The GuruXP Blog

Hace unos días Publicaba una serie de posts sobre buzones de recursos:

• Buzones de Recursos – Parte 1
• Buzones de Recursos – Parte 2
• Buzones de Recursos – Parte 3
• Buzones de Recursos – Parte 4

Hoy explicare como establecer el horario en los buzones de sala via GUI y PowerShell. Este contenido no esta reunido en la serie anterior debido a que terminaría siendo demasiado larga y debe tener su propio post individual debido a su importancia.

Las organizaciones a menudo tienden a dar de alta buzones de sala para administrar la ocupación de dichas salas y para no tener mayores responsabilidades configuran dichas salas como autoadministradas para que acepten las peticiones siempre y cuando haya aforo disponible y no este ocupada; sin embargo, eso no evita que se ocupen salas fuera de horario y a veces eso no es admisible.

Comencemos como configurar el horario de los buzones de sala a través de la ECP (Exchange Control Panel).

• Lo primero será acceder a nuestra suscripción via http://www.outlook.com/ecp/dominio.com
• Después iremos a Administrar otro buzon en la parte superior izquierda y seleccionaremos el buzon de sala que queramos.
• Una vez dentro de la configuración del buzon de sala, nos vamos a Configuración – Calendario

• En este apartado podremos especificar el horario del buzon de sala.

A pesar de lo fácil que resulta esta forma, termina siendo un poco engorroso a la hora de asignar el horario en multiples salas o simplemente a la hora de modificarlos, por lo que es mejor hacerlo via PowerShell de la siguiente manera:

• Tener preparado nuestro entorno de PowerShell para trabajar con nuestra suscripción.
• Iniciar sesión con nuestras credenciales de admin
• Escribir el siguiente comando:

Set-MailboxCalendarConfiguration usuario@dominio.com -WorkingHoursStartTime 07:00:00 -WorkingHoursEndTime 15:00:00

Tened en cuenta que el formato de horas debe ser HH:MM:SS siempre en formato de hora militar.

Hasta el siguiente post!

Bueno, hoy toca la cuarta y ultima parte de esta serie donde hasta ahora ha contenido lo siguiente:

• Descripcion de Buzones de Recursos y sus diferencias
• Buzones de Sala via Powershell
• Buzones de Sala via GUI (EMC)

Y en este ultimo post, explicaremos como crear y administrar el otro tipo de buzones de recursos que existe, los buzones de equipamiento.

Como ya comente anteriormente en otros post, unicamente existe la via PowerShell de momento, porque en la siguiente version de Office365 podremos hacerlo por via GUI mediante la Exchange Management Console (EMC).

Es mas que obvio indicar que para proseguir, es necesario tener preparado nuestro entorno de Powershell para poder administrar nuestro Office365.

Asi que no alarguemos mas esta serie y demos comienzo.

Creacion de buzones de equipamiento:

New-Mailbox -Name «Nombre de Equipo» -Equipment

Donde aparece «Nombre de Equipo» podemos poner algo como «proyector numero 200», «LCD principal», etc…

Listar buzones de equipamiento:

Get-Mailbox -Filter ‘(RecipientTypeDetails -eq «EquipmentMailBox»)’ | select Name, Alias

Aceptar automáticamente peticiones de uso de un equipamiento:

Set-CalendarProcessing «Nombre de Equipo» -AutomateProcessing AutoAccept

Aceptar automáticamente peticiones de uso para todos los equipamientos:

Get-MailBox | where {$_.ResourceType -eq «Equipment»} | Set-CalendarProcessing -AutomateProcessing:AutoAccept

Asignar un delegado para aprobar las peticiones de uso de un equipamiento determinado:

set-calendarprocessing «Nombre de Equipo» –ResourceDelegates Usuario@contoso.com

Asignar un administrador de equipamiento para que tenga acceso total y permisos de Enviar Como (SendAs):

Add-MailBoxPermission «Nombre de Equipo» -User Usuario@contoso.com -AccessRights FullAccess

Asignar a un usuario los permisos para enviar como el equipamiento (SendAs) sin que tenga acceso total:

Add-RecipientPermission «Nombre de Equipo» -Trustee Usuario@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false

Mostrar permisos de un Buzon de Equipamiento determinado y configuraciones de calendario:

Get-Mailbox «Nombre de Equipo»  | select ResourceType, RejectMessagesFrom,RejectMessagesFromDLMembers,RejectMessagesFromSendersOrMembers,SendModerationNotifications

Mostrar configuraciones de procesamiento de calendario en un Buzon de Equipamiento:

Get-Mailbox «Nombre de Equipo»  | Get-CalendarProcessing | FL

Mostrar moderadores asignados a un Buzon de Equipamiento:

Get-Mailbox «Nombre de Equipo» |ft -Property ModerationEnabled, ModeratedBy, GrantSendOnBehalfTo

