The GuruXP Blog

Acaba de lanzarse la herramienta de análisis de red para Office365 basada en la nube (sin necesidad de ningún tipo de instalación). En versiones anteriores de Office365 (BPOS), existía una herramienta basada en web que permitía analizar el caudal de línea para Exchange online y adicionalmente se saco una versión para los servicios de Lync. Sin embargo quitaron la herramienta de Exchange online el cual era muy útil para poder determinar si con el ancho de banda del cliente era suficiente para trabajar con Exchange Online o si por el contrario haría falta más caudal.

Bien, pues tras varios meses, Microsoft ha mejorado y engrasado esta herramienta permitiendo así poder llevar a cabo no solo solución de problemas en el equipo relacionados con los servicios de red de Office365, sino además medir el caudal de bajada y de subida de forma exhaustiva para la implantación de los servicios de Office365.

El único requisito es disponer de java instalado y un navegador superior a Internet Explorer 8.

Aquí os pongo las url para cada región:

Norte américa:

• http://na.deployoffice365.com/
• http://na1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.73.108/

Europa:

• http://emea.deployoffice365.com
• http://em1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.182.107

Asia:

• http://apac.deployoffice365.com
• http://ap1-fasttrack.cloudapp.net
• http://137.116.128.60

A disfrutar!

Una de las ventajas que permite Exchange Online como parte de Office365, es la de poder reenviar los correos a otra dirección mediante el portal de cada usuario de una forma sencilla y rápida. Sin embargo, que ocurre cuando queremos hacer esto desde el punto de vista de administrador? tendríamos que hacerlo usuario por usuario. tedioso para 500 usuarios verdad?.

Bien pues podemos agilizar todo este proceso mediante PowerShell con los siguientes comandos:

Reenviar correos a otro buzon:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com

Reenviar correos a otro buzon sin que queden los mensajes en el usuario:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Reenviar correos a otro buzon ajeno a nuestra organización:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com

Reenviar correos a otro buzon ajeno a nuestra organización sin que queden los mensajes en el usuario:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Aplicar reenvio de correo a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com

Aplicar reenvio de correo a usuarios de forma masiva con entrega en usuarios externos:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com

Obtener información de reenvio aplicado a un usuario:

Get-Mailbox -Identity usuario@dominio.com | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingAddress, ForwardingSmtpAddress

Quitar reenvio de correo:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress $null

Quitar reenvio de correo enviado a un usuario ajeno a nuestra organizacion:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress $null

Quitar reenvio de correo a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress $null

Quitar reenvio de correo enviados a usuarios externos a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress $null

Para deshabilitar la opción de reenvio de correos visible a los usuarios:

Leer este articulo

Espero que os sirva de algo.

Aquí os dejo la lista de posts del mes de Mayo de 2013 por si os habéis perdido alguno:

• DLP con Office365 y Exchange Online
• Carpetas publicas en Exchange Online
• Mapear buzones en Outlook con Office365
• Reconocimiento MCC otorgado por Microsoft
• Deshabilitar opcion de reenvio en OWA – Office365
• Cloud Trivial – Participa y Gana

Espero que sirva de mucho.

Buenas, hace poco tuve una petición de un cliente donde indicaba la necesidad de impedir que los usuarios pudiesen activar la opción de reenvio de correo desde Outlook Web App en Exchange Online.

El caso es que hacerlo en un Exchange On-Premise es muy sencillo, pero en Exchange Online no aparece ninguna opción modificable y por PowerShell junto con el uso de RBAC es posible y quería compartirlo con vosotros.

Primero que nada, tendremos que configurar nuestro entorno de PowerShell para poder conectarnos con Office365.

A continuación iniciamos sesión con credenciales de Administrador mediante lo siguiente:

$LIveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LIveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez iniciada sesión tendremos que habilitar las personalizaciones en nuestra suscripción con el siguiente comando:

Enable-OrganizationCustomization

Después crearemos un nuevo rol de administración tomando como base el rol base existente con el siguiente comando:

New-ManagementRole -Name Nombre_de_rol -Parent MyBaseOptions

Eliminamos el atributo de reenvio de correo del nuevo rol:

Set-ManagementRoleEntry Nombre_de_Rol\Set-Mailbox -Parameters DeliverToMailboxAndForward -RemoveParameter

Creamos una directiva nueva:

New-RoleAssignmentPolicy Nombre_de_Directiva

Damos de alta una asignación de rol de administración con el rol y la directiva creada:

New-ManagementRoleAssignment -Role Nombre_de_rol -Policy Nombre_de_directiva

Y por ultimo asignamos esta configuración al usuario que queramos:

Get-Mailbox usuario@dominio.com | Set-Mailbox -RoleAssignmentPolicy Nombre_de_directiva

Si todo va bien, cuando el usuario acceda a su Outlook Web App, podrá ver el enlace en la parte lateral derecha para reenviar el correo (imagen1), pero a diferencia de un usuario normal (imagen2), no aparecerán los campos necesarios para habilitar el reenvio (imagen3):

Imagen1:

Imagen2:

Imagen3:

Hasta la Proxima.

