The GuruXP Blog

Buenas, hoy no os traigo un tutorial ni nada por el estilo sino una herramienta que he descubierto y que me parece interesante no, interesantísima. Se trata de una herramienta como servicio que nos permitirá acceder a informes predefinidos y muy completos sobre la marcha de nuestra suscripción de Office365.

Esta herramienta se llama COGMOTIVE .

Es de saber que los informes que podemos generar dentro del portal de Office365 son los que hay y punto y que tenemos la posibilidad de generar algún que otro incluso con PowerShell pero se echan en falta algunos informes mas detallados como por ejemplo cuantos usuarios tienen activada una redirección de correo.

Bien pues Cogmotive nos da varias posibilidades sin necesidad de estar pendientes de generar scripts de PowerShell ni de programarlos para obtener informaciones claras y detalladas de forma constante.

Al entrar en nuestra cuenta (gratuita para suscripciones de hasta 25 usuarios por cierto), se nos presenta un Dashboard o panel de información, con datos relevantes de nuestra suscripción.

Y justo a la izquierda todos los informes que tenemos disponibles (incluyendo los nuevos que vayan incorporando).

Su uso es sencillo y muestra la información sin tener mucha experiencia (o ninguna) con PowerShell. No hace falta instalar nada en ningún sitio y el proceso de puesta en marcha es rápido y simple. Este proceso de puesta en marcha presenta dos modalidades: automático (para los que no quieran complicarse), y el manual (para los curiosos como yo ).

Algunos de los informes que me han llamado la atención son:

Informe de tamaño de buzones compartidos

Informe de histórico en tamaño de buzones personales

Informe de usuarios con redirección de correo

Informe de dispositivos móviles en la empresa

Informe de seguridad aplicada en los buzones

Informe de licencias asignadas en la organización

Además si vemos que queremos algún informe personalizado, podemos general, guardarlo, exportarlo o incluso programarlo para que nos lo envíe por correo electrónico en formato csv o pdf

En cuanto a la seguridad, la sesión es mediante https pero es que además incorpora la posibilidad de doble factor de autenticación con la aplicación de Microsoft Authenticator.

Los precios? Veanlo ustedes mismos:

En conclusión, puedo definir una lista de pros muy larga, pero de contras solo dos:

-la primera solo por sacar un defecto que en realidad es una funcionalidad que echo en falta, solo esta en ingles

-la segunda y es muy importante, la cuenta que crea el proceso de puesta en marcha en nuestra suscripción pasa a ser miembro del rol View-Only organization management (lógico y necesario) y del grupo HelpDesk Admnistrators, que permitiría a la cuenta cambiar y resetear contraseñas de usuarios no administradores.

En m caso lo hice de forma manual y a la hora de agregar los roles a la cuenta de servicio, me salte la última parte donde lo agregas al rol en cuestión y me funciona perfectamente.

Así que mi recomendación es que dado que es un producto sencillo, completo y encima gratis hasta los 25 usuarios no debe desperdiciarse la oportunidad de implantarlo o al menos probarlo.

Hasta la próxima!

Buenas, hoy os traigo un pequeño tip a la hora de trabajar con PowerShell para los que no les resulta tan fácil y no quieren acordarse de modificadores y argumentos cuando se trabaja con Office365. no es otro que el modificador «Out-GridView«. Este modificador no es nada del otro mundo pero que poca gente conoce y alguno ya me lo ha preguntado por mail y permite trabajar de forma interactiva con la información que solicitamos sin necesidad de estar escribiendo o adivinando en muchos casos los identificadores para filtrar información en pantalla y de forma amigable en lugar de solo texto.

Por ejemplo, si ejecutamos el comando «Get-Mailbox | Out-GridView» obtendremos un listado de los buzones dados de alta en nuestra organización, incluyendo los servidores asignados a cada usuario y su cuota de almacenamiento así como su identificador.

Si se utiliza en combinación con otros modificadores podremos extender la información y sobre esa información jugar agregando filtros para concretar lo que queremos ver en pantalla, por ejemplo, en la siguiente captura ejecutamos el comando «Get-MsolUser | Get-Member | Out-GridView«:

Espero que sea de ayuda para muchos.

Hace ya algún tiempo que quería escribir un post como este para ayudar a la gente a entender y elegir el buzón destinado a información compartida en organizaciones dentro de Office365.

Dado que la finalidad es el poder implantar la opción mas adecuada para manejar información compartida, he decidido titularlo «Buzones de Información Compartida en Office365».

