The GuruXP Blog

En el post de hoy, explicaremos como eliminar un dominio de una suscripción de Office365, bien porque se nos acabe una evaluación, porque queramos migrar a otra familia de planes o porque ya no vayamos a utilizar el dominio.

Lo primero que tenemos que hacer es configurar los usuarios que estén utilizando el dominio en cuestión con el dominio alternativo, ya sea el que suministra Microsoft (dominio.onmicrosoft.com) u otro que tengamos. Esto implica dos cosas a revisar: el sufijo UPN de inicio de sesión (lo que esta después del @), y las direcciones proxy (también llamados alias) asignados en la ficha de direcciones de correo de cada usuario.

Para hacerlo via GUI (interfaz grafica):

• Accedemos a nuestro portal de Office365 con credenciales de Administrador.
• Vamos a la ficha Usuarios y Grupos.
• Seleccionamos todos los usuarios afectados y le damos a editar.
• Nos vamos al apartado «Detalles«, y en «Dominio» seleccionamos uno diferente.

Para las direcciones proxy, tendremos que hacerlo uno por uno editando los detalles, pinchando en la sección «mas» y luego en «editar propiedades de exchange«, vamos a la sección de «direcciones de correo electrónico» y eliminamos las que tengan el dominio a quitar.

Para hacerlo via PowerShell:

• Lo primero será tener preparado nuestro entorno de PowerShell para conectarnos a Office365
• Nos conectamos al servicio de Office365 mediante PowerShell con los siguientes cmdlets:

$LIveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LIveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

• Ejecutamos lo siguiente para averiguar que usuarios tienen el dominio en cuestión asignado:

Get-MsolUser -DomainName [Domain] | fl UserPrincipalName

• Cambiamos los usuarios que requieran el cambio con lo siguiente:

Set-MsolUserPrincipalName -UserPrincipalName [CurrentUPN] -NewUserPrincipalName [NewUPN]

Una vez que hemos eliminado los rastros de los usuarios, tenemos que hacer lo mismo con los grupos de distribución y/o seguridad. Para ello tendremos que acceder al panel de control de Exchange Online (si disponemos de un plan de pequeña empresa hay que seguir este articulo para acceder al ECP) haciendo click en la parte superior derecha donde pone «Admin» y luego en «Exchange«, accedemos a «grupos» y editamos cada uno de ellos, pinchamos en la sección de «direcciones de correo electrónico» y eliminamos la del dominio en cuestión.

De igual forma pasa con los buzones compartidos, buzones de sitio y usuarios dados de alta en Lync Online.

Cuando ya hemos hecho y comprobado todo esto, deberemos hacer click en el nombre de la empresa dentro de la pantalla principal de nuestro portal de office365  y cambiar el dominio asociado.

Bien, ya hemos repasado que no quedan rastros en usuarios, grupos de distribución/seguridad, buzones compartidos, buzones de sitio, lync online, y a nivel de suscripción, por lo que podemos proceder a su eliminación totalmente accediendo al apartado «dominios» dentro del portal de office365, seleccionamos el dominio a quitar y lo eliminamos.

Si por el contrario queremos hacerlo con PowerShell, este es el comando a ejecutar:

Remove-MsolDomain -Domain dominio.com

If just a few days ago i explained how to create and manage Distribution Groups under Exchange Online, now i come to do the same about Dynamic Distribution Groups under Exchange Online.

Definition and Functionality

Dynamic Distribution Groups are a functionality that allows to receive E-Mails under a virtual address and distribute them between their members, defining members to be the ones that meet one or more of the conditions we specify under the properties of the group according to values of the user properties.

An example of this would be a department like Office365 IT Support located at NY with one or more employees that have the need of forwarding all the E-mails sent to an address like o365.support.NY@contoso.com. Due that this department has fluent employees that come and go out of the company, it’s management could be more loaded than expected. To avoid this, Microsoft thought of a new functionality that could automatically add members located at the NY office and the Office365 IT support department.

With this functionality we will not only avoid configuring a POP account PC by PC, but also be able to assign permissions to users who want to send E-mails as the department address or on behalf of in difference to the Distribution Groups of other platforms, and also avoid high workload on the management area as it’s automatic.

