“Document Set: Update inherited properties of documents after making a change in the configuration of the set of documents”

Hola, antes de continuar aquí tienen un enlace en donde se detalla que es un Document Set y su principal uso. https://support.office.com/en-ie/article/Introduction-to-Document-Sets-c49c246d-31f1-4bfe-afe2-e26698b47e05 

Este es el escenario:

• Se tiene una biblioteca documental en la cual se ha agregado un document set, por ejemplo uno llamado contrato, el cual tiene un conjunto de propiedades y además se tiene configurado el document para que comparta sus propiedades con los documentos que cargaremos. Luego de agregar varios documentos decidimos agregar una propiedad adicional al document set y vemos que esta nueva propiedad (columna) no se comparte de manera automática, es decir aparece en blanco en todos los documentos cargados.

No recomendado : Para poder solucionar esto podemos ingresar a cada uno de los documentos y editar sus propiedades, dar clic en guardar y listo, automáticamente compartirá la propiedad con el valor esperado,  pero el gran problema es que no vamos a estar realizando este procedimiento uno por uno.

• Adicionalmente hemos agregado a nuestro document set nuevos tipos de contenido hijos, es decir que podrán ser agregados dentro del document set, pero al momento de ingresar no se reflejan estos cambios al instante. 

No recomendado: Para poder solucionar esto podemos ir a la página principal de cada document set y veremos un link que dice “actualice el conjunto de documentos” al darle click veremos los nuevos cambios de tipos de contenido hijos reflejado, pero como dije anteriormente, no vamos a estar realizando esto uno por uno.

¿ Por que sucede esto ?

Generalmente los cambios realizados a nivel de UI son reflejados al momento dentro de las bibliotecas o listas, lo cual no ocurre en los Document Sets, como sabemos SharePoint dispone de un conjunto de “Timer Jobs” en un intervalo de tiempo determinado. En el caso nuestro escenario los cambios se van a ver reflejados cuando se ejecuten los siguientes “Timer Jobs” de SharePoint

• Document Set fields synchronization job –> Actualiza los valores de las propiedades de los documentos hijos cargados dentro del documen set
• Document Set template update job  –> Actualiza el esquema de todos los document set.

Pasos para realizar este proceso:

Ir a la administración central y dar un click en “Monitoring o Seguimiento”

1. Escoger “Job Defitinios”
2. Buscar los timer jobs mencionados
3. Dar un click en “Run now” y esperar unos minutos.

Ya realizado este procedimiento podemos ver que la plantilla de los document set reflejan los nuevos cambios y los valores de las nuevas columnas compartidas automáticamente se propagan en todos los documentos hijos.

Espero les sea de utilidad.

Saludos