Aprende a imprimir correctamente en Excel con estos sencillos pasos
Aprender a configurar correctamente una hoja de cálculo de Excel para luego imprimirla, en ocasiones puede ser un dolor de cabeza. Y aunque Excel es muy intuitivo en el tema de impresión, nunca está de más aprender los conceptos básicos para imprimir como un profesional.
Área de impresión
El Área de impresión es el rango o rangos de nuestra hoja de cálculo que deseamos imprimir. Si elegimos un rango de celdas, el contenido de éste saldrá será la primera hoja. Si elegimos más de un rango, cada unos de ellos se imprimirá en hojas distintas. Para definir un área de impresión elegimos la pestaña Diseño de páginas > Establecer área de imprésión.
Figura 1. Al elegir el rango A1:G13, vemos que se imprimirán dos hojas con la información contenida.
Para apreciar el área de impresión hay que elegir la pestaña Vista y elegir Ver salt. Pág.
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Imprimir en rango una sola página
Ahora bien, en la Figura 1 vemos que el rango elegido se imprimirá en dos hojas, pero lo correcto sería que se imprimiera sólo en una. Para lo anterior presionamos la combinación de teclas [Ctrl] + [P]. Seleccionamos Configurar página y en el formulario que aparece marcamos la opción Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto.
Figura 2. Ajustamos el área de impresión a 1 página.
Imprimir reporte de ventas manteniendo el encabezado en todas las hojas
El ejemplo que estamos trabajando en este artículo tiene 100 filas de datos, las cuales, para que sean legibles lo correcto es imprimirlas en varias hojas. Vemos cómo podemos usar con algunas configuraciones sencillas imprimir el reporte, además de mantener los encabezados en todas las hojas.
1. Nos dirigimos a la pestaña Vista y elegimos la opción Ver salto de Página.
Figura 3. Elegimos Ver salto de página para apreciar el área de impresión en Excel.
2. De manera manual adecuamos el ancho de nuestra área de impresión, para que el reporte tome en cuenta todas las columnas.
Figura 4. Manipuar Área de impresión en Excel.
3. En la pestaña Vista elegimos la opción Imprimir títulos. En la sección Repetir filas en extremo superior ingresaremos las filas 1a la 4 ($1:$4). Con esto le estamos diciendo a Excel que los datos de las filas elegidas se repitan en todas las hojas.
Figura 5. El contenido de las filas 1:4 se repetirá en todas las hojas que se impriman.
4. Ahora toca el turno de validar la configuración. Elegimos la pestaña Archivo > Imprimir. En la parte derecha vemos una vista previa de la impresión. Si nos desplazamos hacia abajo nótese cómo los encabezados quedan fijos en las 3 hojas que se imprimirán.
Figura 6. Vista previa de impresión en Excel.
Otras configuraciones de impresión
1. Márgenes. Permite definir el tamaño de los márgenes superiores e inferiores.
2. Orientación. Tiene la opción de elegir entre vertical y horizontal.
3. Tamaño. Permite elegir entre una variedad extensa de tamaños, adecuándose a la hoja física que se usará.
4. Saltos. Da opciones de insertar, quitar o restablecer saltos de página.
5. Fondo. En esta opción se elige un fondo aplicable a toda la hoja.
6. Ajustar área de impresión. Tanto de manera manual como asignando medidas, el tamaño de área de impresión será la parte que se imprimirá.
7. Líneas de división. Podemos intercalar entre ver u ocultar líneas de división en la hoja, así como elegir si deseamos que éstas también se impriman.
8. Encabezados. Así como las líneas de división, aquí podemos configurar si deseamos ver los encabezados en la hoja de cálculo, así como poder elegir si deseamos que se impriman.
Descarga el archivo de ejemplo: Configuración de página.rar
