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Directorio Activo O365 OneDrive Powershell

Desplegar OneDrive for Business por membresia de grupos de Azure Active Directory para el caso de usuarios ya existentes. Parte II.

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Buenos dias,

Hace unas semanas veiamos cómo Desplegar OneDrive for Business por membresia de grupos de Azure Active Directory, donde descubrimos cómo desplegar OneDrive for Business a los usuarios que perteneciesen a un grupo de  Azure AD, teniendo la peculiaridad de no haberse creado todavia los perfiles de usuarios en Sharepoint Online, detalle importante.

Hoy me gustaría tratar el caso contrario, para cubrir todas las casuisticas, …. Y si el usuario ya ha estado utilizando OneDrive o ya tiene creado el perfil de usuario …. ¿que opciones tenemos?

Os planteo estas dos opciones, que dependerá de vuestras necesidades , elegancia del resultado y ganas que tengais de implantarlas:

1 Cambiar el administrador de la Colección de sitios

Inicialmente no parece una solución elegante, pero …. se trata de poner una cuenta como Administrador de todos los Onedrives que ya se han utilizado,

Cambiar el administrador de la colección de sitios para el sitio personal de un usuario específico . En SharePoint Admin Center > User Profiles > Manage User Profiles, buscamos el usuario y en el menú desplegable elegimos la opción Manage Site Collection owners

  • Cambiamos la cuenta, en este caso mi cuenta, Roberto Tejero, tanto de Administrador de la colección de sitios primaria como de Administradores de la colección de sitios, por la cuenta del nuevo administrador del sitio personal (por ejemplo Rick Admin)

  • En el caso de tener muchos usuarios, podríamos hacer este cambio de administrador utilizando un script que nos permita hacerlo de modo masivo, obviamente.

Esta opción tiene la peculiaridad de que se mantienen los OneDrive de los usuarios pero a nombre de otra persona, un Administrador Global. Los ficheros ni se eliminan ni se destruyen.

2 Eliminar todos los sitios personales.

Esta segunda opción consiste en eliminar todos los sitios personales utilizando el comando Remove-SPOSite por lo que una vez borrados estarias en disposición de aplicar el post del articulo comentado al principio. Es una solución mas elegante, obviamente.

Seria algo tan sencillo como:

Os dejo esta captura con los cmdlets get-sposite, remove-sposite y nuevamente el get-sposite donde no nos muestra nada ya que …. acabamos de borrar el site personal.

Pero como no todo podría ser tan sencillo, os cuento un par de incidencias:

Tener un listado de los nombres de los sites personales.-

Dependiendo de si son usuarios internos, externos, sincronizados o no, pues el nombre que tenemos que definir para borrar el Sitio personal es distinto. Aqui os dejo un link de cómo sacar un listado de todas las colecciones de Onedrive for Business:

https://support.office.com/en-us/article/How-to-display-a-list-of-OneDrive-for-Business-site-collections-8e200cb2-c768-49cb-88ec-53493e8ad80a

Políticas de retención.-

¿Que ocurre en el caso de que tengais configurada una política de retención o de suspensión de eDiscovery? Pues lo que os imaginais:

Obviamente, en este ejemplo bastaria con deshabilitar la política de retención o suspensión. ¿cómo? Nos vamos

Accedemos a nuestra política de retención, cambiamos el Status de On (Success) a Off (Success).

 

¡Ojo! que este proceso tarde unos minutos y si realizas el borrado del Site no te va a funcionar y borramos todos nuestros Sites personales.

Poco mas que aportar por esta semana llena de enfermedades, urgencias, hospitales, fiebres, mocos, ibuprofenos, azitromicinas y …… alguna sorpresa que da la vida.

Buen fin de semana.

Directorio Activo O365 OneDrive Powershell

Desplegar OneDrive for Business por membresia de grupos de Azure Active Directory.

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Buenas tardes, por fin es … Viernes!!!

Si la semana pasada veíamos cómo distribuir las licencias de Office 365 por membresia de Azure AD, esta semana os cuento una consulta que me hizo un cliente sobre si era posible desplegar OneDrive a los usuarios siguiendo el mismo criterio, por membresia a un grupo de Directorio Activo.