Configuration through the Office365 Portal

– The first thing we have to do is access our Office365 portal (http://portal.microsoftonline.com). – Then we need to access the Exchange Control Panel or ECP clicking on the upper side of the screen where it says «Admin» and then on «Exchange». (Click here to access the ECP if you have a Small Business Plan).

– Once inside, click on «Groups».

– Click on the «+» Symbol and then where it says «Dynamic Distribution Group» – Set the properties of the group we want to create:

Display Name: this is the name it will appear on the Global Address List and also on the recipients as the Department.

Alias: this field is the identifier that the system will use to localize and identify this group.

Description: we can assign a short description of the use we’ll use the group for.

Owners: indicates who will have the permissions to make modifications over this group.

Members: here we will define who will form part of this group, allowing to receive all the messages sent to the virtual address, only if they meet the conditions we set below.

– Once you’ve created the group, we can define additional properties doing a double click on it.

The screens we will find are:

General, where we can define or edit options like Display Name, the SMTP address it will use, Description and something very important, the ability to hide the group from the Global Address List (GAL).

Ownership, where we can set the owners that can make modifications to the group, including the new member approvals.

Membership, here we can set the members or recipients of the mails sent to the virtual address and the conditions they have to meet to be one of it.

Membership Approval, to set the permissions config to join or leave the group.

Delivery Management, where we can set the senders that can send messages to this group. By default the selected option is set to «Only senders inside the organization», so if we want to receive messages from outside the organization we must select the other option where it says «Senders inside and outside of my organization». Also we can set specific members that can send to this group.

Message Approval, here we can set the message flow to moderate the messages in case we want to approve the received messages before distributing it to its members. We can also define the moderators we want and if we want to exclude from this rule certain senders in who we trust. Also have the possibility to notify the sender in case his message has been rejected.

E-mail Options, from this section we can define one or various SMTP addresses to be used to receive using this group.

Mailtip, we can also define the message that will appear to users inside our organization using Microsoft Outlook when selecting the group as recipient. For example a message indicating it can be a delay of two days for answering the message.

Group Delegation, here we can assign permissions to «Send As» or «Send on Behalf Of» to users so they can send messages using the group as the sender.

Configuration through PowerShell

– First of all we need to prepare our environment to connect with our Office365 subscription via PowerShell.

– Then we only need to run the following:

New-DynamicDistributionGroup -Name «Dynamic DG Name» -RecipientFilter {(RecipientType -eq ‘UserMailbox’) -and (Department –like <DeptName’>)}

– Set the group to allow messages to be received from outside and inside the org:

Set-DynamicDistributionGroup «Group Name» -RequireSenderAuthenticationEnabled $False

– Assign other owners of the group:

Set-DynamicDistributionGroup -Identity «Group Name» –ManagedBy user@company.com -BypassSecurityGroupManagerCheck

– Add additional SMTP addresses to the group:

Set-DynamicDistributionGroup «Group Name» -EmailAddresses SMTP: dept@company.com, alias@company.com

– Hide the group from the Global Address List (GAL):

Set-DynamicDistributionGroup «Group Name» -HiddenFromAddressListsEnabled $True

– Show members of a Dynamic Distribution Group:

$DDG = Get-DynamicDistributionGroup «Dynamic DG Name» Get-Recipient -RecipientPreviewFilter $DDG.RecipientFilter |ft alias

I hope you find this useful.

Si hace poco explicaba como crear y administrar grupos de distribución en Exchange online, ahora os traigo lo mismo pero con la funcionalidad de grupos de distribución dinámicos.

Definición y finalidad

Los grupos de distribución dinámicos son una funcionalidad que permite recibir correos electrónicos bajo una dirección asignada y distribuirlos entre los miembros que pertenezcan a el, siendo estos aquellos que cumplan una o varias condiciones especificas de las propiedades de la ficha de usuario.

