The GuruXP Blog

Pues eso, que hoy he recibido la grata sorpresa mientras migraba un par de dominios, que Microsoft me otorgaba el MCC (Microsoft Community Contributor) Badge por la labor desempeñada a la hora de ayudar a usuarios dentro de los foros de la comunidad de Office365 y de TechNet.

Ahora solo toca mantenerlo (que no es poco…)

Gracias Microsoft.

On todays post. i´ll explain how to attach Office365 mailboxes inside Microsoft Outlook, either if they´re shared or personal.

For most, the easiest way to do so is using Microsoft Outlook interface, perhaps this results tedious when doing it on many users and is also unefficient because it gives the user the right to remove it without any permission.

To do so, it´s necessary to have our environment ready for Office365 administration with PowerShell and log in with admin credentials with the following code:

$LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session

Once inside, run the following command (note the Automapping parameter):

Add-MailboxPermission -Identity shared_mailbox@domain.com -User user@domain.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true

And we´ll get the following results:

This way, when we Access Microsoft Outlook, we´ll get the attached mailbox below our personal :

Also, note that when accesing the Microsoft Exchange account properties inside Outlook, we will not see any additional mailboxes listed we could remove:

To remove an attached mailbox, simply run the following command:

Remove-MailboxPermission -Identity shared_mailbox@domain.com -User user@domain.com -AccessRights FullAccess

Until next post.

Buenas, en el post de hoy, os explico como mapear buzones de Office365 dentro de Microsoft Outlook, ya sean compartidos o personales.

Para muchos, la forma mas sencilla de hacerlo es mediante la propia interfaz de Microsoft Outlook, sin embargo a pesar de ser tedioso a la hora de hacerlo en un gran numero de usuarios, resulta ineficaz ya que se da al usuario la posibilidad de que pueda quitarlo sin consentimiento.

Para poder llevarlo a cabo, será necesario tener nuestro entorno preparado para la administración de Office365 con PowerShell y acceder a nuestra suscripción con credenciales de administración mediante el siguiente código:

$LiveCred = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Una vez dentro, ejecutamos el siguiente comando (nótese el parámetro Automapping):

Add-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true

y obtendremos unos resultados parecidos a los siguientes:

De esta forma cuando accedamos a Microsoft Outlook, veremos el nuevo buzón mapeado justo debajo del nuestro:

A diferencia del método GUI de Outlook, si el usuario intenta acceder a la pantalla de las propiedades avanzadas de su cuenta de Exchange, no vera ningún buzón adicional que quitar:

Para eliminar un buzón mapeado, simplemente ejecutamos el siguiente comando:

Remove-MailboxPermission -Identity buzon_compartido@dominio.com -User usuario@dominio.com -AccessRights FullAccess

Hasta la próxima.

Buenas a todos, en este post pretendo abordar lo que hasta ahora para muchos ha sido un problema a la hora de migrar organizaciones de un Exchange on-premises a Exchange Online, las carpetas publicas.

Cuando Microsoft saco su versión online de Microsoft Exchange como SaaS (Software as a Service) denominado BPOS, este no soportaba las carpetas publicas a no ser que estuviese en un entorno hibrido y estas se alojaran en el servidor local y que probablemente en la siguiente versión de plataforma (Wave 14) la implementarían. Bien pues salió la siguiente plataforma y tampoco se introdujo como servicio, es mas, se dijo que era una funcionalidad que estaba en desuso y que por esa razón no habían planes de introducción. Para bordear este asunto, te utilizaron soluciones alternativas como buzones compartidos o incluso bibliotecas de sharepoint, pero no era suficiente.

Finalmente Microsoft terminó haciendo un sobreesfuerzo después de escuchar a la comunidad técnica y a quienes nos encargamos de realizar este tipo de migraciones e introdujo dos funcionalidades nuevas a la nueva plataforma de Exchange Online (Wave 15): Carpetas Publicas y Buzones de Sitio.

En el post de hoy me centrare únicamente en las carpetas publicas y puede que resulte un poco largo, pero merece la pena.