Se que es algo paradójico ya que Onedrive depende de Sharepoint Online pero ….. cuando accedemos a la asignación de licencias de Office 365 puedo activar/Desactivar las de Flow, Planner, Office ProPlus, etc., Sharepoint, pero ¿donde está la de OneDrive?

Suponia que si se actuaba directamente contra Sharepoint Online, seguro que encontrabamos la solución a esta situación que no se me habia dado antes, pero ????

Efectivamente, consultando al equipo de Soporte para Partners de Microsoft, me plantearon la manera de hacerlo a través de la administración de SharePoint Online, donde podemos controlar el acceso a OneDrive for Business.

En SharePoint Online, el Sitio Personal está habilitado por defecto para todos los usuarios a través del grupo “ Todos excepto usuarios externos” (Everyone except external users), pues vamos a cambiar los permisos en esta ubicación:

  • SharePoint Admin Center > User Profiles > Manage User Permissions

  • Si quitamos el checkbox al permiso  “Create Personal Site” , ningún podrán crear su MySite ni  OneDrive.

  • Como la finalidad es crear un grupo de Azure AD para ir incluyendo los usuarios que queremos que se les despliegue OneDrive, tenemos que crear el grupo y asignar permisos. Para nuestro ejemplo creamos un grupo de seguridad UsuariosOneDrives en el centro de administración de Office 365 y en SharePoint Admin Center > User Profiles > Manage User Permissions, les asignamos el permiso de “Create Personal Site”, marcando el check.

Hay que tener en cuenta que este proceso deshabilita MySite al completo, no solo OneDrive for Business.

Otro detalle a tener en cuenta, si únicamente queremos deshabilitar el que se muestre el Icono/Acceso directo a OneDrive for Business, la opción en este caso es esconderle del menú de aplicaciones. Pues vamos, SharePoint Admin Center > Settings

En este caso ningún usuario verá el icono de la aplicación desde el menú de aplicaciones, pero sí podrán acceder a OneDrive si introducen manualmente la URL en el navegador.

¿Dónde esta OneDrive for Business?

Agradecer enormemente al grupo de Soporte para Partners de Microsoft que me han echado no una mano, las dos en este caso y otros muchos. Gracias a Goretti, Pedro, Carlos, Jose Manuel, David, Rafael, Alberto, y muchos mas, seguro que se me olvida alguno.

La semana que viene, ¿que ocurre si esto lo queremos desplegar en usuarios que ya tienen creado MySite y tienen contenido en OneDrive?.

Buen fin de semana,

Administración Azure Directorio Activo O365

Asignación de licencias de O365 a usuarios por membresía de grupo en Azure Active Directory

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Buenos dias,

Una de las últimas funcionalidades de Azure que mas estoy recomendando e implantando es la asignación de licencias a usuarios por membresia de grupo de Directorio Activo al que pertenezcan. Algo en principio sencillo pero que hasta hace poco no estaba disponible.

Como todo, tiene sus ventajas e inconvenientes, pero en este caso, yo solo le veo ventajas, reduce las tareas administrativas en mas de un 70%, gestionas las altas y bajas o reasignas licencias de tu Office 365 con solo introducir o sacar a un usuario de un grupo de Directorio Activo que se sincroniza con Azure AD, espectacular.

Por mi experiencia, esto lo podias realizar de antemano recurriendo a PowerShell, ese gran desconocido. Puedes ver diversos scripts, yo te muestro este de Ivan Cañizares (@icanizares), muy interesante:

Hoy os comento esta nueva funcionalidad que Microsoft ha introducido en Azure Active Directory mediante la cual podremos asignar licencias de cualquier producto de Office 365 a través de la pertenencia o membresia a un grupo de Directorio Activo o Azure Active Directory. Hay que puntualizar que se requiere que nuestro Azure AD sea:

  • Azure AD Basic,
  • Azure AD Premium
  • EMS+Security

Step 1: Creación de grupos.

