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On this post, i´ll explain how to configure a disclaimer on our Exchange Online subscription.

Even though you can configure it as part of the signature in our Outlook, this tutorial is specially good for companies with many pcs and users on one or more sites.

It´s good to say that this procedure covers all that an outlook signature can´t, i.e, mobile devices like BlackBerry, Android, Windows Phone, IPhone, etc… that have the Exchange account configured, when sending e-mails, automatically append the disclaimer, and don´t write it every time we configure each one of our devices (including OWA).

It´s precise to remark before you continue reading this article, that the options we´ll be using, will only be available on E1, E2, E3, E4 and Exchange Online Plan 1 subscriptions. If we have an Office365 P1, we wont have those options available because that feature is not available on small and mid-sized company plans.

Once cleared this off, lets proceed creating our disclaimer on our Office365 environment.

• First of all, access the administration portal http://portal.microsoftonline.com , using the admin credentials.
• Once inside, go to «Manage» just under «Exchange» on the center area.
• It will open the Exchange Administration console of our company, then click where it says «Mail Control«
• Then go on and click on the button where it says «New«, in order to create a new rule.
• It will open a new windows where we can choose conditions, actions and set the name of the rule. We´ll begin setting the condition «If: the recipient is…» and select «Outside the Organization«.
• Then select the action to take if the condition is made. On our case we will select «Apply a disclaimer to the message» and «Append a Disclaimer».
• Click on «Enter Text» and write the text we want to appear on the disclaimer
• Then on Select One and «ignore«.
• Indicate a name to the rule i.e: «Disclaimer» and with all this, we have our disclaimer configured. Besides we still have to do something else to avoid a disclaimer nesting within a conversation, so lets click on the text where it says «More Options» to enable the exceptions.
• On this area, select the option «Except if…: the subject or the body…» and select the option «the subject contains one of this words…«
• A new window will open, where we can add the following words (including the «:») «Re:» y «Fw:» to avoid appending any disclaimer on answers and forwards.
• Accept and Save the rule, and from this moment we will have our disclaimer working.

Buenas a todos,

En este post explicaremos como anexar un disclaimer o texto de responsabilidades en nuestro Office 365 para que todos nuestros correos vayan de acorde con las regulaciones de la LOPD.

A pesar que se puede configurar como parte de la firma en Outlook, este tutorial es especialmente útil para organizaciones que administren varios equipos de una o multiples sedes.

Cabe destacar que este procedimiento cubre todo lo que la firma en Outlook no puede cubrir, por ejemplo, que dispositivos móviles como BlackBerry, Android, Windows Phone, IPhone, etc… que tengan configurada la cuenta de Exchange, al enviar un E-mail, automáticamente anexe el texto de responsabilidades o disclaimer, y asi no tener que escribir y configurar el texto (que no es poco) en cada uno de nuestros dispositivos y entornos (incluyendo OWA).

Es preciso que antes de continuar con el articulo, deje claro que las opciones que utilizaremos, únicamente estarán disponibles en suscripciones de plan E1, E2, E3, E4 y Exchange Online Plan 1. Si disponemos de un plan Pyme (Office365 P1) no dispondremos de esta característica.

Una vez aclarado esto, procedemos a crear nuestro disclaimer en nuestro entorno de Office 365.

• Lo primero que haremos será acceder a nuestro portal de administración de Office365 a través de http://portal.microsoftonline.com , introduciendo las credenciales de administrador de la suscripción.
• Una vez dentro nos iremos al apartado que pone «Administrar» justo debajo de «Exchange» en la parte central principal.

• Se nos abrirá la consola de Administración de Exchange para nuestra organización, donde haremos click en «Reglas de Correo«

• Luego en el botón que pone «Nuevo«, para crear una nueva regla de control de flujo de correo.

• Se nos abrirá una ventana donde tenemos la posibilidad de establecer condiciones, acciones y el nombre de la regla. Comenzaremos seleccionando la condición «si: El destinatario esta en el ámbito…» y seleccionamos a continuación «Fuera de la Organización«.
• A continuación seleccionaremos la acción a tomar. En nuestro caso seleccionaremos la de «Anexar un aviso de declinación de responsabilidades al mensaje«.

• Ahora pinchamos en «Escribir Texto» justo a la derecha para escribir o pegar el texto que queremos que salga como disclaimer , y en la acción a tomar seleccionamos «omitir«. (esto ultimo lo que hacemos es indicar que hacer si no puede anexar el disclaimer en algún mensaje).

• A continuación le indicamos un nombre a la regla como por ejemplo «Disclaimer» y con todo esto ya tendremos activado un sistema que nos permita anexar un disclaimer a nuestros mensajes independientemente desde donde se envíen. Sin embargo aún debemos hacer algo mas para evitar que terminemos teniendo una ristra de disclaimers tras una conversación. Por lo que Pincharemos en el texto que hay abajo que pone «Mas Opciones» para poder habilitar la sección de excepciones.

• En este apartado seleccionaremos la opción «Excepto si…: el asunto o el cuerpo…» y seleccionamos en el desplegable «El asunto contiene cualquiera de estas palabras«

• Seguidamente se nos abrirá una ventana , donde escribiremos las siguientes palabras (incluyendo los dos puntos y sin comillas) «Re:» y «Rv:» para evitar que anexe el disclaimer en las respuestas y en los reenvíos.

• Aceptamos y Guardamos la regla, y a partir de ese momento ya tendremos activa la regla que hara funcionar nuestro disclaimer :).