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Lo que debes tomar en cuenta para una implementación exitosa de Microsoft Lync.

septiembre 8th, 2012 | Posted by Peter Diaz Rosales in Lync

Ismael Batista

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Miembro de la comunidad Microsoft Comunicaciones Unificadas (UC) en Español.

Hola a todos, quisiera comenzar este artículo dándole las gracias a Peter Diaz por esta ingeniosa idea que servirá de motivación a muchos.

Quiero destacar que en el artículo no está enfocado en aquellos conceptos técnicos requeridos para una implementación de Lync, sino en aquellos factores que por su importancia son determinantes para el desarrollo del proyecto.

Para los seres humanos todo hecho que nos represente un cambio nos suele asustar a primera vista, haciendo que de forma automática se activen nuestros sensores de desconfianza contra aquello que desconocemos, desafortunadamente las empresas no están exentas de este comportamiento, y más aún en aquellos proyectos que de una manera u otra supondrán un cambio en la forma en que solemos hacer las cosas.  Uno de estos es la introducción de Microsoft Lync, cuyo fin es la incorporación de nuevas y mejores formas para realizar y agilizar los trabajos en la empresa, el cual sin importar lo fácil o beneficioso que será para los usuarios, siempre encontraremos taza de rechazo lo cual es normal, por tal motivo es importante tener en cuenta aquellas pautas y herramientas que ayudarán en el éxito del proyecto.

Durante este pequeño resumen, trataré de explicar algunas experiencias que he podido acumular durante mis implementaciones.

Conocer los beneficios

En primer lugar es preciso conocer al pie de la letra cuales son los objetivos que queremos alcanzar con Lync y cuales son los beneficios tangibles e intangibles que derivarán del mismo,  es preciso conocer y comprender la estructura actual de servicio y su funcionamiento, esto nos permitirá realizar métricas de comparaciones del Antes y el Después de Lync. 

Es importante subrayar los beneficios que tendrá para los usuarios finales, en este punto es determinante que nosotros los consultores nos coloquemos del lado del cliente y tratemos de ver junto a ellos cuales son aquellos factores en los cuales la empresa será beneficiada, esto incluye desde temas como la reducción de costos por conceptos de llamadas, la reducción de líneas desde el proveedor que supondrá Lync como reemplazo de la actual PBX si fuera el caso, la funcionalidad de Lync como solución de Voz, las mejoras en la productividad de los usuarios finales, el trabajar desde la casa o cualquier localidad externa, la conectividad desde dispositivos móviles, etc.  Son algunos de los beneficios que sumados a la experiencia final del usuario constituirán las bases que sustentará el éxito y financiamiento de nuestro proyecto.

Identificación y compromiso de la Gerencia.

Es imperativo contar con el apoyo y el compromiso de la alta gerencia, destacar que la implementación comienza de arriba hacia abajo, de modo que debemos asegurarnos que las personas en este nivel dentro de la empresa estén identificadas con el proyecto al punto de que sean ellas las que muestren más entusiasmo por el mismo.

Ver el proyecto desde el punto de vista de los usuarios

Esta es una de las partes que muchas veces pasamos por alto, y es la que nos ha demostrado ser nuestra mejor colaboradora.  Para nadie es un secreto de que los asuntos técnicos se quedan en los departamentos de TI, y para nuestros usuarios son irrelevantes, por ello es determinante ver la nueva oferta desde el punto de vista de los usuarios, esto nos ayudará a enfocar nuestros esfuerzos en aquellas cosas que a ellos les atañe.

Integración completa del personal

En este punto se hace imperativo que todo el personal (desde el nivel más alto hasta la persona que nos lleva el café en las mañanas) estén identificados con el proyecto, esto quiere decir que si nos encontramos con cualquier empleado en el ascensor o el pasillo y le preguntáramos sobre Lync este nos sepa responder con una sonrisa sobre las bondades de este.  La integración del personal es neurálgica para el proyecto.

Entrenamiento al personal

El proyecto debe asegurarse de incluir como parte FUNDAMENTAL el proceso de entrenamiento del personal, vital para la implementación.   Aquí señalaré algunas de las ideas que suelo ofrecer a los clientes: 

  • Pueden respaldarse en el uso de boletines informativos enviados a través del correo interno, conteniendo en forma de (Tips) las cosas que podemos hacer con el cliente de Lync.
  • Creación de sitios web de intranet con contenidos multimedia (videos de no más de 30 segundos) que les muestre como hacer una determinada tarea.
  • Fomentar la transferencia de conocimiento mediante el entrenamiento a pequeños grupos y que estos a su vez repliquen esos conocimientos a otros.
  • Premiar durante los entrenamientos a los participantes, sea con regalos como Headset (auriculares) entre otros dispositivos.

Recursos

Por último, y no por ello lo menos importante, es el uso de las herramientas que Microsoft de forma gratuita nos ofrece para consolidar el proceso de enseñanza a los usuarios de la plataforma de Lync, estas son algunas de ellas:

  • Trainer Checklist: Es un documento que nos ayudará con la conformación y programación de las secciones de entrenamiento del usuario mediante un CheckList de aquellas tareas. RECOMENDADO

http://lync.microsoft.com/Adoption-and-Training-Kit/rollout-and-adoption/Pages/Trainer/Trainer-Checklist.aspx

  • Lync 2010 Custom Intranet Support Site: Es un sitio en HTML que conjuga toda la ayuda necesaria para los usuarios de Lync. RECOMENDADO

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=3063

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