The GuruXP Blog

Acaba de lanzarse la herramienta de análisis de red para Office365 basada en la nube (sin necesidad de ningún tipo de instalación). En versiones anteriores de Office365 (BPOS), existía una herramienta basada en web que permitía analizar el caudal de línea para Exchange online y adicionalmente se saco una versión para los servicios de Lync. Sin embargo quitaron la herramienta de Exchange online el cual era muy útil para poder determinar si con el ancho de banda del cliente era suficiente para trabajar con Exchange Online o si por el contrario haría falta más caudal.

Bien, pues tras varios meses, Microsoft ha mejorado y engrasado esta herramienta permitiendo así poder llevar a cabo no solo solución de problemas en el equipo relacionados con los servicios de red de Office365, sino además medir el caudal de bajada y de subida de forma exhaustiva para la implantación de los servicios de Office365.

El único requisito es disponer de java instalado y un navegador superior a Internet Explorer 8.

Aquí os pongo las url para cada región:

Norte américa:

• http://na.deployoffice365.com/
• http://na1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.73.108/

Europa:

• http://emea.deployoffice365.com
• http://em1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.182.107

Asia:

• http://apac.deployoffice365.com
• http://ap1-fasttrack.cloudapp.net
• http://137.116.128.60

A disfrutar!

It just launched the Network Analysis Tool for Office365 based on cloud (there’s no need to install any thing). On previous versions of Office365  like BPOS, there was a web-based tool that allowed you to measure the bandwidth of the Internet for Exchange Online, and then it came out another similar tool but for Lync Online Services. Besides the Exchange Online tool gotnremoved though it was very useful to determine if the client’s internet would be enough fornexchange online implementations or of you needed to have more.

Well, after several months, Microsoft has decided to re-launch this tool but improved, as it allows you not to only detect and resolve Office365 connectivity problems (including Lync), but also measure the internet bandwidth with exhaustive tests for Office365 implementations.

El the only requisites are Java and at least Internet Explorer 8.

Here are the urls:

North america:

• http://na.deployoffice365.com/
• http://na1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.73.108/

Europe:

• http://emea.deployoffice365.com
• http://em1-fasttrack.cloudapp.net/
• http://137.117.182.107

Asia:

• http://apac.deployoffice365.com
• http://ap1-fasttrack.cloudapp.net
• http://137.116.128.60

Enjoy!

One of Exchange Online functionalities as part of the Office365 suite is the ability to forward mails to another mailbox or smtp address quick and easy using the users Office365 portal. Besides, what happens when you have to do it as an admin on 500 users at a time? it results tedious right?.

well, we can do this quickly with the help of PowerShell with the following commands:

Forward mails to another mailbox:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress dest_mailbox@domain.com

Forward mailbox without saving a local copy:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress dest_mailbox@domain.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Forwarding mails to another external mailbox:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress ext_mailbox@domain.com

Forwarding mails to another external mailbox without saving a local copy:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress ext_mailbox@domain.com -DeliverToMailboxAndForward $false

Apply the forwarding to users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress dest_mailbox@domain.com

Apply the forwarding to users to be sent to external users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress ext_mailbox@domain.com

Get forwarding Info of a user:

Get-Mailbox -Identity user@domain.com | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingAddress, ForwardingSmtpAddress

Remove mail forwarding:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress $null

Remove mail forwarding sent to an external user:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress $null

Remove mail forwarding to users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingAddress $null

Remove mail forwarding sent to external users to users in mass:

Get-Mailbox | Where {$_.RecipientType -eq «UserMailbox»} | Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress $null

To disable the mail forwaring option to users:

Read this post

Hope it´s useful.

On this post i´ll explain something that´s been a problem for most of us at the time of migration from on-premises Exchange to Exchange Online… Public Folders.

