Exportar grandes cantidades de datos de Access a Excel con SELECT TOP

Imaginemos que tenemos una base de datos de Access de varios millones de registros y los queremos pasar a Excel, lo cual puede resultar una tarea extenuante (creanme, jajaja!!).

Como primera opción podemos hacer una consulta de datos de Excel a Access con las herramientas que nos ofrece Excel (Datos > Desde Access), pero llegará el momento en nos arroje un mensaje de advertencia como “La consulta devolvió más datos de los que se admiten en una hoja de cálculo”. Excel 2010 sólo acepta 1’048,576 filas de datos, lo cual puede ser suficiente para ciertas bases de datos, pero insuficientes para bases ‘enormes’.

Procedimiento

Abrimos nuestra base de datos de Access, la cual contiene más de 1 millón de registros. El primer pasó será crear una consulta: Crear > Asistente para consultas > Asistente para consultas sencillas… Elegimos los campos que queremos consultar y damos Finalizar.

La consulta nos arrojará todos nuestros datos de la tabla. Ahorá el momento de realizar una consulta SQL para seccionar nuestra tabla y así hacer exportaciones a Excel con registros de hasta 1 millón.

Elegimos el botón que dice SQL en la parte inferior derecha, tal como se muestra en la imagen:

Nos mostrará una pantalla blanca donde realizaremos nuestras consulta SQL:

Traer los primeros 1 millón de registros

SELECT TOP 1000000  *
FROM BASE_110408
ORDER BY ID ASC;

Traer los últimos 500,000 registros del final

SELECT TOP 500000  *
FROM BASE_110408
ORDER BY ID DES;

Traer el 50% de los primeros registros

SELECT TOP 50 PERCENT  *
FROM BASE_110408
ORDER BY ID ASC;

Traer el 50% de los últimos registros

SELECT TOP 50 PERCENT  *
FROM BASE_110408
ORDER BY ID DESC;

Exportar datos a Excel

Una vez que ejecutamos nuestra consulta, podemos exportar los datos a Excel. Sólo elegimos Datos externos > Excel… y seguimos los pasos.