Buenas, en el post de hoy, os explico como mapear buzones de Office365 dentro de Microsoft Outlook, ya sean compartidos o personales.

Para muchos, la forma mas sencilla de hacerlo es mediante la propia interfaz de Microsoft Outlook, sin embargo a pesar de ser tedioso a la hora de hacerlo en un gran numero de usuarios, resulta ineficaz ya que se da al usuario la posibilidad de que pueda quitarlo sin consentimiento.

Para poder llevarlo a cabo, será necesario tener nuestro entorno preparado para la administración de Office365 con PowerShell y acceder a nuestra suscripción con credenciales de administración mediante el siguiente código:

$LiveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez dentro, ejecutamos el siguiente comando (nótese el parámetro Automapping):

Add-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true

y obtendremos unos resultados parecidos a los siguientes:

De esta forma cuando accedamos a Microsoft Outlook, veremos el nuevo buzón mapeado justo debajo del nuestro:

A diferencia del método GUI de Outlook, si el usuario intenta acceder a la pantalla de las propiedades avanzadas de su cuenta de Exchange, no vera ningún buzón adicional que quitar:

Para eliminar un buzón mapeado, simplemente ejecutamos el siguiente comando:

Remove-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess

Hasta la próxima.

Buenas a todos, en este post pretendo abordar lo que hasta ahora para muchos ha sido un problema a la hora de migrar organizaciones de un Exchange on-premises a Exchange Online, las carpetas publicas.

Cuando Microsoft saco su versión online de Microsoft Exchange como SaaS (Software as a Service) denominado BPOS, este no soportaba las carpetas publicas a no ser que estuviese en un entorno hibrido y estas se alojaran en el servidor local y que probablemente en la siguiente versión de plataforma (Wave 14) la implementarían. Bien pues salió la siguiente plataforma y tampoco se introdujo como servicio, es mas, se dijo que era una funcionalidad que estaba en desuso y que por esa razón no habían planes de introducción. Para bordear este asunto, te utilizaron soluciones alternativas como buzones compartidos o incluso bibliotecas de sharepoint, pero no era suficiente.

Finalmente Microsoft terminó haciendo un sobreesfuerzo después de escuchar a la comunidad técnica y a quienes nos encargamos de realizar este tipo de migraciones e introdujo dos funcionalidades nuevas a la nueva plataforma de Exchange Online (Wave 15): Carpetas Publicas y Buzones de Sitio.

En el post de hoy me centrare únicamente en las carpetas publicas y puede que resulte un poco largo, pero merece la pena.

Lo primero es lo primero, las limitaciones:

• No se recomienda utilizar esta funcionalidad para archivar elementos, para este propósito esta la funcionalidad de archivado contextual presente en Exchange Online Plan 2 y Office365 Plan E3 o en su defecto las bibliotecas de documentos presentes en Sharepoint Online.
• Es muy importante no albergar mas de 5000 elementos en las carpetas principales. Esto es mas una limitación de Outlook que de Exchange Online ya que teóricamente a partir de este numero Outlook empezara a disminuir su rendimiento y por tanto se producirán paradas del tipo «Outlook no responde» (aunque luego lo haga).
• Las carpetas publicas son compatibles con OWA, sin embargo no será posible crear o eliminar carpetas publicas.
• El contenido de esas carpetas no es indexado por Exchange Search, por lo que se podrán realizar búsquedas de una carpeta determinada pero no buscara dentro de las subcarpetas.
• Las directivas de retención no son compatibles por lo que no podremos indicar que autoarchive los elementos después de tantos días…
• Es necesario utilizar Outlook 2007 o superior (obviamente).

Puntos a tener en cuenta:

• Se pueden alojar documentos, correos, formularios y mensajes.
• Podemos habilitar las carpetas publicas para la recepción de correo electrónico o incluso habilitarlas para que formen parte de un grupo de distribución.
• Al habilitar una carpeta publica para correo electrónico, podremos entre otras cosas, configurar los limites, asignar permisos de enviar como o enviar en nombre de a los usuarios.
• La sincronización de cambios con respecto a los buzones ocurre cada 15 minutos si hay usuarios conectados y si no los hay, cada 24 horas. Sin embargo si la modificación ocurre en la estructura principal, el cambio será inmediato y realizara una sincronización síncrona.