Un ejemplo de esto podría ser un departamento como soporte técnico de office365 ubicado en Madrid con 1 o mas empleados que tengan la necesidad de recepcionar los correos enviados a una dirección como soporte.o365.madrid@contoso.com. Dado que es un departamento que incorporan empleados constantemente y causan bajas a menudo, su gestión podría ser liosa y eso significa un tiempo valioso en cuanto a gestión. Para evitar esto, Microsoft ha pensado que seria buena idea introducir la posibilidad de que los miembros o empleados que cumplan con la condición de que su departamento sea soporte y su ubicación sea Madrid sean miembros de forma automática de ese grupo de distribución.

Con esta funcionalidad no solo conseguimos evitar configurar una cuenta POP equipo por equipo sino que a diferencia de los grupos de distribución de otras plataformas aquí podemos asignar permisos para que los usuarios envíen como el departamento o en nombre del departamento y nos ahorramos el tiempo de gestión al ser automático.

Configuración utilizando el Portal de Office365

– Lo primero que tenemos que hacer es acceder al portal de Office365 (http://portal.microsoftonline.com). – A continuación accederemos al panel de control de Exchange o ECP pinchando en la parte superior derecha donde pone «Admin» y luego en «Exchange». (si tienes un plan P1 de pequeña empresa accede al ECP siguiendo esta guía).

– Una vez dentro hacemos click en «Grupos»

– Hacemos click en el símbolo «+» y a continuación donde pone «Grupo de Distribución Dinámico» – Establecemos las propiedades del grupo que queremos crear incluyendo las condiciones que se deben cumplir para ser miembro del mismo:

Nombre para mostrar: este es el nombre que aparecerá en la lista global de direcciones y que le aparecerá también a los destinatarios que reciban correos enviados a través de este grupo.

Alias: este campo es el identificador que usara el sistema para localizar e identificar a este grupo.

Descripción: podemos asignar una descripción corta de la finalidad del grupo.

Propietarios: indica quien tendrá los permisos necesarios para realizar modificaciones sobre el grupo.

Miembros: aquí definimos quienes serán los integrantes del grupo que recibirán los correos enviados a la dirección principal siempre y cuando cumplan las condiciones establecidas en el contexto.

– Una vez creado el grupo, podremos definir propiedades adicionales del mismo haciendo doble click sobre el grupo. Las pantallas con las que nos encontraremos son:

General, donde podremos definir el nombre para mostrar, el alias, la dirección de correo, descripción y algo muy importante, la posibilidad de esconder el grupo de la lista global de direcciones para que sea un grupo «invisible» para los usuarios

Propiedad, donde indicamos quienes pueden realizar modificaciones al grupo, incluido la aprobación de miembros nuevos.

Pertenencia, donde podemos indicar las condiciones que deberán cumplir los usuarios para que sean considerados destinatarios o recipientes de los correos enviados a la dirección del grupo.

Administracion de entregas, donde podemos establecer quien puede enviar correos a la dirección de correo. Por defecto viene establecido para que únicamente acepte correos de las personas dentro de la organización, por lo que si queremos aceptar correos de otros dominios ajenos a nuestra organización tendremos que marcar la opción de «Remitentes dentro y fuera de la organización». Incluso podemos especificar remitentes específicos permitidos para enviar correo al grupo.

Aprobación de Mensajes, aquí podemos establecer el flujo de correo recibido para poder moderarlo en caso que queramos aprobar los mensajes recibidos en el grupo antes de enviarlos a los miembros. Podemos definir los moderadores que queramos y si queremos excluir de esta regla a ciertos remitentes en los que confiemos. También tenemos la posibilidad de notificar al remitente de cuando un mensaje suyo no ha sido aprobado.

Opciones de correo electrónico, desde este apartado podemos definir una o varias direcciones de correo electrónico a las que podremos enviar correos a este grupo.

Sugerencia de correo electrónico, desde aquí podemos definir el mensaje que le sale a los usuarios internos de la organización dentro de Microsoft Outlook a la hora de seleccionar el grupo como destinatario. Por ejemplo un mensaje que indique que pueden pasar hasta 3 días hábiles para responder el mensaje.