Empecemos por enumerar las opciones que tocaremos y a continuación sus correspondientes descripciones:

• Grupos de Distribución: Aunque no es un tipo de buzón como tal, es una opción totalmente valida y recomendable a tener en cuenta. Son direcciones habilitadas para el envío y recepción de correos departamentales, pero permitiendo que todo correo enviado a el departamento sea entregado a sus respectivos miembros y que estos puedan responder como una unidad departamental y no como un usuario personal. No tiene coste alguno y prácticamente se pueden crear tantos como queramos.
• Buzones compartidos: este tipo de buzones nos permite enviar y recibir correos departamentales (p.ej: administración@contoso.com) trabajando sobre un espacio aparte al del buzón personal, sin necesidad de invertir en una licencia adicional (siempre y cuando no exceda los 5gb de almacenamiento, a partir de ahí se tendrá que asignar una licencia, permitiendo así almacenar hasta los 25Gb). Por supuesto el usuario que quiera acceder a este buzón tendrá que disponer de licencia de Exchange Online.
•  Buzones de sitio: es un buzón muy parecido al buzón compartido, pero la diferencia esta en el entorno donde se aloja y apoya, este concretamente utiliza Sharepoint Online para que pueda visualizarse incluso como una Biblioteca mas dentro del portal de Sharepoint para alojar los documentos de adjuntos y Exchange Online para alojar la parte del cuerpo de los correos electrónicos. Permite la recepción de correos departamentales pero no el envío como una unidad departamental. Su limite son 5gb y no ocupa licencia alguna, pero para que un usuario pueda acceder a este buzón deberá disponer de licencia tanto para Sharepoint Online como para Exchange Online.
•  Carpetas Publicas Modernas: si, así es, «Modernas». Dado que Microsoft en su momento quito la funcionalidad de sus productos online y ahora la ha implementado, han decidido hacerlo con la versión de Exchange 2013 que incorpora algunas mejoras en el rendimiento. Este tipo de buzón es quizás lo mas cómodo de cara a organizaciones grandes, ya que no implementa «hard limits» o restricciones fuertes en cuanto a numero de conexiones simultáneas al mismo. Al igual que el resto de opciones, tampoco ocupa licencia, pero por supuesto es necesario que el usuario que quiera acceder a las carpetas publicas, tiene que tener una licencia de Exchange Online asignada. Su limite es brutal con respecto a las otras opciones, unos 25Gb por buzón de carpetas publicas y hasta 50 buzones de carpetas publicas, lo que suman 1,25TB de almacenamiento totalmente gratuito.

Para no tener tanto texto en bloque, he decidido hacer una tabla resumen de lo que para mi es importante a la hora de tomar una decisión sobre que es lo mas adecuado en cada situación:

No es gran cosa pero seguro que a muchos os sirve de ayuda. No obstante dedicaré un articulo a cada uno de los tipos de buzones de forma que se muestre como configurarlos y los pros y contras específicos.

Hasta la próxima.

Acaba de lanzarse la herramienta de análisis de red para Office365 basada en la nube (sin necesidad de ningún tipo de instalación). En versiones anteriores de Office365 (BPOS), existía una herramienta basada en web que permitía analizar el caudal de línea para Exchange online y adicionalmente se saco una versión para los servicios de Lync. Sin embargo quitaron la herramienta de Exchange online el cual era muy útil para poder determinar si con el ancho de banda del cliente era suficiente para trabajar con Exchange Online o si por el contrario haría falta más caudal.

Bien, pues tras varios meses, Microsoft ha mejorado y engrasado esta herramienta permitiendo así poder llevar a cabo no solo solución de problemas en el equipo relacionados con los servicios de red de Office365, sino además medir el caudal de bajada y de subida de forma exhaustiva para la implantación de los servicios de Office365.

El único requisito es disponer de java instalado y un navegador superior a Internet Explorer 8.

Aquí os pongo las url para cada región:

Norte américa:

• http://na.deployoffice365.com/
• http://na1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.73.108/

Europa:

• http://emea.deployoffice365.com
• http://em1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.182.107

Asia:

• http://apac.deployoffice365.com
• http://ap1-fasttrack.cloudapp.net
• http://137.116.128.60

A disfrutar!

Una de las ventajas que permite Exchange Online como parte de Office365, es la de poder reenviar los correos a otra dirección mediante el portal de cada usuario de una forma sencilla y rápida. Sin embargo, que ocurre cuando queremos hacer esto desde el punto de vista de administrador? tendríamos que hacerlo usuario por usuario. tedioso para 500 usuarios verdad?.