Configuración de Carpetas Publicas en Exchange Online

Una vez repasadas las limitaciones y los puntos a tener en cuenta, procedemos a configurar esta nueva funcionalidad:

1. Lo primero será acceder a nuestro portal de administración de Office365 con nuestras credenciales de Administrador y pinchamos en Administrador – Exchange para acceder a la consola de administración de Exchange Online.
   
2. A continuación pinchamos en Carpetas Publicas en la parte lateral izquierda.
   
3. Luego pinchamos en Buzones de carpetas publicas de la parte superior.
   
4. Le damos al símbolo «+» para dar de alta un nuevo buzón, indicamos el nombre (p.ej. IT) y le damos a guardar.
   
5. Una vez creado el buzón de carpetas publicas, procedemos a crear nuestra estructura de carpetas publicas, para ello pinchamos en la parte superior donde pone Carpetas publicas.
   
6. Pinchamos en «+» para dar de alta una carpeta nueva, indicamos un nombre y le damos a guardar.
   
7. A continuación pinchamos en el símbolo del lápiz para poder editar la recién creada carpeta y así poder configurar ciertas características como los limites, políticas de retención (que no es lo mismo que etiquetas de retención) y el estado de lectura (basado por usuario o general).
   
8. Una vez hecho esto, podemos proceder a la asignación de permisos, para ello nos vamos a la parte lateral derecha y donde pone permisos de carpeta le damos a Administrar.
   
9. Dentro podremos dar de alta usuarios que tendrán acceso a esta carpeta y a su vez asignar los permisos necesarios (incluso indicar que usuario no tendrá visible la carpeta).
   
10. Repetimos el procedimiento con todas las carpetas que queramos y así damos forma a la estructura deseada.

Ahora toca la parte de comprobación:

1. Accedemos a nuestro Outlook y habilitamos la vista por carpetas (es la única forma de ver las carpetas publicas en Outlook).
   
2. Observemos que las carpetas publicas están presentes en la parte inferior. En mi caso he creado dos perfiles, Josh Smith (Usuario) y Alberto Pascual (Admin) con la finalidad de demostrar las diferencias aplicadas sobre los permisos. He creado una estructura que incluye tres carpetas, una principal (Cloud Support) y dos secundarias (E Plans y P Plans). A Josh le he otorgado permisos para ver únicamente la carpeta de P Plans y queda demostrado en las siguientes imágenes, la primera es la que ve Josh Smith y la segunda la que ve Alberto Pascual:
   

Bien, hemos creado un buzón de carpetas publicas, hemos creado una estructura de carpetas publicas, asignado permisos y comprobado mediante dos perfiles en Outlook, pero como lo hacemos con OWA?

1. Accedemos a nuestro OWA
2. Pinchamos con el botón derecho en Favoritos y le damos a Add Public Folder
   
   
3. Seleccionamos una carpeta a mostrar y le damos a Aceptar. una vez mas vemos como se han aplicado los permisos de visibilidad entre Josh Smith (primera imagen) y Alberto Pascual (segunda imagen).
   
4. Veremos nuestra carpeta publica en la parte superior dentro de Favoritos.
   

Hasta aquí este articulo, espero que les sea útil.

Una de las funcionalidades que ofrece Office365 a través de su plan de Exchange Online Plan 2 es la de DLP o Data Loss Prevention (Prevención contra la perdida de datos), esto permite evitar que cualquier información sensible como numero de tarjetas de crédito, cuentas bancarias, numero de seguridad social, etc ya sea escrita en el cuerpo del mensaje o dentro de algún fichero adjunto, pueda ser enviado de manera accidental o intencionada fuera de la empresa.

El DLP se apoya en las reglas de transporte de Exchange Online para poder establecer condiciones y acciones en base a las políticas que configuremos a través de la consola y asi poder clasificar los mensajes entrantes y salientes. No obstante DLP incluye una serie de plantillas predefinidas que podemos usar de forma rápida y sencilla.

Asi que procedamos a configurar esta funcionalidad mediante esta serie de pasos:

1. Accedemos a nuestro portal de Office365 con credenciales de Administrador.
2. Pinchamos en la parte superior derecha donde pone «Administrador» y a continuación en «Exchange«.
3. Vamos a la sección de la izquierda que pone «Administración de Cumplimiento» y luego en la parte superior «Prevención contra la pérdida de datos«.
4. Pinchamos en el símbolo «+» para agregar una nueva política y elegimos una de las tres opciones disponibles: Nueva directiva desde una plantilla, Importar una política, o crear una política personalizada desde cero. En nuestro caso seleccionaremos la primera opción.
5. Le damos un nombre y descripción, y seleccionamos una plantilla predefinida (en nuestro caso «Datos financieros de Francia»)
6. Pinchamos en «Mas opciones» y seleccionamos la opción de Exigir para que aplique la política  y le damos a guardar
7. A continuación le damos al icono del Lápiz para editar la recién creada directiva.
8. Aquí podremos crear nuevas reglas para tratar la información y que acciones tomar entre las que podremos encontrar la de redirigir el mensaje para su aprobación.