When Microsoft published his first versión of Microsoft Exchange as SaaS (Software as a Service) named BPOS, it didn´t Support public folders otherwise it was an hybrid environment in this would have been stored on-premises and probably implement this feature on the next versión of the platform (Wave 14). Well the next version came and the feature wasn´t supported, even more, Online services Support told it was never going to be introduced because it was an obsolete feature also to be removed from on-premises future products. To workarround this area we have some alternatives like shared mailboxes or sharepoint libraries, but they´re not enough.

Finally Microsoft made a great effort afert listening the IT Community and who are in charge of such migrations, introducing two new features  onto Exchange Onlines new platform (Wave 15): Public Folders and Site Mailboxes.

On todays post i´ll be centered only on public folders, maybe it can result a Little bit long but it´s worth it.

First of all, the limitations:

• It´s not recommended to use this feature for archiving, for this purpose there´s the archiving feature available on Exchange Online Plan 2 and Office365 Plan E3 or even document libraries available on Sharepoint Online.
• It´s very important not to store more than 5000 elements on the main folders. This is more an Outlook limitation than Exchange Online because in theory storing beyond that number Outlook will begin to reduce its performance and so on we´ll get errors and pauses like «Outlook is not responding» (even if it does in a while).
• Public Folders are compatible with OWA, besides it will not be posible to create or delete them.
• The content of those folders are not indexed by Exchange Search, so we could search of a single folder but not in recursive mode.
• Retention policy tags are not compatible.
• It´s mandatory to use Outlook 2007 or newer (obviously).

Things to keep in mind:

• We can store documents, mails and messages.
• We can mail-enable public folders to receive automatically mails or even make them form part of a Distribution Group.
• When mail-enabling a public folder, we can configure limits and assign permissions to SendOnBehalfOf and SendAs.
• The changes will be synced every 15 minutes if there are users connected, if there aren´t any, it will do every 24 hours. Besides if the modification occurs on a root structure, the changes will be synced inmediately using an asynchronous sync.

Public Folders set-up on Exchange Online

Once we know the limitations and the things to keep in mind, lets proceed to configure this new feature:

1. First of all, Access the Office365 Portal with our Admin credentials and click on Admin – Exchange to enter the Exchange Online admin console.
   
2. Then click on Public Folders located on the left side.
   
3. Click on the Public Folders Mailboxes located on the upper side.
   
4. Hit the «+» button to create a new mailbox and indicate a name (i.e. IT) and hit on Save.
5. Once it´s been created the public folder mailbox, lets create a new public folder structure, to do so, click on the upper side where it says Public Folders.
   
6. Hit the «+» button to create a new folder, indicate a name and hit on save.
   
7. Then hit on the Pencil button to edit the recently created folder and configure features like retention policies (do not confuse with retention tags), limits and read mark status (user based or general)
   
8. Once done, assign permissions, simply click on the right side link where it says Folder Permissions and click on Manage.
   
9. Once inside we can give users access to this folder and wich permissions will it have (including the visible folder permission).
   
10. Repeat the process with all the folders we want and give a shape to the structure we want.

Now the checking part:

1. Enter our Outlook and Enable the folders view (it´s the only way to view public folders in Outlook).
   
2. Observe the public folders located on the bottom side. In my case, i´ve created two profiles, Josh Smith (User) and Alberto Pascual (Admin) in order to demonstrate the differences on the applied permissions. I´ve created a folder structure wich has three folders, one root folder (Cloud Support) and two child (E Plans y P Plans). Josh has view only permissions on the P Plans folders and the first image shows it, and on the second one shows Alberto structure:
   

Well, we´ve created a public folder mailbox, a public folder structure, assgined permissions and checked through two profiles on Outlook, but How do we do it on OWA?

1. Access our OWA
2. Right Click on the Favorites and click on Add Public Folder
   
3. Select a folder to show and click on Accept. you´ll see the differences of the permissions applied to both users, Josh (first image) and Alberto Pascual (second image).
   
4. We´ll have the public folders listed on the upper side on the favorites area.
   

Hope many of you find it useful.