Lo primero es lo primero, las limitaciones:

• No se recomienda utilizar esta funcionalidad para archivar elementos, para este propósito esta la funcionalidad de archivado contextual presente en Exchange Online Plan 2 y Office365 Plan E3 o en su defecto las bibliotecas de documentos presentes en Sharepoint Online.
• Es muy importante no albergar mas de 5000 elementos en las carpetas principales. Esto es mas una limitación de Outlook que de Exchange Online ya que teóricamente a partir de este numero Outlook empezara a disminuir su rendimiento y por tanto se producirán paradas del tipo «Outlook no responde» (aunque luego lo haga).
• Las carpetas publicas son compatibles con OWA, sin embargo no será posible crear o eliminar carpetas publicas.
• El contenido de esas carpetas no es indexado por Exchange Search, por lo que se podrán realizar búsquedas de una carpeta determinada pero no buscara dentro de las subcarpetas.
• Las directivas de retención no son compatibles por lo que no podremos indicar que autoarchive los elementos después de tantos días…
• Es necesario utilizar Outlook 2007 o superior (obviamente).

Puntos a tener en cuenta:

• Se pueden alojar documentos, correos, formularios y mensajes.
• Podemos habilitar las carpetas publicas para la recepción de correo electrónico o incluso habilitarlas para que formen parte de un grupo de distribución.
• Al habilitar una carpeta publica para correo electrónico, podremos entre otras cosas, configurar los limites, asignar permisos de enviar como o enviar en nombre de a los usuarios.
• La sincronización de cambios con respecto a los buzones ocurre cada 15 minutos si hay usuarios conectados y si no los hay, cada 24 horas. Sin embargo si la modificación ocurre en la estructura principal, el cambio será inmediato y realizara una sincronización síncrona.

Configuración de Carpetas Publicas en Exchange Online

Una vez repasadas las limitaciones y los puntos a tener en cuenta, procedemos a configurar esta nueva funcionalidad:

1. Lo primero será acceder a nuestro portal de administración de Office365 con nuestras credenciales de Administrador y pinchamos en Administrador – Exchange para acceder a la consola de administración de Exchange Online.
   
2. A continuación pinchamos en Carpetas Publicas en la parte lateral izquierda.
   
3. Luego pinchamos en Buzones de carpetas publicas de la parte superior.
   
4. Le damos al símbolo «+» para dar de alta un nuevo buzón, indicamos el nombre (p.ej. IT) y le damos a guardar.
   
5. Una vez creado el buzón de carpetas publicas, procedemos a crear nuestra estructura de carpetas publicas, para ello pinchamos en la parte superior donde pone Carpetas publicas.
   
6. Pinchamos en «+» para dar de alta una carpeta nueva, indicamos un nombre y le damos a guardar.
   
7. A continuación pinchamos en el símbolo del lápiz para poder editar la recién creada carpeta y así poder configurar ciertas características como los limites, políticas de retención (que no es lo mismo que etiquetas de retención) y el estado de lectura (basado por usuario o general).
   
8. Una vez hecho esto, podemos proceder a la asignación de permisos, para ello nos vamos a la parte lateral derecha y donde pone permisos de carpeta le damos a Administrar.
   
9. Dentro podremos dar de alta usuarios que tendrán acceso a esta carpeta y a su vez asignar los permisos necesarios (incluso indicar que usuario no tendrá visible la carpeta).
   
10. Repetimos el procedimiento con todas las carpetas que queramos y así damos forma a la estructura deseada.

Ahora toca la parte de comprobación:

1. Accedemos a nuestro Outlook y habilitamos la vista por carpetas (es la única forma de ver las carpetas publicas en Outlook).
   
2. Observemos que las carpetas publicas están presentes en la parte inferior. En mi caso he creado dos perfiles, Josh Smith (Usuario) y Alberto Pascual (Admin) con la finalidad de demostrar las diferencias aplicadas sobre los permisos. He creado una estructura que incluye tres carpetas, una principal (Cloud Support) y dos secundarias (E Plans y P Plans). A Josh le he otorgado permisos para ver únicamente la carpeta de P Plans y queda demostrado en las siguientes imágenes, la primera es la que ve Josh Smith y la segunda la que ve Alberto Pascual:
   

Bien, hemos creado un buzón de carpetas publicas, hemos creado una estructura de carpetas publicas, asignado permisos y comprobado mediante dos perfiles en Outlook, pero como lo hacemos con OWA?