Es muy importante resaltar que las advertencias de cuando un usuario escribe un mensaje que cumple una de las directivas de DLP, únicamente aparecerán si se esta utilizando Outlook 2013, ya que OWA y el resto de versiones de Outlook y clientes de correo no son compatibles con los avisos de política DLP. Sin embargo esto no quiere decir que la directiva no se vaya a ejecutar, simplemente que no se avisara al usuario de cuando alguna información confidencial esta a punto de salir antes de enviar el mensaje.

La ventaja de los avisos de políticas DLP en Outlook 2013 es que permiten al usuario alegar un motivo por el que sea necesario enviar esa información al destinatario para que la persona asignada a moderar el contenido pueda decidir al instante como se puede apreciar en la siguiente imagen:

Espero que os sea de utilidad.

Aquí os dejo la lista de posts del mes de Abril de 2013 por si os habéis perdido alguno:

• Agregar cuentas conectadas en OWA – Office365
• Acceder a ECP en Office365 Pequeña Empresa
• Enviar Como y Enviar en Nombre De con el nuevo Office365
• Quieres asistir al Teched Europa 2013?
• Obtener suscripciones asociadas al partner en Office365 via PowerShell
• Habilitar OWA sin conexión
• Creación de buzones compartidos en Office365 – Wave15
• Informacion de Actualizacion de Office365

Espero que sirva de mucho.

Una de las funcionalidades que nos trae Outlook Web App es la de poder conectar cuentas de correo ajenas a Office365 como una de gmail.com a nuestra interfaz, de forma que podamos enviar y recibir correos desde ella utilizando nuestra interfaz de Outlook Web App, especialmente util para aquellas que piensan como yo, que la interfaz de webmail de otros servicios se queda corta o no es funcional o intutitiva como la que nos ofrece Office365.

Que requisitos tenemos que tener para conseguir esto? muy sencillo:

• Suscripcion activa de Office365 con Exchange Online incluido.
• Nombre de usuario y contraseña de nuestra cuenta a conectar (por lo general el usuario suele ser la direccion de correo)

Si el servicio de correo de esa cuenta tiene la capacidad de proporcionar los valores de autodiscover para programas de correo, entonces no tendremos la necesidad de saber nada mas.

Asi que basta de chachara y pongamonos manos a la obra:

1. Acceder a nuestro OWA en Office365.
2. Pinchar en donde pone «Outlook«:
   
3. Pinchar en el engranaje situado en la parte superior derecha y a continuacion en «opciones«:
   
4. A continuacion, pinchar en donde poner «Cuentas conectadas» y luego en el simbolo «+«:
   
5. Introducimos el usuario y la contraseña de nuestra cuenta a conectar y le damos al boton de «Siguiente«, esto nos validara la cuenta y la agregara al panel:
   
6. Una vez validada, le damos doble click a la cuenta para poder configurar el nombre que queremos que salga al enviar correos desde esa direccion:
   
7. Si nos fijamos justo despues del listado de cuentas, nos aparece una nueva opcion en la que podemos predifinir que todos los correos nuevos que redactemos salgan por una cuenta u otra, aunque tambien podemos dejarlo en Automatico para que el correo que respondamos salga por la misma cuenta que ha recibido el correo:
   
8. Ya terminada de configurar la cuenta externa, nos vamos a la interfaz de «Outlook» y observamos que al redactar un nuevo correo, nos sale un campo nuevo denominado «desde:» donde podemos seleccionar la cuenta de Office365 o la recien agregada para enviar el correo:
   

Hasta aqui el post de hoy, espero que os sirva de utilidad.

Hoy os traigo un post rápido pero útil, he observado que tras la actualización de plataforma de Office365 en los planes P1 (pequeña empresa) o incluso en las nuevas suscripciones P1, el vinculo para administrar el modulo de Exchange Online asociado a nuestra suscripción, ya no esta visible y mucha gente pregunta como acceder a ello, asi que os explico como hacerlo:

Lo primero que tenemos que hacer es acceder a nuestra suscripción con nuestras credenciales de Administrador.

Una vez dentro, esto es lo que vemos cuando accedemos en cuanto a la administración de nuestra suscripción P1:

A continuación escribimos en la barra de direcciones de nuestro Internet Explorer la dirección http://outlook.com/ecp como muestra la imagen:

Y nos validara con las credenciales ya suministradas, por lo que tendremos nuestro entorno de administración de Exchange Online tal y como muestra la siguiente imagen:

Espero que este post ayude a muchos.