Uso de combinar correspondencia de Word con datos de Excel
Generar cierta cantidad de cartas a determinada cantidad de destinatarios, pero con el mismo cuerpo de texto, pero incluirle a cada una el nombre del destinatario y otros datos ??
Esto es posible mediante la herramienta Combinar correspondencia de Word. Sólo se necesita tener una base de datos en diversos orígenes de datos; pero en esta ocasión será suficiente una tabla de Excel con las columnas requeridas.
Video: Imprimir varias cartas en un solo paso con Combinar correspondencia con Excel y Word
Procedimiento
Se hará una breve carta donde se le avise a los empleados el bono mensual que recibirán por sus servicios prestados. Para lo cual necesitamos una tabla de Excel que tenga las columnas de Nombre y Bonos.
Tablas de empleados
Posteriormente escribimos nuestra carta en Word tal y como queremos que sea enviada a los destinatarios. Iniciamos el asistente de Combinar correspondencia. En Word 2003 y anteriores está en el menú Herramientas > Cartas y correspondencia, y en 2007 y posteriores, en la pestaña Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia.
Ya en el asistente:
- Se elige la opción Cartas.
- Utilizar el documento actual.
- Utilizar una lista existente > Examinar…
- Elegir el archivo de Excel que hemos creado.
- Elegir la hoja donde esté nuestra tabla.
- Dar aceptar.
Al momento de terminar el asistente, se habilitarán los botones de la pestaña de Correspondencia. Para nuestro caso, nos situamos donde queremos insertar el nombre y nos vamos a botón de Insertar campo combinado para elegir el campo. Así lo hacemos hasta insertar nuestros 4 campos. Como se muestra en la imagen:
Para mostrar el valor de los campos elegimos Vista de previa de resultados y para sombrearlos lo elegimos Resaltar campos combinados.
En la parte derecha están las flechas de dirección para irnos a todos los registros de la tabla de Excel. Por último para imprimir presionamos el botón de Finalizar y combinar > Imprimir documentos. Ahí elegimos el rango de registros que queremos imprimir.
Imprimir cartas con Combinar correspondencia