Hi, a few days ago a client of mine made a petition where he needed to be able to prohibit some users the option to forward their e-mails from Outlook Web App in Exchange Online.

The case is that on an Exchange On-Premises is very easy, but on Exchange Online there´s no visible option to do so but with PowerShell and RBAC it´s posible and wanted to share it with you.

First of all, we need to get our PowerShell environment ready for the use with Office365.

Login to tour Office365 subscription with Admin credentials with the following commands::

$LIveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LIveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Once we´re inside, we must enable Organization Customization in our subscription:

Enable-OrganizationCustomization

Create a new management role taking the base role as a base with the following command:

New-ManagementRole -Name Role_Name -Parent MyBaseOptions

Delete the forwarding attribute of the newly created role:

Set-ManagementRoleEntry Role_Name\Set-Mailbox -Parameters DeliverToMailboxAndForward -RemoveParameter

Create a new policy:

New-RoleAssignmentPolicy Policy_Name

Create a new management role assignment with the created role and policy:

New-ManagementRoleAssignment -Role Role_Name -Policy Policy_Name

Lastly, assign this configuration to the user we want to:

Get-Mailbox user@domain.com | Set-Mailbox -RoleAssignmentPolicy Policy_Name

If everything went ok, when the user logs in his Outlook Web App, it will be able to see on the right side the link to enable the e-mail forwarding option (image1), but different than a normal user (image2), the necessary fields to enable the forwarding will not appear (image3):

Image1:

Image2:

Image3:

Until next time.

Buenas, hace poco tuve una petición de un cliente donde indicaba la necesidad de impedir que los usuarios pudiesen activar la opción de reenvio de correo desde Outlook Web App en Exchange Online.

El caso es que hacerlo en un Exchange On-Premise es muy sencillo, pero en Exchange Online no aparece ninguna opción modificable y por PowerShell junto con el uso de RBAC es posible y quería compartirlo con vosotros.

Primero que nada, tendremos que configurar nuestro entorno de PowerShell para poder conectarnos con Office365.

A continuación iniciamos sesión con credenciales de Administrador mediante lo siguiente:

$LIveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LIveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez iniciada sesión tendremos que habilitar las personalizaciones en nuestra suscripción con el siguiente comando:

Enable-OrganizationCustomization

Después crearemos un nuevo rol de administración tomando como base el rol base existente con el siguiente comando:

New-ManagementRole -Name Nombre_de_rol -Parent MyBaseOptions

Eliminamos el atributo de reenvio de correo del nuevo rol:

Set-ManagementRoleEntry Nombre_de_Rol\Set-Mailbox -Parameters DeliverToMailboxAndForward -RemoveParameter

Creamos una directiva nueva:

New-RoleAssignmentPolicy Nombre_de_Directiva

Damos de alta una asignación de rol de administración con el rol y la directiva creada:

New-ManagementRoleAssignment -Role Nombre_de_rol -Policy Nombre_de_directiva

Y por ultimo asignamos esta configuración al usuario que queramos:

Get-Mailbox usuario@dominio.com | Set-Mailbox -RoleAssignmentPolicy Nombre_de_directiva

Si todo va bien, cuando el usuario acceda a su Outlook Web App, podrá ver el enlace en la parte lateral derecha para reenviar el correo (imagen1), pero a diferencia de un usuario normal (imagen2), no aparecerán los campos necesarios para habilitar el reenvio (imagen3):

Imagen1:

Imagen2:

Imagen3:

Hasta la Proxima.

Buenas, en el post de hoy, os explico como mapear buzones de Office365 dentro de Microsoft Outlook, ya sean compartidos o personales.

Para muchos, la forma mas sencilla de hacerlo es mediante la propia interfaz de Microsoft Outlook, sin embargo a pesar de ser tedioso a la hora de hacerlo en un gran numero de usuarios, resulta ineficaz ya que se da al usuario la posibilidad de que pueda quitarlo sin consentimiento.