Bien pues podemos agilizar todo este proceso mediante PowerShell con los siguientes comandos:

Reenviar correos a otro buzon:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com

Reenviar correos a otro buzon sin que queden los mensajes en el usuario:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Reenviar correos a otro buzon ajeno a nuestra organización:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com

Reenviar correos a otro buzon ajeno a nuestra organización sin que queden los mensajes en el usuario:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Aplicar reenvio de correo a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress buzon_destino@dominio.com

Aplicar reenvio de correo a usuarios de forma masiva con entrega en usuarios externos:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress buzon_destino@dominio.com

Obtener información de reenvio aplicado a un usuario:

Get-Mailbox -Identity usuario@dominio.com | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingAddress, ForwardingSmtpAddress

Quitar reenvio de correo:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingAddress $null

Quitar reenvio de correo enviado a un usuario ajeno a nuestra organizacion:

Set-Mailbox usuario@dominio.com -ForwardingSmtpAddress $null

Quitar reenvio de correo a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress $null

Quitar reenvio de correo enviados a usuarios externos a usuarios de forma masiva:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress $null

Para deshabilitar la opción de reenvio de correos visible a los usuarios:

Leer este articulo

Espero que os sirva de algo.

Buenas, hace poco tuve una petición de un cliente donde indicaba la necesidad de impedir que los usuarios pudiesen activar la opción de reenvio de correo desde Outlook Web App en Exchange Online.

El caso es que hacerlo en un Exchange On-Premise es muy sencillo, pero en Exchange Online no aparece ninguna opción modificable y por PowerShell junto con el uso de RBAC es posible y quería compartirlo con vosotros.

Primero que nada, tendremos que configurar nuestro entorno de PowerShell para poder conectarnos con Office365.

A continuación iniciamos sesión con credenciales de Administrador mediante lo siguiente:

$LIveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LIveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez iniciada sesión tendremos que habilitar las personalizaciones en nuestra suscripción con el siguiente comando:

Enable-OrganizationCustomization

Después crearemos un nuevo rol de administración tomando como base el rol base existente con el siguiente comando:

New-ManagementRole -Name Nombre_de_rol -Parent MyBaseOptions

Eliminamos el atributo de reenvio de correo del nuevo rol:

Set-ManagementRoleEntry Nombre_de_Rol\Set-Mailbox -Parameters DeliverToMailboxAndForward -RemoveParameter

Creamos una directiva nueva:

New-RoleAssignmentPolicy Nombre_de_Directiva

Damos de alta una asignación de rol de administración con el rol y la directiva creada:

New-ManagementRoleAssignment -Role Nombre_de_rol -Policy Nombre_de_directiva

Y por ultimo asignamos esta configuración al usuario que queramos:

Get-Mailbox usuario@dominio.com | Set-Mailbox -RoleAssignmentPolicy Nombre_de_directiva

Si todo va bien, cuando el usuario acceda a su Outlook Web App, podrá ver el enlace en la parte lateral derecha para reenviar el correo (imagen1), pero a diferencia de un usuario normal (imagen2), no aparecerán los campos necesarios para habilitar el reenvio (imagen3):

Imagen1:

Imagen2:

Imagen3:

Hasta la Proxima.

Buenas, en el post de hoy, os explico como mapear buzones de Office365 dentro de Microsoft Outlook, ya sean compartidos o personales.

Para muchos, la forma mas sencilla de hacerlo es mediante la propia interfaz de Microsoft Outlook, sin embargo a pesar de ser tedioso a la hora de hacerlo en un gran numero de usuarios, resulta ineficaz ya que se da al usuario la posibilidad de que pueda quitarlo sin consentimiento.

Para poder llevarlo a cabo, será necesario tener nuestro entorno preparado para la administración de Office365 con PowerShell y acceder a nuestra suscripción con credenciales de administración mediante el siguiente código:

$LiveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez dentro, ejecutamos el siguiente comando (nótese el parámetro Automapping):

Add-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true

y obtendremos unos resultados parecidos a los siguientes:

De esta forma cuando accedamos a Microsoft Outlook, veremos el nuevo buzón mapeado justo debajo del nuestro:

A diferencia del método GUI de Outlook, si el usuario intenta acceder a la pantalla de las propiedades avanzadas de su cuenta de Exchange, no vera ningún buzón adicional que quitar:

Para eliminar un buzón mapeado, simplemente ejecutamos el siguiente comando:

Remove-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess

Hasta la próxima.

Buenas a todos, en este post pretendo abordar lo que hasta ahora para muchos ha sido un problema a la hora de migrar organizaciones de un Exchange on-premises a Exchange Online, las carpetas publicas.

