En Outlook no podemos categorizar mensajes en las carpetas de las cuentas IMAP con el método tradicional puesto que no es un comando disponible al no estar soportado.

En su día hice un artículo en el que hablaba sobre ello “Categorías y Seguimiento: Diferencias entre cuentas IMAP y POP”.

Si tenemos otro tipo de cuentas configuradas (POP, Exchange…) y en ellas ya hemos definido nuestras categorías personalizadas y queremos aplicarlas en los elementos de las carpetas de las cuentas IMAP podemos realizar un truco que nos permitirá ponerlas, en realidad dos trucos o soluciones.

Solución 1

1. Deberemos agregar la columna Categorías. Esta acción la podremos realizar si estamos con el panel de lectura desactivado o activado en la parte inferior.

1a. Botón derecho sobre la zona de los nombres de columna y pulsar en Selector de campos.

1b. Arrastrar “Categorías” a la posición que deseemos dentro de la zona de las columnas.

1c. Si tenemos definida una categoría como principal para el “Clic rápido” (se define desde Archivo – Opciones – Avanzado, en la sección Otras),

1d. bastará que hagamos clic en la columna Categorías de cualquier elemento para que se le asigne la categoría establecida. Un nuevo clic hará que se elimine la categoría.

Con la solución anterior ya tenemos puesta una categoría en un mensaje. Ahora voy a exponer la solución número dos puesto que con la 1 y con la 2 el procedimiento para cambiar y disponer de todas las categorías es el mismo.

Solución 2

2. Desde una cuenta/carpeta en la que tengamos nuestras categorías personalizadas acceder a “Todas las categorías” (ficha Inicio – Grupo Etiquetas – Categorizar).

Seleccionar cualquiera de ellas, mejor la que más utilicemos para evitar pasos en muchas ocasiones, y asignarle una tecla de método abreviado. Podríamos asignar teclas a cada categoría pero no es fácil recordarlas así que se pueden asignar unas pocas de las categorías más utilizadas. Aceptamos.

2a. Desde la Bandeja de entrada de una cuenta IMAP o cualquiera de sus carpetas basta que pulsemos el método abreviado sobre cualquier elemento para que se asigne la categoría determinada, incluso con el panel del lectura a la derecha.

Cambiar o seleccionar otra categoría a la asignada con el método abreviado o con el clic rápido

Una vez que asignemos categorías con uno de los dos procedimientos descritos anteriormente al abrir el mensaje en ventana independiente (doble clic sobre un mensaje) veremos la línea con la categoría.

Podremos cambiarla, eliminarla o agregar otra de la siguiente manera:

a. Haciendo clic con el botón derecho sobre la categoría, se nos abrirá un submenú para elegir.

b. Haciendo doble clic sobre la categoría se nos abrirá la ventana de categorías.

 Vídeo tutorial sobre el tema

Recordar que existe un artículo con el proceso para Copiar la Lista de de Autocompletar direcciones a otro equipo o perfil que es igual de válido para copiar las Categorías.