Algo en lo que pensamos antes de tomar la decisión de implementar una solución de Comunicaciones Unificadas es en el ROI (Retorno de la Inversión), para ello debemos analizar varios aspectos que debemos tener en cuenta:
- Inversión inicial
- Licenciamiento
- Hardware
- Servidores
- Estaciones de Trabajo
- Dispositivos Móviles
- Gateways
- Switchs
- Consultoría e Integración
- Auditoría
- Piloto
- Proyecto
- Formación
- Soporte
- Ahorro de costes
- Mayor productividad en las comunicaciones internas/externas
- Telefonía
- Viajes
Para poder explicar esto me gustaría hacerlo sobre un diseño real que cualquier empresa podría adoptar, para ello os muestro el siguiente esquema:
Este esquema trata de representa una compañia la cual ha implementado Lync Server 2013 implementando también la parte de Telefonía Empresarial con un ITSP para abaratar el coste de las llamadas. Toda la plataforma de Lync Server 2013 se ha implementado en un Data Center con servidores virtualizados, en su versión Enterprise y con un TRUNK SIP con un ITSP de ámbito internacional para conseguir DDI de distintos paises. Esta empresa tiene sedes en todo el país (España) y sedes en el resto del mundo, en algunas cuentan con sistemas IP-PBX y otras solo con portátiles y clientes Lync 2013. Las sedes que cuentan con IP-PBX se han conectado mediante VPN (Cisco VPN IPSec Site-to-Site con Certificados Digitales) para conectar vía TRUNK SIP (Lync Server: Direct SIP, Trunk SIP e Inter-Trunk Routing, Direct SIP Lync 2013 –> Cisco CME 8.X (Parte I), Direct SIP Lync 2013 –> Cisco CME 8.X (Parte II)) a los usuarios con teléfonos conectados a la IP-PBX con los usuarios de Lync. Estos usuarios podrán recibir y llamar a cualquier usuario de Lync, participar en reuniones en línea pero solo con audio, de esta forma podremos tener un sistema híbrido sin tener que incurrir en gastos de migración para oficinas las cuales aún tienen sistemas IP-PBX sin amortizar.
La compañia tiene unos 140 consultores de ventas, los cuales más del 60% de su tiempo están fuera de las oficinas conectados vía DirectAccess (Windows Server 2012: DirectAccess (Actualizado 15-02-2013), Windows Server 2012: DirectAccess en un clúster con Windows NLB) para acceder de forma segura a la intranet de la compañía (SharePoint 2013), servidores de ficheros y Exchange Server 2013. ADemás, todos cuentan con dispositivos móviles de lo más variado en cuanto al sistema operativo: Windows Phone 8, IOS, Android y todos ellos cuentan con servicios de datos (3G o 4G) para poder consumir los distintos servicios empresariales (Lync, Exchange, CRM, SharePoint). Además, todas las llamadas a clientes se realizan mediante Lync lo que permite por un lado ahorrar más del 70% del coste de la llamada y mostrar el teléfono de cabecera de la compañia.
En el Data Center en donde tiene la implementación de Lync Server, también cuenta con los siguientes servicios:
- Active Directory
- 2 Controladores de Dominio
- SQL Server
- 2 Servidores configurados con Mirroring
- Exchange Server
- 2 Servidores de Buzones
- 2 Servidores de Acceso de Cliente
- TMG 2010 SP2 o UAG
- 2 Servidores en Alta Disponibilidad
- Lync Server 2013
- 2 Front-END
- 2 Mediation Server
- 2 Edge
- CRM Microsoft
- 1 Servidor de CRM
- SharePoint
- 1 Servidor de SharePoint
Además en cuanto al hardware utilizado, hemos contratado con proveedor X de Ia siguiente infraestructura:
- 4TB de Almacenamiento
- 350GB de RAM
- 6 Direcciones IP Públicas
- Servicios de Firewall
- IPS
- VPN con Certificados Digitales (Cisco VPN IPSec Site-to-Site con Certificados Digitales)
- 20MB simétricos de conectividad para Voz y Datos
Con esta infraestructura que se ha desplegado, podremos dar servicios de Voz y Datos a los 500 usuarios de la compañía repartidos entre diferentes ubicaciones físicas por todo el mundo. En las sedes remotas que tenían PBX, se han reemplazado por el cliente Lync 2013 evitando así tener distintos mantenimientos de cada una de las PBX en cada ubicación, además de no tener hardware (teléfonos ni centralitas) ni costes de líneas RDSI, PRIMARIOS o RTB. Este mismo escenario se ha replicado en el 95% de las sedes de la compañía, permitiendo ahorrarnos el coste de 70 PBX y más de 140 líneas (dos por sedes) de voz (PRIMARIO, RDSI y RTB). Con la implementación de Lync de forma centralitada y la contratación de un ITSP (Internet Telephony Service Provider) cursaremos todas las llamadas de Voz vía TRUNK SIP. Esto nos reporta los siguientes beneficios directos:
- Ahorro del 70% del coste de cada llamada
- Sin establecimiento de llamada
- Tarificación por segundos
- Centralización de los DDI
- Reducción de la complejidad de los planes de marcado, porque es el proveedor quien se encargará de entregar la llamada en cualquier parte del mundo. Aunque tenemos distintos DDI para tener numeraciones de distintos países, será el ITSP quien se encarga de entregar la llamada en cada pais.
