Proveer de ayudas en nuestros archivos de Excel

Si lo tuyo es crear archivos con cierto grado de complejidad y de alguna manera consideras necesario que el usuario final debería tener un lugar dónde aprender a usar tu archivo, entonces será necesario que crees el contenido de la ayuda.

Aquí te presento alguna alternativas que puedes usar para facilitarle el uso de tus archivos a tus usuarios.

1. Comentarios.
2. Cuadro de texto.
3. Archivos .chm.

Comentarios

La manera más sencilla de ingresar comentarios a las celda es usando la combinación de teclas Shift + F2. En un comentario podremos indicarle al usuario qué tipo de datos necesitamos que se ingrese o transmitirle alguna explicación sobre la importancia de dicha celda en algún cálculo.

Mensaje de validación de datos

Si lo que deseamos es un sistema de advertencias a los usuarios y evitar que se ingresen valores incorrectos en las celdas, lo ideal será usar las validaciones de datos. Dentro de la pestaña Datos en la sección Herramientas de datos vamos a elegir Validación de datos. En la pestaña Mensaje de entrada, podremos ingresar un mensaje que será mostrado al usuario para prevenirle sobre el tipo de valor que debe ingresar en una celda.

Referencia: Más sobre validación de datos

Cuadros de texto

Los cuadros de texto tienen la flexibilidad de que podremos aplicarles diferentes formatos para hacerlos llamativos, como por ejemplo cambiarles de color, darles sobre, formatear el texto, etc. La siguiente macro nos permitirá hacer un toggle con un cuadro de texto para que cada vez que se ejecute, se muestre o se oculte.

Macro

'Al dar click se muestra u oculta el texto de ayuda
Private Sub CommandButton1_Click()
    Hoja1.Shapes("TextoAyuda").Visible = _
    Not Hoja1.Shapes("TextoAyuda").Visible
End Sub
'
'Lanzar formulario
Private Sub btnAyuda_Click()
    UserForm1.Show
End Sub

Imagen de la ayuda al ser mostrada en cuadro de texto

Referencia: ejemplo de togglebutton.

Archivos chm

Los archivos .chm son un formato de ayuda desarrollado por Microsoft que consta de un índice, una tabla de contenidos y páginas HTML. Un archivo .chm se desarrolla en la herramienta HTML help workshop que puede ser descargada desde aquí.

Con la ayuda de macros, podremos llamar archivos .chm desarrollados por nosotros mismos o bajados de Internet.

La siguiente macro nos permite mostrar un archivo .chm simple que se desarrolló para este ejemplo. No explicaré la manera de desarrollar archivos de ayuda, pero en Internet existe infinidad de ayuda para hacerlo.

Macro

Esta macro se lanza desde un botón de formulario pero puede ser ejecutada desde cualquier parte que deseemos.

Private Sub btnHelp_Click()
    Application.Help ThisWorkbook.Path & "\Ejemplo de Ayuda.chm"
End Sub
'
'Al iniciar el formulario asignamos un mensaje tooltip al botón,
'así como un ícono personalizado para ser mostrado en over
Private Sub UserForm_Initialize()
    Me.btnHelp.ControlTipText = "Mostrar la ayuda de este formulario."
    Me.btnHelp.MousePointer = fmMousePointerHelp
End Sub

Al presionar el botón con el signo de ayuda (?) se mostrará nuestro archivo .chm que se encuentra en la misma carpeta que nuestro archivo de Excel.

Imagen del formulario

Archivo .chm

:: Descarga el ejemplo Proveer de ayudas en nuestros archivos de Excel.zip