 Delegación de Grupo, aquí podemos asignar permisos de «enviar como» o enviar «en nombre de» a los usuarios de manera que puedan enviar correos electrónicos utilizando al grupo como remitente.

Configuración utilizando PowerShell

– Lo primero que tenemos que hacer es preparar nuestro entorno para conectarnos a nuestra suscripción de Office365 mediante PowerShell.

– Lo segundo será ejecutar lo siguiente:

New-DynamicDistributionGroup -Name «<Nombre de Grupo Dinamico>» -RecipientFilter {(RecipientType -eq ‘UserMailbox’) -and (Department –like <‘nombre de departamento’>)}

– Muy importante, establecer que los remitentes de fuera de la organización puedan enviar correos al grupo:

Set-DynamicDistributionGroup «Nombre del Grupo» -RequireSenderAuthenticationEnabled $False

– Podemos también agregar los propietarios del grupo de distribucion:

Set-DynamicDistributionGroup -Identity «Nombre del Grupo» –ManagedBy Usario@dominio.com -BypassSecurityGroupManagerCheck

– Para agregar direcciones adicionales de correo al grupo:

Set-DynamicDistributionGroup «Nombre del Grupo» -EmailAddresses SMTP: grupo@dominio.com, alias@dominio.com

-Esconder el grupo de distribucion de la lista global de direcciones:

Set-DynamicDistributionGroup «Nombre del Grupo» -HiddenFromAddressListsEnabled $True

-Mostrar miembros de un grupo de distribución dinámico

$DDG = Get-DynamicDistributionGroup «Nombre del Grupo» Get-Recipient -RecipientPreviewFilter $DDG.RecipientFilter |ft alias

Hasta aquí esta guía de Grupos de Distribución Dinámicos en Exchange Online Office365.

Definición y finalidad

Los grupos de distribución es una funcionalidad que permite recibir correos electrónicos bajo una dirección asignada y distribuirlos entre los miembros que pertenezcan a el.

Un ejemplo de esto podría ser un departamento como compras con 1 o mas empleados que tengan la necesidad de recepcionar los correos enviados a una dirección como compras@contoso.com.

Con esta funcionalidad no solo conseguimos evitar configurar una cuenta POP equipo por equipo sino que a diferencia de los grupos de distribución de otras plataformas aquí podemos asignar permisos para que los usuarios envíen como el departamento o en nombre del departamento.

Configuración utilizando el Portal de Office365

– Lo primero que tenemos que hacer es acceder al portal de Office365 (http://portal.microsoftonline.com).
– A continuación accederemos al panel de control de Exchange o ECP pinchando en la parte superior derecha donde pone «Admin» y luego en «Exchange». (si tienes un plan P1 de pequeña empresa accede al ECP siguiendo esta guía).

– Una vez dentro hacemos click en «Grupos»

– Hacemos click en el símbolo «+» y a continuación donde pone «Grupo de Distribución»
– Establecemos las propiedades del grupo que queremos crear:

Nombre para mostrar: este es el nombre que aparecerá en la lista global de direcciones y que le aparecerá también a los destinatarios que reciban correos enviados a través de este grupo.

Alias: este campo es el identificador que usara el sistema para localizar e identificar a este grupo.

Descripción: podemos asignar una descripción corta de la finalidad del grupo.

Propietarios: indica quien tendrá los permisos necesarios para realizar modificaciones sobre el grupo.

Miembros: aquí definimos quienes serán los integrantes del grupo que recibirán los correos enviados a la dirección principal.

Permisos de unión al grupo: aquí podemos definir si los empleados pueden unirse al grupo sin necesidad de aprobación ninguna (abierto), si los empleados no pueden unirse al grupo sin excepción salvo que el propietario lo agregue de forma manual (cerrado), o si los empleados pueden enviar peticiones de unión al grupo para que el propietario lo rechace o lo apruebe (Aprobación del propietario).

Permisos de salida del grupo: en este apartado podemos definir si los empleados pueden abandonar el grupo sin necesidad de que ningún propietario lo apruebe (abierto), o si por el contrario el propietario debe aprobar la salida del miembro del grupo (cerrado).