Para poder llevarlo a cabo, será necesario tener nuestro entorno preparado para la administración de Office365 con PowerShell y acceder a nuestra suscripción con credenciales de administración mediante el siguiente código:

$LiveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez dentro, ejecutamos el siguiente comando (nótese el parámetro Automapping):

Add-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true

y obtendremos unos resultados parecidos a los siguientes:

De esta forma cuando accedamos a Microsoft Outlook, veremos el nuevo buzón mapeado justo debajo del nuestro:

A diferencia del método GUI de Outlook, si el usuario intenta acceder a la pantalla de las propiedades avanzadas de su cuenta de Exchange, no vera ningún buzón adicional que quitar:

Para eliminar un buzón mapeado, simplemente ejecutamos el siguiente comando:

Remove-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess

Hasta la próxima.

Buenas a todos, en este post pretendo abordar lo que hasta ahora para muchos ha sido un problema a la hora de migrar organizaciones de un Exchange on-premises a Exchange Online, las carpetas publicas.

Cuando Microsoft saco su versión online de Microsoft Exchange como SaaS (Software as a Service) denominado BPOS, este no soportaba las carpetas publicas a no ser que estuviese en un entorno hibrido y estas se alojaran en el servidor local y que probablemente en la siguiente versión de plataforma (Wave 14) la implementarían. Bien pues salió la siguiente plataforma y tampoco se introdujo como servicio, es mas, se dijo que era una funcionalidad que estaba en desuso y que por esa razón no habían planes de introducción. Para bordear este asunto, te utilizaron soluciones alternativas como buzones compartidos o incluso bibliotecas de sharepoint, pero no era suficiente.

Finalmente Microsoft terminó haciendo un sobreesfuerzo después de escuchar a la comunidad técnica y a quienes nos encargamos de realizar este tipo de migraciones e introdujo dos funcionalidades nuevas a la nueva plataforma de Exchange Online (Wave 15): Carpetas Publicas y Buzones de Sitio.

En el post de hoy me centrare únicamente en las carpetas publicas y puede que resulte un poco largo, pero merece la pena.

Lo primero es lo primero, las limitaciones:

• No se recomienda utilizar esta funcionalidad para archivar elementos, para este propósito esta la funcionalidad de archivado contextual presente en Exchange Online Plan 2 y Office365 Plan E3 o en su defecto las bibliotecas de documentos presentes en Sharepoint Online.
• Es muy importante no albergar mas de 5000 elementos en las carpetas principales. Esto es mas una limitación de Outlook que de Exchange Online ya que teóricamente a partir de este numero Outlook empezara a disminuir su rendimiento y por tanto se producirán paradas del tipo «Outlook no responde» (aunque luego lo haga).
• Las carpetas publicas son compatibles con OWA, sin embargo no será posible crear o eliminar carpetas publicas.
• El contenido de esas carpetas no es indexado por Exchange Search, por lo que se podrán realizar búsquedas de una carpeta determinada pero no buscara dentro de las subcarpetas.
• Las directivas de retención no son compatibles por lo que no podremos indicar que autoarchive los elementos después de tantos días…
• Es necesario utilizar Outlook 2007 o superior (obviamente).

Puntos a tener en cuenta:

• Se pueden alojar documentos, correos, formularios y mensajes.
• Podemos habilitar las carpetas publicas para la recepción de correo electrónico o incluso habilitarlas para que formen parte de un grupo de distribución.
• Al habilitar una carpeta publica para correo electrónico, podremos entre otras cosas, configurar los limites, asignar permisos de enviar como o enviar en nombre de a los usuarios.
• La sincronización de cambios con respecto a los buzones ocurre cada 15 minutos si hay usuarios conectados y si no los hay, cada 24 horas. Sin embargo si la modificación ocurre en la estructura principal, el cambio será inmediato y realizara una sincronización síncrona.

