Usar Botones de opción en Excel para mostrar u ocultar columna: Dashboards Tips

En este tutorial veremos un ejemplo práctico, sencillo y divertido que puedes adecuar a tus Dashboards e informes en Excel. Y trata de que usaremos Controles de formulario para poder ocultar o mostrar una columna de valores. Los Controles que usaremos son Cuadros de opción.

Cómo lo hacemos

Tenemos un rango de ratos con dos columnas simplemente, las cuales son PRODUCTO y PRECIO. Añadiremos una columna adicional llamada DESCUENTO 30% las cual contendrá el precio del producto restándole un 30% de descuento. Y usaremos la siguiente fórmula para descontar ese porcentaje al precio:

Celda D14: =C14-(C14*0.3)

Figura 1. Agregar columna de descuento.

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Agregando Botones de opción

Los Controles de Formulario nos permiten tener interactividad en nuestras hojas de cálculo y en especial tener un vínculo entre el Control y las celdas. A diferencia de los Controles ActiveX, donde éstos pueden tener más interactividad ya pueden contener código VBA, los Controles de Formulario no requieren código VBA para funcionar, aunque sí pueden ejecutar macros.

Para poder mostrar u ocultar la columna de DESCUENTO necesitaremos incluir dos Botones de opción, para que uno diga SÍ y otro NO, y esto es, que sí se muestre o no la columna. Seguimos los siguientes pasos:

• Nos dirigimos la pestaña Programador > Insertar > Controles de Formulario.
• Insertamos un Cuadro de grupo que contendrá al resto de los controles.
• Insertamos una Etiqueta para mostrar el texto “Mostrar columna de descuento?”.
• Finalmente dos Botones de opción.

Figura 2. Insertamos Controles de Formulario para tener interactividad en nuestra hoja de cálculo.

Vincular Controles con celdas

La ventaja de los Controles de Formulario es que el valor almacenado o elegido se puede vincular a una celda. Los botones de opción tienen la particularidad de que cuando se selecciona uno, el otro o los otros se desmarcan. Cuando uno se selecciona, el valor correspondiente se guarda en una celda. En este ejemplo tenemos dos, por lo tanto el primer botón de opción será el número 1 y el segundo el número 2.

Pero debemos configurar en cada control a qué celda necesitamos que se vincule.

• Damos clic derecho en un botón de opción.
• Elegimos Formato de control.
• En la pestaña Control elegimos Vincular con la celda.
• Vincularemos el control con la celda D12.
• Aceptar.

Figura 3. Vinculamos el valor de los Botones de opción a una celda.

Ocultar los valores de la columna DESCUENTO

Ahora que ya tenemos en la celda D12 los valores vinculados a los Controles, entonces modificaremos la fórmula de la columna descuento para indicar que si el valor de la celda D12 es igual a 2, entonces no muestre ningún valor.

=SI($D$12=2,””,C14-(C14*0.3))

Formato condicional para ocultar el formato de la columna DESCUENTO

Ahora toca utilizar Formato condicional para ocultar los formatos de la columna DESCUENTO. La lógica utilizará será que si el valor de la celda D12 es igual a 2, entonces pondremos el fondo de las celdas en color blanco y quitaremos los bordes superior, derecho e inferior.

• Elegimos las celdas.
• Nos vamos a la pestaña Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
• Elegimos la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
• Ingresamos la formula =$D$12=2.
• Damos clic en el botón Formato y elegimos el fondo blanco y quitamos bordes.

Figura 4. Al elegir el Botón de opción NO, se quitan los formatos de la celda y pareciera que se oculta.

Descargar el archivo de ejemplo

 Usar Botones de opción para mostrar u ocultar columna – EXCELeINFO.zip

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