– Una vez creado el grupo, podremos definir propiedades adicionales del mismo haciendo doble click sobre el grupo. Las pantallas con las que nos encontraremos son:

General, donde podremos definir el nombre para mostrar, el alias, la dirección de correo, descripción y algo muy importante, la posibilidad de esconder el grupo de la lista global de direcciones para que sea un grupo «invisible» para los usuarios

Propiedad, donde indicamos quienes pueden realizar modificaciones al grupo, incluido la aprobación de miembros nuevos.

Pertenencia, donde podemos indicar los destinatarios o recipientes de los correos enviados a la dirección del grupo.

Aprobación de pertenencia, para establecer el grado de permisos para unirse al grupo o para abandonarlo.

Administracion de entregas, donde podemos establecer quien puede enviar correos a la dirección de correo. Por defecto viene establecido para que únicamente acepte correos de las personas dentro de la organización, por lo que si queremos aceptar correos de otros dominios ajenos a nuestra organización tendremos que marcar la opción de «Remitentes dentro y fuera de la organización». Incluso podemos especificar remitentes específicos permitidos para enviar correo al grupo.

Aprobación de Mensajes, aquí podemos establecer el flujo de correo recibido para poder moderarlo en caso que queramos aprobar los mensajes recibidos en el grupo antes de enviarlos a los miembros. Podemos definir los moderadores que queramos y si queremos excluir de esta regla a ciertos remitentes en los que confiemos. También tenemos la posibilidad de notificar al remitente de cuando un mensaje suyo no ha sido aprobado.

Opciones de correo electrónico, desde este apartado podemos definir una o varias direcciones de correo electrónico a las que podremos enviar correos a este grupo.

Sugerencia de correo electrónico, desde aquí podemos definir el mensaje que le sale a los usuarios internos de la organización dentro de Microsoft Outlook a la hora de seleccionar el grupo como destinatario. Por ejemplo un mensaje que indique que pueden pasar hasta 3 días hábiles para responder el mensaje.

 Delegación de Grupo, aquí podemos asignar permisos de «enviar como» o enviar «en nombre de» a los usuarios de manera que puedan enviar correos electrónicos utilizando al grupo como remitente.

Configuración utilizando PowerShell

– Lo primero que tenemos que hacer es preparar nuestro entorno para conectarnos a nuestra suscripción de Office365 mediante PowerShell.

– Lo segundo será ejecutar lo siguiente:

New-DistributionGroup -Name «Nombre del Grupo» -DisplayName «Nombre para Mostrar»
-Alias «Alias del Grupo» -PrimarySmtpAddress «Direccion de correo asignada«

– A continuación deberemos agregar los Miembros:

Add-DistributionGroupMember  «Nombre del Grupo» -Member
Usuario@dominio.com -BypassSecurityGroupManagerCheck

– Muy importante, establecer que los remitentes de fuera de la organización puedan enviar correos al grupo:

Set-DistributionGroup «Nombre del Grupo» -RequireSenderAuthenticationEnabled $False

– Podemos también agregar los propietarios del grupo de distribucion:

Set-DistributionGroup -Identity «Nombre del Grupo» –ManagedBy Usario@dominio.com
-BypassSecurityGroupManagerCheck

– Para agregar direcciones adicionales de correo al grupo:

Set-DistributionGroup «Nombre del Grupo» -EmailAddresses SMTP: grupo@dominio.com, alias@dominio.com

-Esconder el grupo de distribucion de la lista global de direcciones:

Set-DistributionGroup «Nombre del Grupo» -HiddenFromAddressListsEnabled $True

Hasta aquí esta guía de Grupos de Distribución en Exchange Online Office365.

Hi, today I wont be bringing you any kind of tutorial or nothing by the style, but a tool that I discovered that I find very very interesting. It’s a tool as a service that will let us access complete predefined reports on the way of our Office365 subscription.

This tool is called COGMOTIVE .

Office365 native reports are just few and of course we can generate limited custom reports with PowerShell but we really would like more in detail reports like a forwarding enabled users without the need of PowerShell Cmdlets.

Well Cogmotive brings us many possibilities without being pendant of custom scripts being launched to get the detailed info and when needed.