Convertir un buzon normal en un buzon de equipamiento:

Set-Mailbox usuario@contoso.com -Type Equipment

Convertir un buzon de equipamiento en buzon normal:

Get-Mailbox «Nombre de Equipo» | Set-Mailbox -Type Regular

Configurar con cuanta antelación podemos reservar un equipamiento en función de días:

Get-Mailbox «Nombre de Equipo» | Set-CalendarProcessing -BookingWindowInDays «numero de días»

Mostrar la antelación con la que podemos reservar un equipamiento en función de días:

Get-Mailbox «Nombre de Equipo» | Get-CalendarProcessing | FL Identity, BookingWindowInDays

Eliminacion de un buzon de equipamiento:

Remove-Mailbox «Nombre de Equipo»

Como podeis observar los comandos no son muy diferentes a los empleados en los buzones de salas, sin embargo hay comandos que no son compatibles en este tipo de buzones.

Espero que esta serie haya sido de gran ayuda y utilidad para los ItPros.

Hasta el proximo post.

Hace ya unos días que empezamos con esta serie titulada «Buzones de recursos en Exchange Online«, donde explicábamos los distintos buzones de recursos y cual era su aplicación, luego continuamos con la segunda parte donde exponíamos las distintos comandos para crear y administrar los buzones de sala mediante PowerShell, y en este post, explicaremos las posibilidades que tenemos con la interfaz GUI.

Realmente con la opción GUI, solo podemos crear buzones de correo y buzones de sala, para todos los demás tipos de buzones (compartidos, de equipamiento, …) tendremos que hacer uso de Powershell (que por cierto se implementa como mejora en la nueva versión de Office365).

Empecemos describiendo el proceso por pasos:

1. Iniciar sesión en el portal de administración.
2. Pinchamos en «Administrar» justo debajo de «Exchange» en la parte central, para entrar en la administración de Exchange Online.
   
3. Una vez dentro, nos vamos a «Nuevo» y luego a «Buzon de Sala«.
   
4. Rellenamos los datos. De todos estos campos, solo el nombre y la dirección de correo que queremos asignar, son obligatorios. Si queremos que sea autoadministrado (sin ningún delegado que lo administre), dejamos marcada la opción que viene por defecto. Si por lo contrario, lo que queremos es que esta sala este administrada por un delegado, le indicamos la segunda opción en el apartado de «Solicitudes de reservas» y agregamos el delegado deseado. y damos a «Aceptar»
   
5. Una vez tengamos nuestro buzon creado como muestra la siguiente imagen, podemos acceder al resto de opciones que podemos administrar desde la interfaz GUI.
   

Las opciones que podemos administrar mediante esta interfaz son:

1. Organización: lo que cabe destacar en este panel de propiedades es la opción «Administrador» donde podemos asignar no un delegado, sino una persona que pueda administrar el buzon, permitiendo asignar y eliminar delegados y permisos entre otras cosas.
   
2. Información de contacto:
3. Buzones de Correo: desde aquí podemos agregar mas direcciones, como por ejemplo para el resto de dominios…
   
4. Opciones de reserva: desde aquí podemos configurar la capacidad de la sala y establecer si la sala será autoadministrada para que acepte solicitudes de forma automática, o si queremos que un delegado sea el que se encargue de esto.
   

En el siguiente post, procederemos a explicar la creación y administración de buzones de equipamiento.

Hasta la próxima!

Anteriormente, en el post titulado «Buzones de recursos en Exchange Online – Parte 1» explicamos que son los buzones de recursos, su uso y las diferencias entre los dos tipos (Buzones de Sala y Buzones de Equipamiento).

Ahora toca el momento de indicar como crear estos buzones y como administrarlos en el caso de que queramos que sean administrables.

Para poder crearlos y administrarlos, tenemos la opción PowerShell y la opción GUI, de momento indicaremos el método PowerShell y mas adelante el método GUI, por lo que será necesario que tengamos preparado nuestro entorno para la administración de Office365 con PowerShell.

En el post de hoy empezaremos por los buzones de sala:

· Creación del buzon:

New-Mailbox -Name «Nombre de la Sala» -Room

· Aceptar automáticamente peticiones de uso de una sala determinada:

Set-CalendarProcessing «Nombre de la Sala» -AutomateProcessing AutoAccept

· Aceptar automáticamente peticiones de uso para todas las salas:

Get-MailBox | where {$_.ResourceType -eq «Room»} | Set-CalendarProcessing – AutomateProcessing:AutoAccept

· Asignar un delegado para aprobar las peticiones de uso de una sala determinada:

set-calendarprocessing «Nombre de la Sala» –ResourceDelegates Usuario@contoso.com

· Asignar un Administrador de Sala para que tenga acceso total y permisos para enviar como la sala (SendAs):

Add-MailBoxPermission «Nombre de la Sala» -User Usuario@contoso.com -AccessRights FullAccess