Cuando Microsoft saco su versión online de Microsoft Exchange como SaaS (Software as a Service) denominado BPOS, este no soportaba las carpetas publicas a no ser que estuviese en un entorno hibrido y estas se alojaran en el servidor local y que probablemente en la siguiente versión de plataforma (Wave 14) la implementarían. Bien pues salió la siguiente plataforma y tampoco se introdujo como servicio, es mas, se dijo que era una funcionalidad que estaba en desuso y que por esa razón no habían planes de introducción. Para bordear este asunto, te utilizaron soluciones alternativas como buzones compartidos o incluso bibliotecas de sharepoint, pero no era suficiente.

Finalmente Microsoft terminó haciendo un sobreesfuerzo después de escuchar a la comunidad técnica y a quienes nos encargamos de realizar este tipo de migraciones e introdujo dos funcionalidades nuevas a la nueva plataforma de Exchange Online (Wave 15): Carpetas Publicas y Buzones de Sitio.

En el post de hoy me centrare únicamente en las carpetas publicas y puede que resulte un poco largo, pero merece la pena.

Lo primero es lo primero, las limitaciones:

• No se recomienda utilizar esta funcionalidad para archivar elementos, para este propósito esta la funcionalidad de archivado contextual presente en Exchange Online Plan 2 y Office365 Plan E3 o en su defecto las bibliotecas de documentos presentes en Sharepoint Online.
• Es muy importante no albergar mas de 5000 elementos en las carpetas principales. Esto es mas una limitación de Outlook que de Exchange Online ya que teóricamente a partir de este numero Outlook empezara a disminuir su rendimiento y por tanto se producirán paradas del tipo «Outlook no responde» (aunque luego lo haga).
• Las carpetas publicas son compatibles con OWA, sin embargo no será posible crear o eliminar carpetas publicas.
• El contenido de esas carpetas no es indexado por Exchange Search, por lo que se podrán realizar búsquedas de una carpeta determinada pero no buscara dentro de las subcarpetas.
• Las directivas de retención no son compatibles por lo que no podremos indicar que autoarchive los elementos después de tantos días…
• Es necesario utilizar Outlook 2007 o superior (obviamente).

Puntos a tener en cuenta:

• Se pueden alojar documentos, correos, formularios y mensajes.
• Podemos habilitar las carpetas publicas para la recepción de correo electrónico o incluso habilitarlas para que formen parte de un grupo de distribución.
• Al habilitar una carpeta publica para correo electrónico, podremos entre otras cosas, configurar los limites, asignar permisos de enviar como o enviar en nombre de a los usuarios.
• La sincronización de cambios con respecto a los buzones ocurre cada 15 minutos si hay usuarios conectados y si no los hay, cada 24 horas. Sin embargo si la modificación ocurre en la estructura principal, el cambio será inmediato y realizara una sincronización síncrona.

Configuración de Carpetas Publicas en Exchange Online

Una vez repasadas las limitaciones y los puntos a tener en cuenta, procedemos a configurar esta nueva funcionalidad:

1. Lo primero será acceder a nuestro portal de administración de Office365 con nuestras credenciales de Administrador y pinchamos en Administrador – Exchange para acceder a la consola de administración de Exchange Online.
   
2. A continuación pinchamos en Carpetas Publicas en la parte lateral izquierda.
   
3. Luego pinchamos en Buzones de carpetas publicas de la parte superior.
   
4. Le damos al símbolo «+» para dar de alta un nuevo buzón, indicamos el nombre (p.ej. IT) y le damos a guardar.
   
5. Una vez creado el buzón de carpetas publicas, procedemos a crear nuestra estructura de carpetas publicas, para ello pinchamos en la parte superior donde pone Carpetas publicas.
   
6. Pinchamos en «+» para dar de alta una carpeta nueva, indicamos un nombre y le damos a guardar.
   
7. A continuación pinchamos en el símbolo del lápiz para poder editar la recién creada carpeta y así poder configurar ciertas características como los limites, políticas de retención (que no es lo mismo que etiquetas de retención) y el estado de lectura (basado por usuario o general).
   
8. Una vez hecho esto, podemos proceder a la asignación de permisos, para ello nos vamos a la parte lateral derecha y donde pone permisos de carpeta le damos a Administrar.
   
9. Dentro podremos dar de alta usuarios que tendrán acceso a esta carpeta y a su vez asignar los permisos necesarios (incluso indicar que usuario no tendrá visible la carpeta).
   
10. Repetimos el procedimiento con todas las carpetas que queramos y así damos forma a la estructura deseada.

Ahora toca la parte de comprobación:

1. Accedemos a nuestro Outlook y habilitamos la vista por carpetas (es la única forma de ver las carpetas publicas en Outlook).
   