When we first enter our Cogmotive account (free for subscriptions up to 25 users by the way) we’ll find a Dashboard with all the relevant data of our Office365 subscription.

And just on the left side all the reports we have available without any configuration (including the new ones that they constantly incorporate).

Its use is simple and shows the info without having any experience with PowerShell. There’s no need to install anything anywhere and the first time config is fast and simple. This process has two modes: automatic (for those who don’t want to complicate theirselves), and the manual mode (for curious like me).

Some of the reports that I’ve found interesting are:

Shared mailboxes size report

Mailbox size over time report

Users with Email forwarding enabled report

Users with mobile devices and their OS report

Security applied to mailboxes report

Assigned licenses inside the org report

Also we have the option to create, generate, export and also schedule custom reports to be e-mailed on a PDF or CSV format.

On the security side, the established session is via https but also incorporates the two factor authentication option to be used with the Microsoft Authenticator App.

Prices? See them by yourselves:

In conclusion, we can define a very large list of pros, but only two cons:

-the first one (just to be named as a defect), it’s only on English…

-the second one and a very important one, the account that needs to be created on the initial startup to be used as the reports service needs to be a member of the View-Only organization management (logic and necessary) and the HelpDesk Administrators role, this last role allows their members to reset non admin user passwords.

In my case i did the manual initial startup and when it came the part to add the user to the roles, i skipped the Helpdesk Administrator role and it works perfectly.

So my recommendation is that as is a simple, complete, reliable and free product for up to 25 users, it’s a must be in our Office365 subscription, at least to try out.

Until next post!

Buenas, hoy no os traigo un tutorial ni nada por el estilo sino una herramienta que he descubierto y que me parece interesante no, interesantísima. Se trata de una herramienta como servicio que nos permitirá acceder a informes predefinidos y muy completos sobre la marcha de nuestra suscripción de Office365.

Esta herramienta se llama COGMOTIVE .

Es de saber que los informes que podemos generar dentro del portal de Office365 son los que hay y punto y que tenemos la posibilidad de generar algún que otro incluso con PowerShell pero se echan en falta algunos informes mas detallados como por ejemplo cuantos usuarios tienen activada una redirección de correo.

Bien pues Cogmotive nos da varias posibilidades sin necesidad de estar pendientes de generar scripts de PowerShell ni de programarlos para obtener informaciones claras y detalladas de forma constante.

Al entrar en nuestra cuenta (gratuita para suscripciones de hasta 25 usuarios por cierto), se nos presenta un Dashboard o panel de información, con datos relevantes de nuestra suscripción.

Y justo a la izquierda todos los informes que tenemos disponibles (incluyendo los nuevos que vayan incorporando).

Su uso es sencillo y muestra la información sin tener mucha experiencia (o ninguna) con PowerShell. No hace falta instalar nada en ningún sitio y el proceso de puesta en marcha es rápido y simple. Este proceso de puesta en marcha presenta dos modalidades: automático (para los que no quieran complicarse), y el manual (para los curiosos como yo ).

Algunos de los informes que me han llamado la atención son:

Informe de tamaño de buzones compartidos

Informe de histórico en tamaño de buzones personales

Informe de usuarios con redirección de correo

Informe de dispositivos móviles en la empresa

Informe de seguridad aplicada en los buzones

Informe de licencias asignadas en la organización

Además si vemos que queremos algún informe personalizado, podemos general, guardarlo, exportarlo o incluso programarlo para que nos lo envíe por correo electrónico en formato csv o pdf

En cuanto a la seguridad, la sesión es mediante https pero es que además incorpora la posibilidad de doble factor de autenticación con la aplicación de Microsoft Authenticator.

Los precios? Veanlo ustedes mismos:

En conclusión, puedo definir una lista de pros muy larga, pero de contras solo dos:

-la primera solo por sacar un defecto que en realidad es una funcionalidad que echo en falta, solo esta en ingles

-la segunda y es muy importante, la cuenta que crea el proceso de puesta en marcha en nuestra suscripción pasa a ser miembro del rol View-Only organization management (lógico y necesario) y del grupo HelpDesk Admnistrators, que permitiría a la cuenta cambiar y resetear contraseñas de usuarios no administradores.

