Trabajar con horas en una tabla dinámica de Excel

En lo sistemas de telefonía de los Contac Center siempre será imprescindible obtener reportes acerca del tiempo en que los agentes se encontraron conectados al sistema.

Obtener suma y promedio de horas

Para tal propósito tenemos un reporte acerca del tiempo en que los agentes estuvieron conectados al sistema durante dos días.

Mediante una tabla dinámica, deberemos obtener del mismo tiempo conectado, cuál fue su promedio y la suma de horas totales.

Cálculos de horas en Excel

Figura 1. Reporte de tiempo por agente.

Manos a la obra!

Seleccionamos nuestros datos y nos dirigimos a la pestaña Insertar. En la sección Tablas elegimos Tabla dinámica. Elegimos la ubicación de la tabla dinámica y presionamos Aceptar.

Insertada nuestra tabla dinámica movemos el campo NOMBRE a la sección FILAS para que el cálculo sea por cada agente. Para mostrar los datos del tiempo movemos el campo TIEMPO CONECTADO a la sección VALORES. Volvemos a mover el campo TIEMPO CONECTADO a VALORES.

Tabla dinámicas de horas

Figura 2. Tabla dinámica mostrando una columna para obtener dos cálculos.

Como vemos en la figura 2 al mover la columna TIEMPO CONECTADO nos hace automáticamente el cáculo de Cuenta, lo cual para este ejemplo no se adecúa.

Para darle formato de hora a la primera columna, debemos dar click derecho y elegimos la opción Configuración de campo de valor. Del listado que aparece en el formulario que se despliega elegimos Promedio.

Cálculo de Suma en Tabla dinámica

Figura 3. Podemos hacer distintos cálculos según nuestros datos.

Sin cerrar el formulario damos click en el botón Formato de número y nos vamos a la opción Personalizada. Para que el cálculo sume las horas de la columna elegida ingresamos el siguiente formato personalizado:

[hh]:mm:ss

Damos aceptar dos veces y listo.

Formato personalizado para sumar horas

Figura 4. Formato personalizado para sumar horas.

Para calcular el promedio damos click en la segunda columna y volvemos a elegir Configuración de campo de valor. Elegimos la opción Promedio y el formato personalizado será:

hh:mm:ss

Ahora ya nuestra tabla dinámica mostrará la suma y el promedio de las horas en que estuvo cada agente conectado.

Si deseamos mostrar el cálculo por fechas nada más movemos el campo FECHA a la sección FILTRO de la tabla dinámica.

Suma y promedio de horas en tabla dinámica de Excel

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