· Asignar a un usuario los permisos para enviar como la sala (SendAs) sin que tenga acceso total:

Add-RecipientPermission «Nombre de la Sala» -Trustee Usuario@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false

· Asignar a un usuario permisos de editor de publicación en una sala determinada:

Add-MailBoxFolderPermission «Nombre de la Sala»:\calendario -AccessRight PublishingEditor -User Usuario@contoso.com

· Establecer permisos predeterminados de una sala al valor editor de publicación:

Set-MailBoxFolderPermission «Nombre de la Sala»:\calendario –User default –AccessRights PublishingEditor

· Mostrar listado de Buzones de Sala creados:

Get-Mailbox -Filter ‘(RecipientTypeDetails -eq «RoomMailbox»)’ | select Name, Alias

· Mostrar permisos de un Buzon de Sala determinado y configuraciones de calendario:

Get-Mailbox «Nombre de Sala»  | select ResourceType, RejectMessagesFrom,RejectMessagesFromDLMembers,RejectMessagesFromSendersOrMembers,SendModerationNotifications

· Mostrar configuraciones de procesamiento de calendario en un Buzon de Sala:

Get-Mailbox «Nombre de Sala»  | Get-CalendarProcessing | FL

· Mostrar moderadores asignados a un Buzon de Sala:

Get-Mailbox <Room Name> |ft -Property ModerationEnabled, ModeratedBy, GrantSendOnBehalfTo

· Mostrar permisos de un calendario determinado:

Get-MailBoxFolderPermission  <Room:\calendar>  | Select FolderName, user, AccessRights

· Convertir un buzon normal en un buzon de sala:

Set-Mailbox usuario@contoso.com -Type Room

· Convertir un buzon de sala a buzon normal:

Get-Mailbox «Nombre de Sala» | Set-Mailbox -Type Regular

· Configurar el calendario de un Buzon de Sala para que muestre la información del Organizador y el Asunto de la reunión programada:

Set-CalendarProcessing «Nombre de Sala» -AddOrganizerToSubject $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false

· Configurar el calendario de un Buzon de Sala para que muestre detalles de forma limitada:

Set-MailboxFolderPermission -AccessRights LimitedDetails -Identity «Nombre de Sala»\Calendario -User default

· Configurar con cuanta antelación podemos reservar una sala en función de días:

Get-Mailbox «Nombre de Sala» | Set-CalendarProcessing -BookingWindowInDays «numero de días»

· Mostrar la antelación con la que podemos reservar una sala en función de días:

Get-Mailbox «Nombre de Sala» | Get-CalendarProcessing | FL Identity, BookingWindowInDays

· Crear un listado de salas:

New-DistributionGroup -Name «Nombre de grupo» -RoomList

· Publicar un Calendario de un Buzon de Sala en internet:

Set-MailboxCalendarFolder -Identity «Nombre del Buzon»:\calendario -PublishEnabled $true

· Averiguar URL Asignada a un calendario de un Buzon de Sala publicado en internet:

Get-MailboxCalendarFolder -Identity «Nombre del Buzon»:\calendario

En el siguiente post, indicaré como crear y administrar los Buzones de Salas via GUI.

Hasta el siguiente post.

En Exchange Online no solo disponemos de buzones personales, buzones compartidos y listas de distribución con todo lo que ello conlleva, también disponemos de buzones de recursos.

Estos buzones de recursos no son otra cosa mas que como su propio nombre lo indica, buzones que permiten brindar recursos para un cometido, no requieren el uso de una licencia y pueden ser auto-administrados, o administrados por un delegado determinado.

Actualmente existen dos tipos, Buzones de Sala y Buzones de Equipamiento.

Buzones de Sala: Nos permiten administrar ubicaciones físicas para poder trabajar con su disponibilidad, tales como: salas de conferencias, salas de reuniones, auditorios, pabellones, despachos, etc…

Buzones de Equipamiento: Nos permiten administrar la disponibilidad de equipamiento como por ejemplo: proyectores, impresoras portátiles, discos extraíbles, etc…

La disponibilidad de ambos tipos de recursos se muestran en nuestro calendario y son fácilmente asignables desde nuestro Microsoft Outlook o incluso Outlook Web Access a la hora de crear una nueva cita.

Algunas de las ventajas de este tipo de buzones son que por ejemplo, con este tipo de buzones, podemos procesar reuniones automáticamente sin necesidad de administrar ningún recurso que podamos necesitar como la sala o el proyector, o todo lo contrario, administrarlos y que tengamos que pasar por una autorización para poder utilizarlos.

Podemos adjuntarlo a nuestro Outlook de la misma forma que podemos adjuntar un buzon compartido, o incluso adjuntarlo en SharePoint con un webpart para abrir buzones de Exchange.

En el siguiente post, explicare como crear estos tipos de buzones y como administrarlos via PowerShell.

Hasta la próxima!