En m caso lo hice de forma manual y a la hora de agregar los roles a la cuenta de servicio, me salte la última parte donde lo agregas al rol en cuestión y me funciona perfectamente.

Así que mi recomendación es que dado que es un producto sencillo, completo y encima gratis hasta los 25 usuarios no debe desperdiciarse la oportunidad de implantarlo o al menos probarlo.

Hasta la próxima!

Hi, today i´ll bring you a little tip when working with PowerShell to be made easy and friendly for those who aren’t comfortable with it or don’t want to remember arguments and other stuff when working with Office365. It’s no other thing than the «Out-GridView» modifier. This modifier is not something from out of this world but many people have already asked for something to make PowerShell working a bit easier and enables you to work a bit more GUI and less text based with Cmdlets without the need of remembering arguments and options for each CmdLet letting filter the info with just a few mouse clicks.

For Example, if we run the following CmdLet «Get-Mailbox | Out-GridView» we’ll obtain a list of mailboxes of our Org, including the assigned server for each user, identifier and assigned quota.

If we use it in combination with some other modifiers and/or arguments we can extend the info and play with it adding some filters on screen getting a clear view of what we want. For example on the following sreenshot we’ve run the CmdLet «Get-MsolUser | Get-Member | Out-GridView«:

Hope you find it useful.

Buenas, hoy os traigo un pequeño tip a la hora de trabajar con PowerShell para los que no les resulta tan fácil y no quieren acordarse de modificadores y argumentos cuando se trabaja con Office365. no es otro que el modificador «Out-GridView«. Este modificador no es nada del otro mundo pero que poca gente conoce y alguno ya me lo ha preguntado por mail y permite trabajar de forma interactiva con la información que solicitamos sin necesidad de estar escribiendo o adivinando en muchos casos los identificadores para filtrar información en pantalla y de forma amigable en lugar de solo texto.

Por ejemplo, si ejecutamos el comando «Get-Mailbox | Out-GridView» obtendremos un listado de los buzones dados de alta en nuestra organización, incluyendo los servidores asignados a cada usuario y su cuota de almacenamiento así como su identificador.

Si se utiliza en combinación con otros modificadores podremos extender la información y sobre esa información jugar agregando filtros para concretar lo que queremos ver en pantalla, por ejemplo, en la siguiente captura ejecutamos el comando «Get-MsolUser | Get-Member | Out-GridView«:

Espero que sea de ayuda para muchos.

Hace ya algún tiempo que quería escribir un post como este para ayudar a la gente a entender y elegir el buzón destinado a información compartida en organizaciones dentro de Office365.

Dado que la finalidad es el poder implantar la opción mas adecuada para manejar información compartida, he decidido titularlo «Buzones de Información Compartida en Office365».

Empecemos por enumerar las opciones que tocaremos y a continuación sus correspondientes descripciones:

