Curso de Outlook (2010-2013-2016)
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A. Outlook | General
1. Conceptos
Perfiles, cuentas de correo y archivos de datos, términos muchas veces mal usados y que crean confusión.
PERFILES
Los perfiles contienen toda la información relativa a las cuentas de correo electrónico y a los archivos de datos asociados a cada cuenta. En cada perfil también se guardan otros datos como las reglas, las categorías, el archivo de autocompletar y otras personalizaciones del usuario.
Los datos de los perfiles están en el Registro de Windows. (Artículo relacionado: Exportar/importar cuentas de correo).
- Podemos tener un perfil o varios perfiles, dependiendo de nuestras necesidades.
- Un perfil puede tener una sola cuenta de correo configurada o varias, incluso podemos tener un perfil sin una cuenta asociada.
Al iniciar Outlook por primera vez se crea un perfil llamado Outlook.
Los perfiles se administran desde el Panel de control – Correo (en la vista Iconos, por Categoría en el grupo Cuentas de usuario y protección infantil) – Mostrar perfiles y se pueden consultar, crear nuevos, eliminarlos o copiarlos. Si vamos a tener más de un perfil marcar Solicitar un perfil para poder seleccionar uno a hora de abrir Outlook.
Capítulo A—1: Administrar perfiles
- Artículo relacionado: Crear perfiles y administrarlos
CUENTAS DE CORREO
Las cuentas de correo que podemos configurar son de varios tipos: Exchange, Exchange ActiveSync (para cuentas Outlook.com), POP e IMAP. Hay un capítulo dedicado a agregar cuentas más adelante.
Las cuentas de correo generan lo que se conoce como Archivos de datos de Outlook, pero también un perfil sin cuentas generará un archivo PST.
ARCHIVOS DE DATOS
Los archivos de datos pueden ser OST (Offline Storage Table) o PST (Personal Storage Table) y que se cree en uno u otro formato dependerá del tipo de cuenta configurada. Solo las cuentas POP generan archivos PST, el resto generan archivos OST.
Los archivos de datos OST que se crean en nuestro equipo son réplicas de lo que existe en el servidor: la estructura de carpetas y el contenido de ellas y lo que se realiza es una sincronización, por tanto se requiere de una conexión a Internet para que esté totalmente actualizado. No es necesario guardar copias de seguridad puesto que siempre lo tendremos disponible para descargar en otros equipos o perfiles al configurar de nuevo la cuenta.
Los archivos OST creados con cuentas Exchange o Exchange ActiveSync también nos sincroniza los contactos, el calendario y las tareas.
IMPORTANTE: La sincronización es en ambos sentidos: del servidor al OST y del OST al servidor: si eliminamos elementos dentro de un archivo de datos OST, en la siguiente sincronización también se eliminará del servidor.
Podemos guardar archivos OST como PST como copias de seguridad (ver Capítulo H Subcapítulo 60).
Los archivos de datos PST solo descargan el contenido de la Bandeja de entrada del servidor y, si bien podemos guardar una copia en él (opción que viene activada por defecto cuando configuramos una cuenta POP), solo tendremos ese contenido disponible si configuramos la cuenta en otro equipo o perfil; no tendremos ni los Elementos enviados ni el contenido movido a otras carpetas.
