Una de las cosas que más ha evolucionado en los últimos años ha sido la forma en la que nos comunicamos, desde el "tradicional" e-mail hasta las videoconferencias desde cualquier dispositivo ….
Pero en este artículo me gustaría comentar el "mal uso" que se hace a veces de la mensajería instantánea, muchas veces confundiendo su uso con el del correo electrónico. En años anteriores (y en la actualidad) los usuarios utilizan el correo como una vía de comunicación en "tiempo real", enviándose en menos de dos minutos 10 correos electrónicos, algo que se debería hacer con la IM. Un e-mail al final debe ser algo breve, pero no tanto como un IM, sobre todo pensando en que es una vía de comunicación asíncrona y que no debemos esperar una respuesta de forma inmediata. Entre que lo enviamos, pasa por los distintos filtrados y servidores, un e-mail puede llegar a tardar unos 60 segundos (es posible que menos, pero utilicemos este valor como referencia) en llegar al buzón de destino. Y en muchas ocasiones se utiliza el e-mail para contestar un SÍ, OK, NOS VEMOS, PERFECTO, ME VALE, ACEPTADO, etc.. para esto tenemos la IM por favor. De ahi que herramientas como Lync nos ayudarán a tener unas conversaciones más fluidas con nuestros compañeros / clientes / socios / etc…, además de minimizar el almacenamiento utilizado y de optimizar las comunicaciones profesionales (como se hacía antes con las comunicaciones personales (Yahoo Messenger, Windows Messenger, etc…)). La IM es casi un sistema síncrono, ambos participantes podemos envira y recibir mensajes en tiempo real, otra cosa será la velocidad a la que podamos leer los mensajes del resto de participantes. Pero aquí es donde en ocasiones se utiliza (desde mi punto de vista) se realiza una "mal uso" de la IM, porque muchos usuarios tratan de tener conversaciones de la misma forma que con los correos electrónicos: Mensajes largos. En la IM lo ideal es tener las conversaciones que queramos, pero con mensajes rápidos, cortos y esperando respuestas de la misma forma. Si queremos enviar un mensaje que tardamos 60 segundos en escribir, ya no es un mensaje instantáneo … es un correo como los de siempre. La idea de la IM se basa en rápidas respuestas y comunicaciones fluidas, y si tenemos que ver esto a cada mensaje de alguien …. xxxxx está escribiendo un mensaje
No utilicemos la IM como un correo por favor, pero tampoco hagamos lo contrario … pero si realmente queremos agilizar las comunicaciones empresariales daremos el salto a la Videoconferencia y con Lync esto podemos hacerlo de manera sencilla … desde un e-mail podemos llegar una videoconferencia en 3 sencillos pasos pasando por la IM desde un e-mail , Audio y luego Videoconferencia
Si tenemos unos de estos e-mails que se convierten en un partido de tenis, lo mejor que podemos hacer es que cuando nos llegue un e-mail pulsemos Control + IM y se nos abrirá una conversación de IM con el remitente y ya podemos establecer una comunicación más fluida. Si consideramos que no es suficiente y queremos expresarle de viva voz nuestros comentarios, podemos llamarlo directamente desde la conversación y si por último queremos tener una sensación completa de trabajo colaborativo podemos pulsar en el botón de videoconferencia para iniciarla en ese mismo instante.
Debemos optimizar el tiempo que dedicamos a contestar e-mails, para ello podemos hacerlo con nuestra herramienta de Comunicaciones Unificadas por excelencia: Microsoft Lync. Como habéis observado pasar de leer un e-mail a tener una videconferencia con nuestros contactos. Además, no confundamos el funcionamiento de cada herramienta, un correo debe ser algo más extenso y no buscando una respuesta rápida. Sí queremos una respuesta inmediata y de un tema concreto en el menor tiempo posible pero sin más distracciones, enviemos un IM y si queremos tratar temas con cierta duración y además poder interactuar de forma natural tenemos las llamadas de VoIP y las Videoconferencias.
La correcta utilización de las distintas herramientas tienen muchos más beneficios que los que os he comentado, pero para mi es importante que la IM sea rápida y fluida … además con la llegada de todos los dispositivos móviles, yo creo que la IM es la forma más eficiente de comunicarnos con este tipo de dispositivos. Claramente, después de las llamadas de Audio o Videoconferencias que nos aportan un valor añadido a nuestras comunicaciones, generando confianza y transparencia en nuestras conversaciones. Debemos ser conscientes que los e-mails no transmiten sensaciones, pasión ni entonación, por lo que en muchas ocasiones pueden ser mal interpretado por la persona que lo recibe. En la IM se ha mejorado en muchos aspectos, porque la comunicación es casi en tiempo real y podemos contestar acto seguido de que recibimos un mensaje, y utilizando correctamente los emoticonos llegamos a un punto de comprensión de la conversación muy elevado. Teniendo en muchos casos claro lo que queremos trasmitir, sin que nuestros contactos tengan otra percepción de lo que queremos comentarles.
En resumen, por favor, utilicemos las herramientas de forma correcta y no cambiemos la filosofía con la que fueron creadas. Pensemos que la tecnología nos ayudará a "humanizar" las comunicaciones y acercarnos a un mundo virtual lo más real posible.
Espero que os sea de utilidad!!!
