Aprendamos Power Query para Excel – Aplicar pasos guardados y Tablas dinámicas – 3

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Este es la tercera parte de nuestra serie Aprendamos Power Query en la cual estamos viendo nuevas herramientas para aplicar a nuestros datos y también una manera sorprendente de ahorrarnos tiempo al momento de querer repetir lo que hacemos en Power Query. Recordemos que habíamos comentado que Power Query funciona como una grabadora de pasos donde los mismo podemos volver a aplicar las veces que queramos.

En este capítulo aprenderás:

  • Importar datos de un archivo CSV, separado por comas.
  • Eliminar n cantidad de filas.
  • Cambiar tipos de datos.
  • Ordenar.
  • Cargar a Excel y hacer Tabla dinámica.
  • Aplicar los pasos guardados en un nuevo archivo.

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Importar datos de un archivo CSV

Para importar los datos seguimos los siguientes pasos:

  • Pestaña Datos > Nueva consulta > Desde un archivo > Desde un archivo CSV.
  • Elegimos el archivo ejemplo02 – CSV.csv.
  • Clic en Importar.
  • En la siguiente ventana validamos que detecte el delimitador Coma.
  • Clic en Editar.

Validamos el separador Coma.

Figura 1. Validamos el separador Coma.

Eliminar n cantidad de filas

En la ventana Editor de consultas vemos que las primeras 4 filas del archivo son innecesarias para el análisis de los datos, ya que son sólo informativas. Además vemos que desde la fila 5, nuestros dato están en columnas.

Para eliminar las 4 filas iniciales:

  • Pestaña Inicio > Quitar filas > Quitar filas superiores.
  • Ingresamos el número 4.
  • Clic en Aceptar.
  • Cuando las filas estén eliminadas elegimos la Pestaña Inicio > Usar la primera fila como encabezado.

Eliminamos las primeras 4 filas de los datos.

Figura 2. Eliminamos las primeras 4 filas de los datos.

Eliminar columnas, cambiar tipo de datos y ordenar

De nuestro archivo deseamos conservar algunas columnas y cambiar el tipo de datos de otras columnas. Hacemos lo siguiente:

  • Elegimos la columna FECHA_COMPRA, presionamos la tecla [Ctrl] y sin soltar elegimos SUCURSAL, VENDEDOR, PRODUCTO y CANTIDAD.
  • Clic derecho sobre una de esas columnas y elegimos Quitar otras columnas.
  • Elegimos la columna FECHA_COMPRA, Clic derecho > Cambiar tipo > Fecha.
  • Elegimos la columna CANTIDAD, Clic derecho > Cambiar tipo > Número entero.
  • Elegimos la columna FECHA_COMPRA, Pestaña Inicio > Botón AZ (ordenar ascendente).

Datos transformados.

Figura 3. Datos transformados.

Cargar datos a hoja de cálculo y Tabla dinámica

Ahora cargaremos los datos a una hoja de cálculo y armaremos una Tabla dinámica con los datos transformados. Seguimos los siguientes pasos:

  • Pestaña Archivo > Cerrar y cargar.
  • Una vez que los datos se cargan en una Tabla, elegimos la Pestaña Insertar > Tabla dinámica.
  • La columna SUCURSAL la movemos a Filtros, la columna FECHA_COMPRA la movemos a Filas y la columna CANTIDAD la movemos a Valores.
  • Elegimos todos los datos de CANTIDAD y damos formato de miles.
  • En la Tabla dinámica, en los datos de fecha damos Clic derecho > Agrupar > Por Dias, Meses y Años.

Vista final de la Tabla de datos y la Tabla dinámica.

Figura 4. Vista final de la Tabla de datos y la Tabla dinámica.

Aplicar los pasos en un archivo nuevo

Así como si corriéramos una macro, en Power Query podemos aplicar pasos guardados en un archivo nuevo. Sólo debemos tener algo en cuenta: el nuevo archivo debe llamarse igual que el nuevo y estar en la misma carpeta.

Como vimos en este ejemplo, el archivo contiene datos del mes de noviembre; lo que haremos es reemplazar dicho archivo CSV por otro que se tiene el mismo nombre pero que tiene información de diciembre.

TipEl archivo nuevo debe tener la misma estructura de columnas para que los pasos se ejecuten sin complicaciones.

Reemplazar el archivo anterior con el archivo nuevo, con otros datos, pero la misma estructura.

Figura 5. Reemplazar el archivo anterior con el archivo nuevo, con otros datos, pero la misma estructura.

Aplicar los pasos en el nuevo archivo

Una vez que se reemplazó el archivo anterior (noviembre) con el archivo nuevo (diciembre), nos dirigimos a la Pestaña Datos > Actualizar todo (en dos ocasiones). Y veremos que se toman los nuevos datos sin hacer nada más.

Clic dos veces para actualizar conexión y Tabla dinámica.

Figura 6. Clic dos veces para actualizar conexión y Tabla dinámica.

Descargar los archivos de ejemplo

Descargar el ejemplo ejemplo02 – CSV(2).rar

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