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Muy comúnmente se le conoce a los profesionales de Excel como héroes de Excel o héroes de la hoja de calculo. Son aquellas personas que gracias a sus habilidades en la herramienta (VBA, tablas dinámicas, formulas complejas, etc.) logran aportar ese valor a la empresa con reportes, aplicaciones y/o tableros de mando que utiliza la organización diariamente para la toma de decisiones

Existe una gran cantidad de héroes de Excel en el mundo y si eres uno de ellos o deseas convertirte en esa persona, entonces éste articulo es para ti.  Si no estas dentro de ese grupo sigue leyendo! tengo algo muy interesante dentro de este articulo que podría ahorrarte horas de trabajo con Excel – soy un fiel testigo pues me salvó cientos de horas 🙂

La nueva fórmula ganadora: Aplicaciones en la Web

¡Sí! la nueva generación de héroes de Excel también son una clase de desarrolladores de aplicaciones para la Web. Históricamente, los archivos creados en Excel son primordialmente usados dentro de Excel, es decir, no se utilizan en Skydrive y muy pocos tienen una versión Enterprise de SharePoint disponible para ver los archivos en la Web en una red intranet. Sin embargo, Skydrive y SharePoint tienen muchas limitaciones en cuanto a cosas que puedes utilizar en Excel pero que no son compatibles en SharePoint ni Skydrive como las macros o cualquier objeto ActiveX.

Esto nos deja un sabor amargo pues siempre tendríamos que compartir nuestros archivos con otra persona que tenga Excel – sin mencionar el peso del archivo –  y, por lo tanto, se convierte entonces en un archivo dependiente del programa dejándonos a los profesionales de Excel con el titulo de desarrolladores de aplicaciones de escritorio (título antiguo, podemos dejarlo en el pasado).

Esto ha cambiado para bien y te voy a explicar cómo ha cambiado

Los ingredientes de la fórmula: Power BI y Office 365

Power BI es la nueva oferta de Inteligencia de Negocios de Microsoft basada en el concepto de auto-manejo de Inteligencia de Negocio a través de Excel 2010 y 2013 (primordialmente Excel 2013). Power BI es un conjunto de complementos para Excel y son los siguientes:

• Power Pivot, para el modelado de datos (el núcleo de todo). Mas información sobre qué es Power Pivot aquí. (Para Excel 2010 y 2013)
• Power View, nuevo tipo de “hoja” tipo dashboard o tablero de mando interactivo. (en Silverlight y HTML5) – (Para SharePoint y Excel 2013)

• Power Map, para análisis geoespaciales (utilizando Bing Maps) – (Solamente para Excel 2013)
• Power Query, ETP (Extraer, Transformar y Publicar) literalmente cualquier fuente de datos que te puedas imaginar (SQL, NoSQL, datafeeds, Hadoop, etc.)  – (Para Excel 2010 y 2013)

Todos los anteriores son complementos gratuitos que puedes descargar y Office 365 trae una nueva integración para este paquete de complementos con Excel los cuales pueden estar alojados en la nube (Office365) y ser visualizados desde virtualmente cualquier dispositivo móvil. En palabras cortas, gracias a Power BI y Office 365 vamos a crear aplicaciones en la Web sin la necesidad de comprar una licencia Enterprise de SharePoint ni gastar decenas de miles de dólares.

Inclusive, Microsoft ha creado una aplicación nativa para Windows 8 para ver los reportes de Power BI en Office 365 y está trabajando en otra aplicación nativa para el iPad. Te dejo una imagen en la que puedes ver como luce dicha aplicación:

(Clic en la imagen para conocer mas sobre la aplicación de Power BI para Windows 8)

El núcleo de todo: Power Pivot para Excel

El Excel tradicional cuenta con múltiples limitaciones. Entre ellas tenemos:

• Cantidad de filas debe ser ~1M
• Llegando a una cantidad de 100K Excel ya presenta problemas y es probable que se corrompa el archivo o tenga un choque

Tabla dentro de Power Pivot con más de 161 millones de registros!

• Formulas dentro de tablas dinámicas (campos calculados) no son lo suficientemente flexibles para cálculos complejos
• no es posible hacer conteos distintivos (puedes ver un ejemplo de como lo hace Power Pivot aquí).
• Problema de estilo/diseño para el usuario final, para compartirlo con el usuario final y de tamaño del archivo

• lo que ya hemos hablado pero gracias a Power Pivot podemos tener una aplicación en la web como la siguiente:

• Solamente podemos utilizar 1 sola tabla para cuando queremos utilizar tablas dinámicas
• En Power Pivot podemos tener un sinnúmero de tablas

Entre muchas otras razones que probablemente ya te has encontrado. Con el complemento de Power Pivot para Excel todas estas limitaciones son una cosa del pasado.

Muchos profesionales de Excel han inclusive llamado a Power Pivot como lo mejor que le ha sucedido a Excel en 20 años.

La Clave es aprender a utilizar Power Pivot…y el resultado es algo como esto

Todas las figuras anteriores fueron creadas con Excel 2013 utilizando un modelo de datos de Power Pivot y presentados en hojas de Power View

Si deseas conocer mas sobre Power Pivot para ser uno de los primeros héroes de Excel de nueva generación te invito a inscribirte en la nueva escuela online de Power Pivot en donde obtienes también el libro