- IVR
- Gestión centralizada
- Multi idioma
El tener un ITSP con presencial internacional, nos permite desde España (por ejemplo) contratar DDI de cualquier parte del mundo sin tener que negocionar nosotros directamente en cada país. Por lo que podemos tener DDI de USA, Brasil, China, España, Francia, UK, etc.. con un coste de 2€ / mensual, y además que todas las llamadas que nos realicen a estos números lo podremos conectar en cualquier sitio en donde el usuario que tenga asociado ese DDI haya iniciado sesión. Esto nos permite no tener oficinas físicas en cada país y tener numeración del mismo para que nuestros clientes puedan ponerse en contacto con nosotros a coste reducido, incluso a coste 0 si su proveedor tiene tarifa plana para llamadas nacionales. También podemos configurar un DDI en nuestro IVR de Lync y en distintos idiomas, lo que nos permite desplegar un sistema de respuesta automática (Lync 2013: Capacidades de los grupos de respuesta ,Lync: Grupos de Respuesta (Parte I), Lync: Grupos de Respuesta (Parte II), Lync: Grupos de Respuesta (Parte III)) de forma centralizada y que podemos gestionar para dar servicio a todo el mundo y todo esto desde un único TRUNK SIP y un ITSP (claramente todo en Alta Disponibilidad).
- Adquisición de Hardware o Outsourcing del mismo (IaaS)
- Cambio del coste fijo al coste variable
- Menor coste energético
- Licenciamento
- Instalación On-Premise
- Instalación On-Line
- Instalación Híbrida
- Telefonía
- Convencional
- VoIP
- Usuario
- Formación
- Adaptación
Como he venido comentando en este artículo, si contamos con ciertos aspectos claves como compañia, el ahorro de coste es casi de forma inmediata (VoIP). Pero creo que algo muy importante en Lync sobre todo, es la posibilidad de federarnos con otras compañias o sistemas de mensajería públicos. Esto nos permite, a la vez que podemos conectarnos con compañeros de trabajo en cualquier parte del mundo, es poder conectarnos con otras compañias que tienen Lync o usuarios de Skype, Google, etc…
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Posibilidad de crecimiento
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Conexión a Internet
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Almacenamiento
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Disponibilidad
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Eletrónica de red en HA
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Sistemas Eléctricos rendundantes
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Seguridad
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Monitorización
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Actualización
- Reducción de líneas tradicionales (PRIMARIOS, RDSI, RTB)
- Eliminación de centralitas PBX, IP-PBX
- Centralización de todas las comunicaciones
- Centralización y reducción de los contratos de soporte
- Facilidad de integración con nuevas sedes, clientes, etc…
- Reducción de más del 70% de la factura telefónica
- etc…
Las Comunicaciones Unificadas es algo que ha empezado a sonar y muy fuerte en toda las compañías de mundo, no solo por el ahorre de coste sino por los beneficios que ofrece al usuario final. Espero que no me haya liado mucho con las explicaciones, porque aun me han quedado cosas pendientes por comentar, pero creo que las principales han quedado documentados. En próximos artículos iremos viendo con más nivel de detalle el ROI de este tipo de soluciones