permiso  “Create Personal Site” , ningún podrán crear su MySite ni  OneDrive.

  • Como la finalidad es crear un grupo de Azure AD para ir incluyendo los usuarios que queremos que se les despliegue OneDrive, tenemos que crear el grupo y asignar permisos. Para nuestro ejemplo creamos un grupo de seguridad UsuariosOneDrives en el centro de administración de Office 365 y en SharePoint Admin Center > User Profiles > Manage User Permissions, les asignamos el permiso de “Create Personal Site”, marcando el check.

Hay que tener en cuenta que este proceso deshabilita MySite al completo, no solo OneDrive for Business.

Otro detalle a tener en cuenta, si únicamente queremos deshabilitar el que se muestre el Icono/Acceso directo a OneDrive for Business, la opción en este caso es esconderle del menú de aplicaciones. Pues vamos, SharePoint Admin Center > Settings

En este caso ningún usuario verá el icono de la aplicación desde el menú de aplicaciones, pero sí podrán acceder a OneDrive si introducen manualmente la URL en el navegador.

¿Dónde esta OneDrive for Business?

Agradecer enormemente al grupo de Soporte para Partners de Microsoft que me han echado no una mano, las dos en este caso y otros muchos. Gracias a Goretti, Pedro, Carlos, Jose Manuel, David, Rafael, Alberto, y muchos mas, seguro que se me olvida alguno.

La semana que viene, ¿que ocurre si esto lo queremos desplegar en usuarios que ya tienen creado MySite y tienen contenido en OneDrive?.

Buen fin de semana,