Un detalle que me gustaría incidir en él es que los grupos de seguridad que vamos a utilizar para asignar las licencias de O365 son independientes de su ubicación (Cloud vs On-Premise), asi como el usuario. Mejor imposible, o sea, que podemos tener o no sincronizado nuestro Directorio Activo On-Premise con Azure Active Directory, es independiente de esta característica.

En este caso vamos a crear varios grupos para desplegar unas licencias, por ejemplo de EMS+Security y de Project Online Premium.

Recordar las mejores practicas, asignar permisos, recursos, servicios o licencias a grupos, y luego incluir los usuarios en dichos grupos, no a usuarios directamente. Es un consejo.

Step 2: Configuración de licencias en Azure AD.

En este punto, accedemos al Portal de Azure con las credenciales adecuadas: una cuenta con uno de los siguientes roles:

  • administrador global, o
  • administrador de cuentas de usuario

Despues, accedemos a Azure Active Directory, posteriormente pulsamos en Licencias,  y, para terminar,  Todos los productos, donde vamos a poder ver y administrar todos los productos que hayamos adquirido, como por ejemplo los siguientes y, los que vamos a desplegar en nuestro ejemplo: Enterprise Mobility + Security y Project Online.

¿Cómo procedemos ahora? Seleccionaremos uno de los grupos de licencias, por ejemplo, Enterprise Mobility + Security E5:

para despues, seleccionar la opción + Asignar, que nos aparece arriba, donde nos llevará a la asignación a un Grupo o a Usuarios (Punto 1) y a las opciones de asginación (Punto 2).

Vayamos por partes como dice Jack…. Primero selecciono el grupo de Azure AD para distribuir las licencias de EMS+S (ZZZ_O365_Licen_EMS), para despues,

Asignar las características que quiero distribuir, como por ejemplo, los de la imagen superior. Hay que tener en cuenta que cada tipo de Licencia viene asociado con distintas características. Por ejemplo, un Plan Office 365 Enterprise E5 viene con las siguientes y algunas mas:

Una vez hemos terminado la selección. Pulsamos el botón de «Asignar» que lanzará una tarea en segundo plano para procesar todos los componentes de este grupo y asignarles la licencia.

Step 3: Comprobación de la asignación.

Importante, comprobar que lo que hemos configurado funciona 😉

Por un lado podemos ver la asignación de las licencias a nuestro grupo, volvemos a ir al mismo lugar del punto anterior, Azure Active Directory > Usuarios y grupos > Todos los grupos, donde seleccionaremos nuestro grupo en cuestión, Licencias. Es aqui donde confirmaremos si las licencias se han asignado a los miembros y/o si hay errores que requieran nuestra atención y corrección.

Y por otro, están las opciones de auditoría de logs. Ya sabeis, en Azure Active Directory > Usuarios y grupos > «nuestro grupo» > Registros de auditoría. Tenga en cuenta las siguientes actividades:

Vemos claramente los registros de empezar a aplicar licencias basadas en grupo y Terminar de aplicar las licencias basadas en grupo a los usuarios, que contiene un resumen de cuántos usuarios se han procesado correctamente y el número de usuarios a los que no se pudieron asignar las licencias de grupo.

Step 4: Corolario.

1 Transición desde Direct to Group-Based.

Llegados a este punto, nos podemos preguntar, ¿por qué veo ahora usuarios que tienen licencias asignadas en modo Directo (Direct) o Heredados (inherited)? Ademas vemos que el modo Heredado nos añade la información del grupo del que se hereda esta situación:

Lo que está claro es que si teníamos asignadas las licencias individualmente y ahora se asignan por la pertenencia a un grupo de Azure AD, se están asignado doblemente dichas licencias. No quiere decir que se estén asignado 2 licencias a un mismo usuario.

¿Como se realiza la transición desde una situación a otra?

Para pasar de la licencia directa a la basada en grupos, todo lo que tenemos que hacer es eliminar la asignación de licencia directa. Esto es tan simple como seleccionar uno o aquellos usuarios a los que se les haya asignado un tipo específico de licencia, y luego hacer clic en el botón Eliminar. Cuidado, como siempre hay que tenerlo cuando se desasignan licencias, permisos, servicios, etc.