• Grupos de Distribución: Aunque no es un tipo de buzón como tal, es una opción totalmente valida y recomendable a tener en cuenta. Son direcciones habilitadas para el envío y recepción de correos departamentales, pero permitiendo que todo correo enviado a el departamento sea entregado a sus respectivos miembros y que estos puedan responder como una unidad departamental y no como un usuario personal. No tiene coste alguno y prácticamente se pueden crear tantos como queramos.
• Buzones compartidos: este tipo de buzones nos permite enviar y recibir correos departamentales (p.ej: administración@contoso.com) trabajando sobre un espacio aparte al del buzón personal, sin necesidad de invertir en una licencia adicional (siempre y cuando no exceda los 5gb de almacenamiento, a partir de ahí se tendrá que asignar una licencia, permitiendo así almacenar hasta los 25Gb). Por supuesto el usuario que quiera acceder a este buzón tendrá que disponer de licencia de Exchange Online.
•  Buzones de sitio: es un buzón muy parecido al buzón compartido, pero la diferencia esta en el entorno donde se aloja y apoya, este concretamente utiliza Sharepoint Online para que pueda visualizarse incluso como una Biblioteca mas dentro del portal de Sharepoint para alojar los documentos de adjuntos y Exchange Online para alojar la parte del cuerpo de los correos electrónicos. Permite la recepción de correos departamentales pero no el envío como una unidad departamental. Su limite son 5gb y no ocupa licencia alguna, pero para que un usuario pueda acceder a este buzón deberá disponer de licencia tanto para Sharepoint Online como para Exchange Online.
•  Carpetas Publicas Modernas: si, así es, «Modernas». Dado que Microsoft en su momento quito la funcionalidad de sus productos online y ahora la ha implementado, han decidido hacerlo con la versión de Exchange 2013 que incorpora algunas mejoras en el rendimiento. Este tipo de buzón es quizás lo mas cómodo de cara a organizaciones grandes, ya que no implementa «hard limits» o restricciones fuertes en cuanto a numero de conexiones simultáneas al mismo. Al igual que el resto de opciones, tampoco ocupa licencia, pero por supuesto es necesario que el usuario que quiera acceder a las carpetas publicas, tiene que tener una licencia de Exchange Online asignada. Su limite es brutal con respecto a las otras opciones, unos 25Gb por buzón de carpetas publicas y hasta 50 buzones de carpetas publicas, lo que suman 1,25TB de almacenamiento totalmente gratuito.

Para no tener tanto texto en bloque, he decidido hacer una tabla resumen de lo que para mi es importante a la hora de tomar una decisión sobre que es lo mas adecuado en cada situación:

No es gran cosa pero seguro que a muchos os sirve de ayuda. No obstante dedicaré un articulo a cada uno de los tipos de buzones de forma que se muestre como configurarlos y los pros y contras específicos.

Hasta la próxima.

It’s been time since I wanted to write a post like this to help people understand and choose the mailbox to be used with information sharing in organizations with Office365.

Since the point is to be able to implement the most adequate option for managing info to be shared, I’ve decided to name it «Shared info mailboxes on Office365».

So let’s start enumerating the options we have and describe them as well:

• Distribution Groups (DG): although is not a mailbox as well, it’s an option totally valid and recommended to keep in front. These are addresses enabled for sending and receiving departmental messages, but enabling all those messages to be distributed to their members as let them to respond as the department and no as individuals. It has no cost and you can practically create as much DGs as you want to.
• Shared Mailboxes: this type of mailbox allows us to send and receive departmental messages (i.e: administration@contoso.com) working like a team on a separate space than the personal mailbox, without the need of an additional license (as long as you don’t exceed the 5Gb storage limit, if you want more then you must assign a license allowing you to get up to 25Gb). Of course the user will still need an individual Exchange Online license assigned in order to access this mailbox.
•  Site Mailboxes: it’s like a shared mailbox, but the difference is the Platform where it resides, specifically in SharePoint Online so it can be viewed as a library inside the intranet portal keeping the attachments and Exchange Online for saving the body of the messages. This type of mailbox can be mail enabled in order to receive messages but doesn’t allows you to send messages as a departmental unit. It’s limit is 5Gb and needs no license to be assigned, but the user still needs an Exchange Online and a SharePoint Online license.
•  Modern Public Folders: that’s it, «Modern». Due that Microsoft removed the public folders functionality of their online Platform and now they’ve implemented it, they’ve decided to do it using the Exchange 2013 technology with some performance improvements. This the of mailbox is maybe the most comfortable of the options when it has to do with large orgs because it has no hard limits on the number of concurrent connections to it. As same as the rest of the options, it doesn’t need no license to be assigned but of course the users that want to access them still need an Exchange Online license to be assigned. Its limit is awesome compared to the other options as it gives 25Gb per public folder mailbox and you can get up to 50 public folder mailboxes, that’s about 1,25Tb of free storage.

In order to make things easy for you, I’ve decided to make a comparison table of what I think are the most important things to keep in mind when making a decision over every situation:

It’s not a big thing but sure helps someone. Although I will be writing a single post for ever type of mailbox named here so I can show up how to configure them and tell the positive and negative things about them.

Until next one!