1. Accedemos a nuestro OWA
2. Pinchamos con el botón derecho en Favoritos y le damos a Add Public Folder
   
   
3. Seleccionamos una carpeta a mostrar y le damos a Aceptar. una vez mas vemos como se han aplicado los permisos de visibilidad entre Josh Smith (primera imagen) y Alberto Pascual (segunda imagen).
   
4. Veremos nuestra carpeta publica en la parte superior dentro de Favoritos.
   

Hasta aquí este articulo, espero que les sea útil.

One of the new features that Office365 Exchange Online Plan 2 brings us is the Data Loss Prevention (DLP) feature. This helps us keep our organizations important information like credit cards numbers, social security ids, banking accounts, etc out of any leaks, either they´re going out intentionally or even accidentally.

DLP is done with the help of Exchange Online Transport Rules, with the use of conditions and actions based on policies we configure through the Office365 portal and be able to classify both incoming and outgoing messages. In order to help us, DLP includes a list of predefined templates we can use fast and easy to configure DLP succesfully

So let´s stop talking and get hands on configuring this great feature:

1. First of all, access our Office365 Portal with our Admin credentials.
2. Click on the upper right side where it says «Admin» and then click on «Exchange«.
3. On the left side where it says «Compliance Management» and then on the upper side «Data Loss Prevention«.
4. Click on the «+» symbol to add a new policy and select any of the three available options: New DLP Policy from template, Import DLP Policy, or New custom Policy. In our case we´ll select the first option.
5. Give it a name, a description and select a predefined template from the list (i.e. U.K. Financial Data).
6. Click on «More options» and select the Enforce option. Then click on Save.
7. You should be able to see the recently created policy. Click on the Little pencil icon in order to edit.
8. Here we can create and customize with rules the policy to treat the data and take actions like forwarding the message for the sending approval to the person on charge of the Data Treatment.

It´s very important to highlight that the Policy tips appeared when a user accomplishes a DLP policy when writing a new E-mail, will only appear if the message is being written using Microsoft Outlook 2013, because OWA and the lower versions of Microsoft Outlook are not compatible with Policy Tips as they cannot proccess them. But this doesn´t mean that DLP cannot be implemmented nor even work, DLP policys will still be working on the background thanks to the transport rules.

The advantage of Policy tips that Outlook 2013 uses, is that enables the user to specify the designated moderator a motive why he needs to send that Info to the recipient as shown on the following image:

I hope you find this usefull.

Una de las funcionalidades que ofrece Office365 a través de su plan de Exchange Online Plan 2 es la de DLP o Data Loss Prevention (Prevención contra la perdida de datos), esto permite evitar que cualquier información sensible como numero de tarjetas de crédito, cuentas bancarias, numero de seguridad social, etc ya sea escrita en el cuerpo del mensaje o dentro de algún fichero adjunto, pueda ser enviado de manera accidental o intencionada fuera de la empresa.

El DLP se apoya en las reglas de transporte de Exchange Online para poder establecer condiciones y acciones en base a las políticas que configuremos a través de la consola y asi poder clasificar los mensajes entrantes y salientes. No obstante DLP incluye una serie de plantillas predefinidas que podemos usar de forma rápida y sencilla.

Asi que procedamos a configurar esta funcionalidad mediante esta serie de pasos:

1. Accedemos a nuestro portal de Office365 con credenciales de Administrador.
2. Pinchamos en la parte superior derecha donde pone «Administrador» y a continuación en «Exchange«.
3. Vamos a la sección de la izquierda que pone «Administración de Cumplimiento» y luego en la parte superior «Prevención contra la pérdida de datos«.
4. Pinchamos en el símbolo «+» para agregar una nueva política y elegimos una de las tres opciones disponibles: Nueva directiva desde una plantilla, Importar una política, o crear una política personalizada desde cero. En nuestro caso seleccionaremos la primera opción.
5. Le damos un nombre y descripción, y seleccionamos una plantilla predefinida (en nuestro caso «Datos financieros de Francia»)
6. Pinchamos en «Mas opciones» y seleccionamos la opción de Exigir para que aplique la política  y le damos a guardar
7. A continuación le damos al icono del Lápiz para editar la recién creada directiva.
8. Aquí podremos crear nuevas reglas para tratar la información y que acciones tomar entre las que podremos encontrar la de redirigir el mensaje para su aprobación.