2 ¿Que ocurre con la acumulación de licencias?.

Esta situación es de 1+1. Si un usuario pertenece a un grupo ZZZ_O365_Licen_E3, que tiene 9/13 caracterísitcas asignadas y también pertenece a otro grupo ZZZO365_Licen_Teams que tiene 1/13 asignadas, pues se realiza la suma, obteniendo 10/13 funcionalidades.

3 Limitaciones a tener en cuenta.

  • Repetir lo comentado. Si a un usuario se le asigna una licencia por membresia de grupo y directamente consume una única licencia.
  • Las licencias asignadas por membresia de grupo se gestionan desde el portal de Azure. Las licencias asignadas desde el portal de Office 365 se gestionan desde éste portal.
  • La eliminación de un usuario de un grupo de licencias dará lugar a que los servicios de Office 365 se queden una etapa «suspendida» en lugar de «desactivada», sobre todo para evitar la pérdida de datos.
  • Otro detalle a tener en cuenta es que aunque las asignaciones de licencias nuevas y modificaciones surten efecto en minutos (por ejemplo, habilitar Teams en una asignación de licencia existente), hay situaciones en las que una licencia no se asignará automáticamente, por ejemplo, si se tienen más miembros en un grupo que licencias disponibles o por asignaciones de licencias conflicto. Las notificaciones del portal de Azure nos aconsejarán sobre cómo solucionar los problemas, indicándonos que tendremos un botón Reproceso disponible para volver a aplicar las asignaciones una vez los hayamos resuelto.

Links de interes

Para más información sobre el conjunto de características de administración de licencias mediante grupos, consulte los artículos siguiente

Llevo con este post desde antes de verano para publicarlo. Espero que os guste y os ayude. Un abrazo, comienza Noviembre!!!!

Un abrazo,

Administración Azure O365 Powershell

¿Como me conecto a Office 365 a través de Powershell?

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Buenos dias, Viernes 13!!!!

Continuo con píldoras de Powershell y nube, como Office 365 y Azure. Hoy algo habitual, nos conectaremos a Office 365 y Azure a través de Powershell y realizaremos alguna que otra consulta util 😉

Hablamos tanto de Powershell que tendríamos ya que considerarla una herramienta del dia a dia. Releyendo posts se comenta que casi un 40% de las funcionalidades de Office 365 no están visibles en el panel de administración, solo pudiendo ejecutarlas a traves de scripts. ¿ventajas e inconvenientes del uso de Powershell? Creo que ya poco nos queda comentar, inconvenientes, que hay que estudiarlo y hacerle uno mas de la familia repitiendo, repitiendo y repitiendo. ¿ventajas? ejecutar tareas no visibles en las consolas de gestión, poder scriptar acciones y hacerlas repetitivas?, etc., etc.

Un detalle importante a tener en cuenta es que cada servicio de Office 365 tiene su «Endpoint» de conexión

Sistemas operativos Soportados

  • Windows 10
  • Windows 8.1 o Windows 8
  • Windows Server 2016
  • Windows Server 2012 R2 o Windows Server 2012
  • Windows 7 Service Pack 1 (SP1)*
  • Windows Server 2008 R2 SP1*

* Hay que instalar los prerrequisitos ya que no vienen por defecto.

Prerrequisitos

Instalación

Para empezar tenemos instalar el módulo que contiene las herramientas de conexión y administración generales para Office 365.

Instalar Microsoft Online Services Sign-in assistant.

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=41950

Para luego, descargarnos e instalar los módulos de administración de Microsoft Office 365 para Powershell, algo que suponiais, que como hemos visto:,

  1. Microsoft Azure Active Directory,
  2. Microsoft SharePoint Online
  3. Microsoft Skype for Business Online.

Aunque ya lo hemos visto en posts anteriores, os dejo también el de Azure ;.)