Configuración de Carpetas Publicas en Exchange Online

Una vez repasadas las limitaciones y los puntos a tener en cuenta, procedemos a configurar esta nueva funcionalidad:

1. Lo primero será acceder a nuestro portal de administración de Office365 con nuestras credenciales de Administrador y pinchamos en Administrador – Exchange para acceder a la consola de administración de Exchange Online.
   
2. A continuación pinchamos en Carpetas Publicas en la parte lateral izquierda.
   
3. Luego pinchamos en Buzones de carpetas publicas de la parte superior.
   
4. Le damos al símbolo «+» para dar de alta un nuevo buzón, indicamos el nombre (p.ej. IT) y le damos a guardar.
   
5. Una vez creado el buzón de carpetas publicas, procedemos a crear nuestra estructura de carpetas publicas, para ello pinchamos en la parte superior donde pone Carpetas publicas.
   
6. Pinchamos en «+» para dar de alta una carpeta nueva, indicamos un nombre y le damos a guardar.
   
7. A continuación pinchamos en el símbolo del lápiz para poder editar la recién creada carpeta y así poder configurar ciertas características como los limites, políticas de retención (que no es lo mismo que etiquetas de retención) y el estado de lectura (basado por usuario o general).
   
8. Una vez hecho esto, podemos proceder a la asignación de permisos, para ello nos vamos a la parte lateral derecha y donde pone permisos de carpeta le damos a Administrar.
   
9. Dentro podremos dar de alta usuarios que tendrán acceso a esta carpeta y a su vez asignar los permisos necesarios (incluso indicar que usuario no tendrá visible la carpeta).
   
10. Repetimos el procedimiento con todas las carpetas que queramos y así damos forma a la estructura deseada.

Ahora toca la parte de comprobación:

1. Accedemos a nuestro Outlook y habilitamos la vista por carpetas (es la única forma de ver las carpetas publicas en Outlook).
   
2. Observemos que las carpetas publicas están presentes en la parte inferior. En mi caso he creado dos perfiles, Josh Smith (Usuario) y Alberto Pascual (Admin) con la finalidad de demostrar las diferencias aplicadas sobre los permisos. He creado una estructura que incluye tres carpetas, una principal (Cloud Support) y dos secundarias (E Plans y P Plans). A Josh le he otorgado permisos para ver únicamente la carpeta de P Plans y queda demostrado en las siguientes imágenes, la primera es la que ve Josh Smith y la segunda la que ve Alberto Pascual:
   

Bien, hemos creado un buzón de carpetas publicas, hemos creado una estructura de carpetas publicas, asignado permisos y comprobado mediante dos perfiles en Outlook, pero como lo hacemos con OWA?

1. Accedemos a nuestro OWA
2. Pinchamos con el botón derecho en Favoritos y le damos a Add Public Folder
   
   
3. Seleccionamos una carpeta a mostrar y le damos a Aceptar. una vez mas vemos como se han aplicado los permisos de visibilidad entre Josh Smith (primera imagen) y Alberto Pascual (segunda imagen).
   
4. Veremos nuestra carpeta publica en la parte superior dentro de Favoritos.
   

Hasta aquí este articulo, espero que les sea útil.

One of the new features that Office365 Exchange Online Plan 2 brings us is the Data Loss Prevention (DLP) feature. This helps us keep our organizations important information like credit cards numbers, social security ids, banking accounts, etc out of any leaks, either they´re going out intentionally or even accidentally.