Es muy importante resaltar que las advertencias de cuando un usuario escribe un mensaje que cumple una de las directivas de DLP, únicamente aparecerán si se esta utilizando Outlook 2013, ya que OWA y el resto de versiones de Outlook y clientes de correo no son compatibles con los avisos de política DLP. Sin embargo esto no quiere decir que la directiva no se vaya a ejecutar, simplemente que no se avisara al usuario de cuando alguna información confidencial esta a punto de salir antes de enviar el mensaje.

La ventaja de los avisos de políticas DLP en Outlook 2013 es que permiten al usuario alegar un motivo por el que sea necesario enviar esa información al destinatario para que la persona asignada a moderar el contenido pueda decidir al instante como se puede apreciar en la siguiente imagen:

Espero que os sea de utilidad.

Ha llegado el momento de demostrar todo lo que sabes y recibir una recompensa a cambio. Jugar al Cloud Trivial es muy fácil, solo tienes que probar lo último de Microsoft y divertirte respondiendo a unas sencillas preguntas.                        Venga, acepta el reto y entrarás en el sorteo de atractivos premios. Además, si eres uno de los 100 primeros en registrarte te llevarás una sorprendente camiseta.

PINCHA EN LA IMAGEN DE CABECERA Y JUEGA YA…..¡Suerte!

Estos son los premios:

On this month of 2013, i´ve writen 7 posts so far:

• Add connected accounts to OWA – Office365
• Access Office365 Small Business ECP
• Configure SendAs and SendOnBehalfOf on the new Office365
• Want to attend Teched 2013?
• Get subscription managed by Office365 Partner
• Creating shared mailboxes in Office365 – Wave15
• Enable Offline OWA

I Wish you find them useful, let me know if they are

Aquí os dejo la lista de posts del mes de Abril de 2013 por si os habéis perdido alguno:

• Agregar cuentas conectadas en OWA – Office365
• Acceder a ECP en Office365 Pequeña Empresa
• Enviar Como y Enviar en Nombre De con el nuevo Office365
• Quieres asistir al Teched Europa 2013?
• Obtener suscripciones asociadas al partner en Office365 via PowerShell
• Habilitar OWA sin conexión
• Creación de buzones compartidos en Office365 – Wave15
• Informacion de Actualizacion de Office365

Espero que sirva de mucho.

One of the functionality that Outlook Web App brings us is the ability to connect external mail accounts like a gmail.com one to our interface, so we can send and receive mails from it using our Outlook Web App interface, wich is specially usefull for those who think like me that some webmail interfaces are not the way wich should be, or are not functional or intuitive like the one that Office365 offers us.

So what do we need? very simple:

• An active Office365 subscription with Exchange Online included.
• Username and Password of the account to be connected (generally the username is the email address)

If the mail server of the account to be connected has the capacity to provide  the autodiscover values for mail programs, then we shouldn´t have any problems and have the need of anything else.

So lets get it working:

1. First of all Acces our OWA inside Office365.
2. Click on where it says «Outlook«:
   
3. Click on the little gear located on the upper right side and then click on «options«:

   

4. Then click on «Connected Accounts» and then on the «+» button:

   

5. Type in the username and password of the account to connect and then click on «Next«, This will validate the credentials and add the account to the pannel:

   

6. Once the account has been validated double click on the account to configure the name we want to show up on outgoing mails sent using this account:

   

7. If we take a look, just after the list of the connected accounts, we will have a little droplist where we can select the address to reply from by default, but we can also select the default value to let the system to use the account to reply to wich received the mail:
   
8. Once the connected account has been configured, go to «Outlook» and observe when typing a new mail we´ll have a new field available called «From:» where we can select the Office365 account or the recently connected account we´ve added to send the new mail:
   

Enjoy it.