  1. Instalar módulo powershell para Windows Azure:
    http://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=236297 (x64)
    http://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=236298 (x32)

Una vez descargado e instalados los módules que hayamos considerado necesarios procedemos a ir ejecutando cmdlet por cmdlet o en scritp, a gusto del consumidor:

  1. Ejecutar windows azure PS como administrador e introducir:
    Set-ExecutionPolicy RemoteSigned (escribir S y aceptar)
  2. Introducimos las credenciales $Credentials = Get-Credential
  3. Creamos una variable de sesión donde configuramos la conexión a Exchange Online con las credenciales anteriores:
  4. $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $Credentials -Authentication Basic –AllowRedirection
  5. Inicializamos la sesión:
    Import-PSSession $Session
  6. Abrimos la conexión con Microsoft Online:
    connect-msolservice -credentials $Credentials
    Y ya esta, a funcionar
  7. Cerrar sesión PS: (MUY IMPORTANTE, EXISTEN SESIONES LIMITADAS)
    Remove-PSSession $Session

Si no cerramos la sesión y hemos ocupado todas las disponibles nos tocará esperar a que alguna expire para volver a acceder.

Otro detalle a tener en cuenta es que para Office 365 operado por 21Vianet, use el valor ConnectionUri: https://partner.outlook.cn/PowerShell y para Office 365 Germany, use el valor ConnectionUri: https://outlook.office.de/powershell-liveid/

Llegados a este punto, vamos a ejecutar varios cmdlets que nos pueden ser útiles:

Para ver los dominios dados de alta en nuestra suscripción de Microsoft Office365:

Para ver los usuarios activos, por ejemplo, de Microsoft Office365:

Para ver los números de referncia de las licencias que tenemos consumidas y asignadas de Microsoft Office365:

etc, etc, etc.,……. hay una infinidad de opciones sobre cada cmdlet, asi que tendremos que buscar en Internet aquello que se adapte a nuestras necesidades, como por ejemplo:

  • Para ver las suscripciones y su estatus asi como las licencias:

Pues aqui tenemos nuestro Excell para el informe del jefe superchulo 😉

  • Ver la lista de buzones con el último inicio de sesión y días de inactividad en Microsoft Exchange Online:

  • Cuánto ocupa cada buzón de usuario, con la fecha del último inicio de sesión:

  • Para ver los sitios de Microsoft SharePoint Online:

  • Ver las políticas de cliente de Microsoft Skype for Business Online:

  • Para ver los usuarios que se han borrado de Microsoft Office 365:

Y muchos, muchos mas. ………..

Para finalizar dos apuntes:

Primero, una vez abierta la sesión con O365, conviene cerrarla cuando hayamos terminado ya que tenemos un número limitado, como ya hemos comentado:

Como se puede ver, consultamos cuantas sesiones tenemos y cerramos las que nos interesen, en este caso solo tenemos una.

Segundo, si vamos a trabajar diariamente con O365 y Powershell, mi recomendación es tener un acceso directo en nuestro directorio que ejecute el script de conexión, algo asi como:

Yo por mi parte voy a probar otros scripts muy chulos a los que buena gente pone a nuestra dispoción como por ejemplo este de Ryan Mangan que ademas de hacer todo el proceso de login trabaja con Alias y vamos, mas currado que el mio algo esta ;-), Self-Service:

Podeis verlo todo esto y mucho mas en otros links, con otras palabras. Gracias a todos:

Que tengais buen fin de semana

Roberto

Administración O365 PowerBI

Paquete de Contenido de Power BI para la adopción de Office 365.

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Buenos dias,

El pasado 22 de mayo fue anunciado la Public Preview del Office 365 Adoption Content Pack para Power BI.

¿Y Que nos proporciona? ¿Para qué nos puede servir?

  • Nos proporciona un panel de control con una serie de vistas de productos cruzados de los 12 últimos meses dividido en secciones por soluciones de Office 365, como por ejemplo, Exchange Online, Yammer, Skype for Busines, etc., Cada sección nos proporcionará información detallada sobre el uso.
  • También nos facilita información específica del usuario pero en este caso solo para el último mes.

Pues tiene esta pinta, impresionante ¿verdad?

