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Hoy nos encontramos con una novedad en Office365 Exchange Online y Exchange 2013, se trata de los buzones inactivos. Estos buzones son aquellos que dejan de tener una licencia y que a pesar de eliminar el usuario, mantienen los datos incluso de forma indefinida.

Los únicos requisitos que debemos tener en cuenta para poder conseguir esta funcionalidad son los siguientes:

• Disponer de Exchange Online Plan 2 o de la funcionalidad adicional de Archivado Online.
• Activar en cada buzón con antelación la función de «In-Place Hold»
• Si hemos eliminado el usuario o el buzón sin activar la función, tendremos 30 días para recuperarlo y activar la función para posteriormente activar la función y proceder a su eliminación.

Asi que como se hace?.

1. Lo primero será crear/convertir un buzón en inactivo, para ello tenemos que definir una retención indefinida o basada en tiempo
   1. Via GUI:
      1. Accedemos a la Exchange Administration Console (EAC)
      2. Pinchamos en Administracion de Cumplimiento
      3. Pinchamos en la pestaña «Suspensión y Exhibición de documentos electrónicos local«
      4. Pinchamos en el símbolo «+»
      5. Damos un nombre y una descripción a la directiva de retención y pinchamos en «siguiente«
      6. Seleccionamos los buzones que queremos incluir en la retención y pinchamos en «siguiente«
      7. Pinchamos nuevamente en «Siguiente» y Marcamos la casilla que pone «pausar….» y a continuación seleccionamos si queremos retener el contenido de manera indefinida o por cuanto tiempo en días queremos retenerlo.
      8. Pinchamos en «Finalizar«
   2. Via PowerShell:
      1. Preparamos nuestro entorno para usar powershell con Office365
      2. Ejecutamos el siguiente comando:
         

         New-MailboxSearch «Nombre_de_Retencion» -SourceMailboxes usuario@dominio.com -InPlaceHoldEnabled $true

2. Lo segundo será eliminar el buzon que queremos mantener via el portal de administración de Office365 o bien ejecutando el comando de PowerShell «Remove-Mailbox»

Bien, ya tenemos nuestro buzón archivado y retenido de forma indefinida (o durante los días que hayamos especificado, asi que, como accedemos a este contenido?, via PowerShell:

1. Ejecutamos el siguiente comando en PowerShell:
   

   New-MailboxSearch «Nombre_de_busqueda» -SourceMailboxes «Buzon_de_origen» -TargetMailbox «Discovery Search Mailbox» -IncludeUnsearchableItems -LogLevel Full

Tendremos los resultados en nuestro buzón de descubrimiento o «Discovery Mailbox»

Hasta la próxima!