2. Observemos que las carpetas publicas están presentes en la parte inferior. En mi caso he creado dos perfiles, Josh Smith (Usuario) y Alberto Pascual (Admin) con la finalidad de demostrar las diferencias aplicadas sobre los permisos. He creado una estructura que incluye tres carpetas, una principal (Cloud Support) y dos secundarias (E Plans y P Plans). A Josh le he otorgado permisos para ver únicamente la carpeta de P Plans y queda demostrado en las siguientes imágenes, la primera es la que ve Josh Smith y la segunda la que ve Alberto Pascual:
   

Bien, hemos creado un buzón de carpetas publicas, hemos creado una estructura de carpetas publicas, asignado permisos y comprobado mediante dos perfiles en Outlook, pero como lo hacemos con OWA?

1. Accedemos a nuestro OWA
2. Pinchamos con el botón derecho en Favoritos y le damos a Add Public Folder
   
   
3. Seleccionamos una carpeta a mostrar y le damos a Aceptar. una vez mas vemos como se han aplicado los permisos de visibilidad entre Josh Smith (primera imagen) y Alberto Pascual (segunda imagen).
   
4. Veremos nuestra carpeta publica en la parte superior dentro de Favoritos.
   

Hasta aquí este articulo, espero que les sea útil.

Una de las funcionalidades que ofrece Office365 a través de su plan de Exchange Online Plan 2 es la de DLP o Data Loss Prevention (Prevención contra la perdida de datos), esto permite evitar que cualquier información sensible como numero de tarjetas de crédito, cuentas bancarias, numero de seguridad social, etc ya sea escrita en el cuerpo del mensaje o dentro de algún fichero adjunto, pueda ser enviado de manera accidental o intencionada fuera de la empresa.

El DLP se apoya en las reglas de transporte de Exchange Online para poder establecer condiciones y acciones en base a las políticas que configuremos a través de la consola y asi poder clasificar los mensajes entrantes y salientes. No obstante DLP incluye una serie de plantillas predefinidas que podemos usar de forma rápida y sencilla.

Asi que procedamos a configurar esta funcionalidad mediante esta serie de pasos:

1. Accedemos a nuestro portal de Office365 con credenciales de Administrador.
2. Pinchamos en la parte superior derecha donde pone «Administrador» y a continuación en «Exchange«.
3. Vamos a la sección de la izquierda que pone «Administración de Cumplimiento» y luego en la parte superior «Prevención contra la pérdida de datos«.
4. Pinchamos en el símbolo «+» para agregar una nueva política y elegimos una de las tres opciones disponibles: Nueva directiva desde una plantilla, Importar una política, o crear una política personalizada desde cero. En nuestro caso seleccionaremos la primera opción.
5. Le damos un nombre y descripción, y seleccionamos una plantilla predefinida (en nuestro caso «Datos financieros de Francia»)
6. Pinchamos en «Mas opciones» y seleccionamos la opción de Exigir para que aplique la política  y le damos a guardar
7. A continuación le damos al icono del Lápiz para editar la recién creada directiva.
8. Aquí podremos crear nuevas reglas para tratar la información y que acciones tomar entre las que podremos encontrar la de redirigir el mensaje para su aprobación.

Es muy importante resaltar que las advertencias de cuando un usuario escribe un mensaje que cumple una de las directivas de DLP, únicamente aparecerán si se esta utilizando Outlook 2013, ya que OWA y el resto de versiones de Outlook y clientes de correo no son compatibles con los avisos de política DLP. Sin embargo esto no quiere decir que la directiva no se vaya a ejecutar, simplemente que no se avisara al usuario de cuando alguna información confidencial esta a punto de salir antes de enviar el mensaje.

La ventaja de los avisos de políticas DLP en Outlook 2013 es que permiten al usuario alegar un motivo por el que sea necesario enviar esa información al destinatario para que la persona asignada a moderar el contenido pueda decidir al instante como se puede apreciar en la siguiente imagen:

Espero que os sea de utilidad.

Aquí os dejo la lista de posts del mes de Abril de 2013 por si os habéis perdido alguno:

• Agregar cuentas conectadas en OWA – Office365
• Acceder a ECP en Office365 Pequeña Empresa
• Enviar Como y Enviar en Nombre De con el nuevo Office365
• Quieres asistir al Teched Europa 2013?
• Obtener suscripciones asociadas al partner en Office365 via PowerShell
• Habilitar OWA sin conexión
• Creación de buzones compartidos en Office365 – Wave15
• Informacion de Actualizacion de Office365

Espero que sirva de mucho.