Hasta aqui todo genial. Pero supongo que alguno no sabreis que es Power BI. Os explico brevemente que es 😉 :

«Power BI es un conjunto de herramientas de análisis empresariales que ofrece información a su organización, conectándose a infinidad de orígenes de datos, simplificando la preparación y análisis de los mismos para elaborar un informes increibles pudiendo compartirlos con toda nuestra organización mediante la publicación ya sea en Web a en cualquier dispositivo móvil.»

Volvamos a nuestro «Content Pack» o paquete prediseñado y cómo podemos publicarlo.

Lo primero, tenemos que tener licencia de Power BI, por ejemplo la versión Free para poder tener acceso a dicho Content Pack. En caso de no tenerla, desde la consola de administración de Office 365 accedemos a los usuarios y les asignamos dicha licencia.

 

  • Activamos el paquete de contenido.- Desde la consola de administración nos situamos en Informes y, posteriormente, en Uso  … y veremos que nos aparece la siguiente imagen: Office 365 Adoption (preview). Seleccionamos en “Get Started”

Y activamos la captura de datos de uso para Power BI

Nos quedaremos a la espera para que el proceso de activación de uso haya finalizado y los datos de uso estén disponibles para volcarlos a PowerBI. A veces puede tardar hasta 24 horas. Nos daremos cuenta de que ha terminado cuando aparezca el Tenant ID es lo que está marcado/tachado en verde:

  • Generamos el Dashboard en PowerBI.- Luego es tan sencillo como pulsar al botón de “Ir a Power BI”, si ya tenemos configurado el panel o configurarlo desde cero:
    • Una vez accedemos al servicio de Power Bi, en la parte inferior derecha pulsaremos sobre “obtener datos”:
    • Seleccionaremos la opción de “Obtener” dentro de servicios:
    • En el buscador escribiremos “office” y nos aparecerá el paquete de contenido que queremos desplegar. Pulsaremos en “obtenerla ahora”
    • Introduciremos nuestro Tenant ID que hemos tomado nota antes:
    • Dejaremos el método de autenticación como oAuth2 e introduciremos nuestras credenciales nuevamente.
    • Despues de unos minutos ya nos aparecerá nuestro Paquete de contenido de despliegue de Office 365:
    • Pulsaremos sobre él y accederemos a toda nuestra información, como hemos visto en la primera captura del post.

Os recuerdo que información nos proporciona, muy util en el dia a dia o en procesos de migración a Office 365:

  • Adopción.- Nos ofrece un resumen completo de las tendencias de los usuarios a la hora de adoptar Office 365 y cómo va cambiando el uso de los servicios individualmente cada mes. Podemos ver el número de licencias activadas, cuantas están activas por personas de nuestra organización, y cuantos utilizan el producto por primera vez.
  • Uso de almacenamiento.- nos permite realizar un seguimiento del almacenamiento en nube tanto de los buzones, como de OneDrive y los Sitios de SharePoint, asegurándonos de que todos los usuarios de nuestra organización permanecen dentro de los límites o detectar si necesitamos adquirir mas recursos de almacenamiento.
  • Informe de activación.- nos facilita un informe donde podemos hacer un seguimiento de las activaciones de Office 365 ProPlus, Project o Visio.
  • Informe de Acceso.- Nos facilita información de que usuarios, clientes y/o dispositivos utilizan las personas de la organización para conectar a su correo electrónico, Skype o Yammer.
  • Informe de Comunicación.- Podemos centrar el uso de qué herramientas prefieren utilizar nuestros usuarios para mantenerse en contacto, ya sea a través de Skype for Business, el correo electrónico o Yammer, pudiendo observar si hay cambios en los patrones de uso de dichas herramientas.
  • Informe de Colaboración.- Ver como los usuarios de nuestra organización utilizan OneDrive y SharePoint para almacenar documentos y colaborar entre si, observar la evolución de dichas tendencias mes a mes, visualizar si nuestros usuarios comparten documentos interna o extermanmente , etc.

Una auténtica pasada. Espero que os guste. Seguiré comentándo utilidades que nos darán una visión mayor de despliegues en nuestra organización, ya sea a través de Power BI o de otras herramientas.

Que tengais una gran semana.

Roberto