DLP is done with the help of Exchange Online Transport Rules, with the use of conditions and actions based on policies we configure through the Office365 portal and be able to classify both incoming and outgoing messages. In order to help us, DLP includes a list of predefined templates we can use fast and easy to configure DLP succesfully

So let´s stop talking and get hands on configuring this great feature:

1. First of all, access our Office365 Portal with our Admin credentials.
2. Click on the upper right side where it says «Admin» and then click on «Exchange«.
3. On the left side where it says «Compliance Management» and then on the upper side «Data Loss Prevention«.
4. Click on the «+» symbol to add a new policy and select any of the three available options: New DLP Policy from template, Import DLP Policy, or New custom Policy. In our case we´ll select the first option.
5. Give it a name, a description and select a predefined template from the list (i.e. U.K. Financial Data).
6. Click on «More options» and select the Enforce option. Then click on Save.
7. You should be able to see the recently created policy. Click on the Little pencil icon in order to edit.
8. Here we can create and customize with rules the policy to treat the data and take actions like forwarding the message for the sending approval to the person on charge of the Data Treatment.

It´s very important to highlight that the Policy tips appeared when a user accomplishes a DLP policy when writing a new E-mail, will only appear if the message is being written using Microsoft Outlook 2013, because OWA and the lower versions of Microsoft Outlook are not compatible with Policy Tips as they cannot proccess them. But this doesn´t mean that DLP cannot be implemmented nor even work, DLP policys will still be working on the background thanks to the transport rules.

The advantage of Policy tips that Outlook 2013 uses, is that enables the user to specify the designated moderator a motive why he needs to send that Info to the recipient as shown on the following image:

I hope you find this usefull.

Una de las funcionalidades que ofrece Office365 a través de su plan de Exchange Online Plan 2 es la de DLP o Data Loss Prevention (Prevención contra la perdida de datos), esto permite evitar que cualquier información sensible como numero de tarjetas de crédito, cuentas bancarias, numero de seguridad social, etc ya sea escrita en el cuerpo del mensaje o dentro de algún fichero adjunto, pueda ser enviado de manera accidental o intencionada fuera de la empresa.

El DLP se apoya en las reglas de transporte de Exchange Online para poder establecer condiciones y acciones en base a las políticas que configuremos a través de la consola y asi poder clasificar los mensajes entrantes y salientes. No obstante DLP incluye una serie de plantillas predefinidas que podemos usar de forma rápida y sencilla.

Asi que procedamos a configurar esta funcionalidad mediante esta serie de pasos:

1. Accedemos a nuestro portal de Office365 con credenciales de Administrador.
2. Pinchamos en la parte superior derecha donde pone «Administrador» y a continuación en «Exchange«.
3. Vamos a la sección de la izquierda que pone «Administración de Cumplimiento» y luego en la parte superior «Prevención contra la pérdida de datos«.
4. Pinchamos en el símbolo «+» para agregar una nueva política y elegimos una de las tres opciones disponibles: Nueva directiva desde una plantilla, Importar una política, o crear una política personalizada desde cero. En nuestro caso seleccionaremos la primera opción.
5. Le damos un nombre y descripción, y seleccionamos una plantilla predefinida (en nuestro caso «Datos financieros de Francia»)
6. Pinchamos en «Mas opciones» y seleccionamos la opción de Exigir para que aplique la política  y le damos a guardar
7. A continuación le damos al icono del Lápiz para editar la recién creada directiva.
8. Aquí podremos crear nuevas reglas para tratar la información y que acciones tomar entre las que podremos encontrar la de redirigir el mensaje para su aprobación.

Es muy importante resaltar que las advertencias de cuando un usuario escribe un mensaje que cumple una de las directivas de DLP, únicamente aparecerán si se esta utilizando Outlook 2013, ya que OWA y el resto de versiones de Outlook y clientes de correo no son compatibles con los avisos de política DLP. Sin embargo esto no quiere decir que la directiva no se vaya a ejecutar, simplemente que no se avisara al usuario de cuando alguna información confidencial esta a punto de salir antes de enviar el mensaje.

La ventaja de los avisos de políticas DLP en Outlook 2013 es que permiten al usuario alegar un motivo por el que sea necesario enviar esa información al destinatario para que la persona asignada a moderar el contenido pueda decidir al instante como se puede apreciar en la siguiente imagen:

Espero que os sea de utilidad.